Глава 6. Табличный процессор Excel 261

• сортировать строки таблицы;

• копировать (переместить) таблицу (диапазон). Рассмотрим эти операции:

1. Изменить ширину N-ro столбца. 1-й способ:

• установить курсор мыши в строку заголовков столб­цов ЭТ, на правую границу N-ro столбца: -курсор меняет вид;

• выполняя операцию ТиБ, переместить границу столбца.

2-й способ (позволяет установить равную ширину стол­бцов с i-ro по j-й):

• выделить столбцы с i-ro по j-й;

• выполнить: /Формат /Столбец /Ширина: появля­ется ДО;

• в поле <Ширина столбца> ввести требуемое значе­ние ширины в символах — <<ОК>>.

2. Изменить высоту строки. Операция выполняется ана­ логично предшествующей, но при 1-м способе курсор установить в столбец номеров строк, при 2-м — с по­ мощью команды: /Формат /Строка /Высота. Высота строки задается в пунктах (как и размер шрифта). 1 пункт = 0,367 мм.

Упражнение. В таблице (рис. 6.1) уменьшить шири­ну столбца А; увеличить ширину столбца В и высоту строки заголовка.

3. Вставить строку (столбец) в таблицу перед i-й стро­ кой (столбцом). Выделить ячейку в i-й строке (столб­ це) и выполнить: /Вставка /Строка (Столбец).

Упражнение. Вставить после 2-й строки строку с наи­менованием товара <Конверты>, а после 3-го столбца — столбцы <Дата> и <Фирма>.

4. Удалить i-ю строку (столбец) в таблице. Выделить ячейку в i-й строке (столбце) и выполнить: /Правка / Удалить;

— в ДО <Удалить> выбрать состояние переключателя <строку> (<столбец>) <— «ОК».

Упражнение.Удалить строку и столбцы, добавленные в предшествующем упражнении.

262 Основы информатики

5. Объединить группу ячеек в одну и включить режим переноса текста по словам (в следующую строку). Это основное средство создания таблиц сложной структу­ ры. В Excel 5.0 отсутствует.

Выполнение операции в Excel 97:

• выделить группу ячеек таблицы;

• выполнить: /Формат /Ячейки //Выравнивание;

• включить 2 соответствующих выключателя.

6. Сортировать строки таблицы.

Пояснение. Сортировка строк обеспечивает их рас­положение в порядке возрастания (убывания) значений ячеек некоторого столбца X. Сортировка текстов означа­ет размещение их в алфавитном или обратном порядке. Сортировать строки можно по двум столбцам, если в 1-м из них содержатся равные значения. Допускается сортировка и по трем столбцам.

Итак, для сортировки таблицы по столбцу X:

— выделить ячейку в столбце X и выполнить: /Данные /Сортировка: появляется ДО <Сортировка>. Дальнейшие действия очевидны.

Упражнение. Расположить строки таблицы: а) в по­рядке возрастания цены, б) в алфавитном порядке наи­менований товаров.

7. Копировать (переместить) таблицу или диапазон яче­ ек в диапазон X:Y:

а) с использованием Буфера обмена:

• выделить объект и /Правка /Копировать (/Правка /Вырезать);

• выделить ячейку X окна — /Правка /Вставить.

б) с помощью мыши — рекомендуется при перемеще­ ниях лишь в пределах экрана, для этого выделить таблицу (диапазон, ячейку);

• нажав и удерживая клавишу Ctrl, установить кур­сор мыши на границу выделенной области: курсор приобретает вид стрелки;

• выполнять операцию ТиБ, пока область не займет требуемое положение.

Перенос области выполняется аналогично, но без кла­виши Ctrl.

Главе 6. Табличный процессор Excel 263

Настройка. Если указанный метод не работает, то выполнить /Сервис /Параметры //Правка — вклю­чить выключатель <Разрешить перетаскивание ячеек>.

Внимание! Рассмотренные операции копируют как значения ячеек, так и размещенные в них формулы и значения всех параметров форматирования — форматов величин, вида выравнивания и пр.

Для копирования только значений ячеек операцию выполнять командой:

/Правка /Специальная вставка — в появившемся ДО в переключателе <Вставка> выбрать положение <3наче-ние> — «ОК». 8. Удалить данные диапазона: выделить диапазон —

<Del>.

Упражнение. Поменять местами строки 2 и 3, 4 и 5 нашей таблицы. Убедиться, что формулы в этих строках изменились должным образом.

6.6.3. Украшение (оформление) таблицы и создание комбинированных документов

1. Украшение таблицы. В ТП Excel есть возможность создавать красочные, многоцветные таблицы, обла­дающие высокой наглядностью, благодаря тому, что любую ячейку или диапазон ячеек можно:

• закрасить заданным цветом, обвести рамкой любо­го вида и цвета, украсить требуемым шрифтом. Если вы располагаете временем, то есть возможность про­явить свой талант художника-оформителя. Для это­го 1-й способ:

• выделить диапазон ячеек и выполнить: /Формат / Ячейки;

• в ДО <Формат ячеек>, вызывая вкладки <Вид>, <Рамки> (<Границы>), <Шрифт>, можно выпол­нить указанные выше операции.

Упражнение. Закрасить первую и последнюю колон­ки таблицы в желтый цвет, шапку — в светло-зеленый. Подобрать цвета шрифта. Обвести жирной рамкой черно-

264 Основы информатики

го цвета шапку таблицы и 1-й столбец, последнюю стро­ку (<итого:>) — жирной рамкой красного цвета. Устано­вить для заголовков столбцов полужирный шрифт, для наименований товаров — полужирный курсив.

2-й способ украшения таблицы — придать таблице стандартный стиль оформления. Excel предлагает на вы­бор около 30 подобных стилей. В каждом из них выбран свой вариант оформления элементов таблицы. Использо­вание таких стилей позволяет экономить время. Для выбора стиля выполнить:

• /Формат /Автоформат: появляется ДО;

• выделить в левом списке имя стиля; ознакомиться с его видом в окне <Пример> — «ОК»;

• для отмены стиля выбрать в том же списке строку <Нет>.

Рекомендуем ознакомиться с каждым стилем. Упражнение. Выбрать для таблицы стиль <Цветной-2>.

2. Комбинированные документы. ТП Excel позволяет выводить на рабочие листы рисунки из файлов, из библиотеки ClipArt, из редактора Paint, создавать их с помощью встроенного графического редактора, со­здавать фигурные заголовки, вставлять звуковые фай­лы, географические карты и т.д.

Однако считаем, что для деловой документации эти средства не так уж актуальны. К тому же все эти встав­ки выполняются так же, как в редакторе Word. Поэтому не будем повторяться. Интересующиеся могут обращать­ся к гл. 5.5 «Создание комбинированных документов».

6.6.4. Работа с таблицей

Основные рассматриваемые здесь операции:

• вывести на экран все формулы таблицы;

• включить режим ручного пересчета таблицы;

• изменить масштаб изображения;

• зафиксировать заголовки таблицы;

• сохранить документ на диске.

Глава 6. Табличный процессор Excel ^^^ 265

1. Вывести на экран все формулы таблицы. Для этого:

— выполнить: /Сервис /Параметры //Вид — в ДО <Вид> в переключателе <Параметры окна> вклю­ чить выключатель <формулы>;

для отмены режима выключить тот же выключа­ тель.

Упражнение. Показать на экране формулы таблицы и проверить их правильность. Вернуться в исходное со­стояние.

2. Ручной счет. В обычном режиме таблица выполняет пересчет значений всех формул автоматически при любом изменении ее данных, но это не всегда целесо­ образно.

Для отмены такого режима: /Сервис /Параметры // Вычисления;

— в ДО <Вычисления> в переключателе Произво­ дить вычисления> включить позицию <вручную>.

Внимание! Для пересчета таблицы в этом режиме — <F9>.

Для отмены режима изменить состояние того же пе­реключателя.

Упражнение, а) подобрать набор товаров на сумму 12 500 руб.; б) включить режим ручного счета, изменить цены товаров в трех строках таблицы, выполнить пере­счет таблицы.

3. Изменить масштаб изображения. Выполнить:

• /Вид /Масштаб: появляется ДО <Масштаб>;

• установить требуемый масштаб изображения таб­лицы (допустимые значения от 10 до 400%).

Упражнение. Вызвать на экран указанное ДО и уста­новить масштаб 50%. Выполнить то же, задавая мас­штаб 75%, 150 и 35%.

4. Фиксировать заголовки таблицы. При перемещении по рабочей таблице большого размера из поля зрения исчезают заголовки строк и столбцов этой таблицы, что затрудняет процесс ориентирования в ней.

266 Основы информатики

Программа позволяет зафиксировать в окне книги положение указанных заголовков. При печати эти заго­ловки выводятся на каждой странице:

а) зафиксировать заголовки столбцов таблицы — стро­ ки с первой по N:

• выделить ячейку в строке N+1;

• выполнить: /Сервис /Зафиксировать заголовки (Под­окна). ■

б) зафиксировать заголовки строк таблицы — столб­ цы с А по X:

— то же, что выше, но выделить ячейку в столбце, соседнем с X справа.

в) зафиксировать оба заголовка — совместить опера­ ции п. а и б.

Упражнение. Зафиксировать заголовки в таблице рис. 6.1. Убедиться в их фиксации.

5. Сохранение документа на диске. При необходимости многократного использования созданного документа (таблицы) его следует записать на диск, в файл. Это стандартная операция приложения Windows, для вы­полнения ее: /Файл /Сохранить как. Подробное опи­сание операции см. в гл. 4.4.

6.6.5. Печать таблиц и диаграмм

Для печати таблиц (с диаграммой или без нее) выде­лить участок листа, подлежащий печати (для выделе­ния диаграммы — ЩЛ по ней); просмотреть его в режи­ме /Файл /Просмотр и откорректировать.

Предварительно, конечно, подготовить принтер к ра­боте, вставить бумагу.

Далее для печати таблиц с диаграммой — /Файл / Печать;

— в ДО <Печать> установить переключатель <Что печатать> в состояние <Выделение> (в Excel 97 — переключатель <Вывести на печать> в состояние <Выделенный диапазон>) — «ОК» .

Для печати только диаграммы: /Файл /Печать — «ОК».