Лабораторная работа №4 Тема: «Поселение гостей и оплата счетов за проживание»

Термины:

Счет - документ, где фиксируются все операции по начислению задолженности за стандарт гостиничных услуг и другие дополнительные услуги, предоставляемые отелем, а также платежи, производимые гостем.

Дебетовать на счет гостя – занести на счет гостя запись о наличии заказа на определенные услуги.

Задолженность – запись в счете гостя о наличии неоплаченного заказа на определенные услуги.

Стандарт гостиничных услуг – стоимость проживания и питания в соответствии с выбранным тарифом, взимаемая с гостя за определенный период проживания в отеле.

Проводка – запись на счете гостя об оплате им заказа на определенные услуги.

Сальдо счета – разница между стоимостью заказанных клиентом услуг и фактически уплаченной суммой.

1. Поселение гостей по индивидуальным заявкам

1.1. Оформление заезда

Поселить гостей по индивидуальным заявкам можно тремя способами:

1. Находясь в режиме План комнат, подвести курсор к ленточке индивидуального резервирования, срок заезда по которому наступает на текущую дату, и щелкнуть по правой кнопке мыши. В появившемся меню выбрать пункт Заезд. На экране появится окно Заезд.

2. Находясь в режиме Таблица резервирований, отсортировать заявки таким образом, чтобы на экране появились только те индивидуальные заявки, срок поселения по которым наступает на текущую дату (тип сортировки - Заезжающие). Подвести курсор к строке индивидуального резервирования и щелкнуть по ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбрать пункт Заезд. На экране появится окно Заезд.

3. Открыть карточку индивидуального резервирования и нажать кнопку Заезд на инструментальной панели . На экране появится окно Заезд.

Обратите внимание на то, что вы сможете поселить только тех гостей, дата заезда которых приходится на текущий день. В противном случае, кнопка Заезд будет недоступна.

Окно Заезд, по сути, представляет собой счет гостя - документ, где фиксируются все операции по начислению задолженности за стандарт гостиничных услуг (то есть проживание и питание в соответствии с действующим тарифом) и другие дополнительные услуги, предоставляемые отелем, а также платежи, производимые гостем. Счет гостя не нужно открывать, он формируется автоматически при выделении гостю комнаты. Счет закрывается также автоматически при выселении гостя.

1.2. Пример счета

В счете можно работать с тремя разделами: Услуги, Пакеты, Платежи.

В разделе Услуги приводится перечень тех групп услуг, которые можно дебетовать на счет клиента (проживание, пансион, услуги, бизнес-услуги, дополнительные сборы). В каждой группе содержится набор услуг, каждой из которых соответствует определенная цена. Причем, если в столбце Цена стоят нули, это вовсе не значит, что данная услуга окажется для клиента бесплатной – просто цена назначается самостоятельно работником отеля. Установить или изменить цену возможно для любой услуги.

Раздел Пакеты включает в себя перечень заранее сформированных наборов услуг, каждый из которых имеет свое название: День рождения, Деловая встреча, Банкет на 30 человек, Отдых, Конференция на 200 человек и др. В правом столбце приводится набор услуг, включенных в тот или иной пакет, и их стоимость.

В третьем разделе – Платежи – приводится перечень форм денежных платежей: платеж, аванс, возврат. Платеж может производиться по безналичному расчету, кредитным картам и через кассу отеля. По молчанию предполагается, что индивидуальные гости могут оплачивать услуги отеля наличными через кассу (вид платежа - касса) или кредитной картой (вид платежа – кредитные карты), а группы – по безналичному расчету (вид платежа - безналичный расчет).

Если по какой-либо причине необходимо произвести бесплатное поселение, то в окне Заезд следует нажать клавишу Заезд; в этом случае система попросит подтвердить неоплаченный заезд гостя: «Вы действительно хотите произвести неоплаченный заезд?». Нажмите ОК, и заезд гостя будет оформлен.

Однако, в большинстве отечественных гостиниц практикуется система обязательной полной предоплаты проживания. В некоторых дорогих гостиницах с клиентов могут попросить частичную предоплату проживания, например, за первые сутки. Поэтому перед тем, как нажать кнопку Заезд, вы должны занести на счет гостя задолженность за услуги, предоставляемые гостиницей, и принять с гостя оплату за них.

Для внесения на счет гостя задолженности за стандарт гостиничных услуг нажмите в окне Заезд кнопку . Откроется окно Занесение проводок за проживание. Вам будет предложено занести на счет гостя задолженность за все сутки проживания в гостинице. Можно вручную изменить дату, по которую будет начислена задолженность, после чего следует нажать ОК.

Если при заезде гостя задолженность за проживание в гостинице была начислена на его счет не в полном объеме, это следует сделать позже через меню Проживание/Занесение проводок за проживание. При этом вновь откроется окно Занесение проводок за проживание, в котором следует установить дату, по которую будет начислена задолженность.

Задание 1

1. Зарезервировать для гостя конкретный номер требуемой категории.

2. Ввести в карточку резервирования информацию о взрослом госте.

3. Внести информацию о госте в архив.

ФИО	Антонов Алексей Борисович
Комната	107 2-хместный
Продолжительность пребывания	5 дней
Документ, подтверждающий личность	Паспорт
Серия	1123
№	16897
Выдан	30.03.2001
Кем	УВД г. Санкт-Петербурга
Д/м рождения	15.06.1986
Почтовый индекс	198236
Адрес	Ул. Декабристов, 21-145
Тел.	256-35-15
e-mail	antonov@mail.ru

4. Нажмите кнопку Заезд.

5. Перейдите на вкладку Услуги пункт меню Проживание. Нажмите кнопку Проживание. Оплата происходит только лишь за два дня.

6. Перейдите на строку Услуги гость заказывает автомобиль на 3 часа и в списке Бизнес- услуг Internet на 2 часа

Задание 2

Обратите внимание какого цвета индикаторы на карточке заезда Антонова А..

Задание 3

1. Далее гостю необходимо оплатить услуги гостиницы. Щелкните мышью в окне Платежи на пункт Платеж.

2. Выберите статью Касса или Кредитные карты (в этом случае надо вводить номер КК). Откроется окно Платеж.

3. В строке Сумма будет проставлена общая сумма задолженности гостя отелю. Нажмите ОК.

Система позволяет принять оплату либо только отмеченной (отмеченных) проводки, либо всех неоплаченных проводок целиком. Для этого с помощью нажатой клавиши Ctrl на клавиатуре ПК отметьте мышью в счете соответствующие строки с задолженностями, которые клиент желает оплатить. В окне Платеж выделите мышью пункт Только отмеченные и нажмите ОК.

После окончания операции по оплате в нижней части окна Заезд появится информация о том, когда, какую сумму, каким видом платежа гость оплатил проживание, питание и другие услуги, а также состояние сальдо. Следует помнить, что оплаченные услуги и денежные проводки не могут быть удалены из счета.

В нашем примере гость А. Антонов в день заезда. оплатил наличными двое суток проживания в гостинице; сумма платежа №23 (номер счета) составила 1500 рублей. После произведенного гостем платежа сальдо счета равно нулю.

После того, как гость оплатил свое проживание в отеле, вы можете поселить его, нажав кнопку Заезд.

Задание 4

Поселите гостя, нажав кнопку Заезд.

Если теперь в Плане комнат вы наведете курсор на ленточку бронирования, то в информационном блоке увидите символ , обозначающий то, что гость въехал в номер. Этот символ можно увидеть и в регистрационной карточке гостя в поле Статус.

В дальнейшем вам неоднократно придется заходить в счет поселенного гостя. Это можно сделать четырьмя способами:

1. щелкнуть правой кнопкой мыши на любом резервировании в Плане комнат и выбрать в открывшемся меню пункт Счет;

2. открыть карточку резервирования гостя и щелкнуть мышью на кнопку Счет на инструментальной панели.

3. найти резервирование в Таблице резервирований, щелкнуть правой клавишей мыши по строке с резервированием и выбрать в меню пункт Счет.

4. открыть карточку резервирования гостя и перейти на лепесток Счет.

Если вы зайдете в счет четвертым способом, то не сможете переносить проводки с одного счета на другой. Из этих соображений рекомендуется пользоваться первыми тремя вариантами.