1.3 Виды расчетов с подотчетными лицами.

Чаще всего денежные средства выдаются подотчетным лицам:

1. на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.);

2. в качестве аванса на командировочные расходы;

3. на представительские расходы.

Под служебной командировкой понимается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку:

• беременные женщины;

• работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):

• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

• работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

• работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата в двойном размере. Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. [10]

Командированному работнику оплачиваются:

1. Расходы по найму жилого помещения. Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются. Если руководитель организации всё-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается НДФЛ и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Кроме того, работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.

2. Расходы по проезду к месту командировки и обратно. Они включают: стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.); оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов; оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями; стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта; сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

3. Так же работнику, который находится в командировке, оплачиваются суточные. Они выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути.

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже установленных Правительством РФ для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке. Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

С 1 января 2008 г. НДФЛ не облагаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. [10]

4.В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.). В таких случаях ведается работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:

• расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

• расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

• консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта и иные аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачиваются работникам.

На оплату вышеперечисленных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдаётся аванс в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, он выдаётся в валюте страны, в которую работник направляется.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

К представительским расходам относят расходы на официальный приём и (или) обслуживание представителей других предприятий, участвующих в переговорах, ы целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров или иной руководящей структуры, независимо от места организации данных мероприятий. Среди представительских затрат выделяют затраты на проведение официального приёма (обеда, ужина и т.д.) для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту организации представительского мероприятия и (или) заседания руководства и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. К данному виду расходов не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. [4]