1.5 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям

Основными нормативными документами, регламентирующими ведения операций с подотчетными лицами в организациях, являются: Трудовой кодекс, Налоговый кодекс, Инструкция «О служебных командировках в пределах России», Порядок ведения кассовых операций в РФ. Данные нормативные акты устанавливают регламент документального оформления отношений с работниками, получающими денежные суммы в подотчет. В соответствии с п.2 ст.9 Закона РФ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции организаций по расчетам с подотчетными лицами должны оформляться типовыми унифицированными формами установленного порядка.

Таблица 1.1 – Документальное оформление операций с подотчетными суммами

№	Наименование учетных операций	Наименование первичных документов	Код формы первичного документа
1	Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия под отчет	Расходный кассовый ордер (РКО)	КО-2
2	Оформление отчета за полученные и израсходованные суммы	Авансовый отчет	АО-1
3	Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу	Приходный кассовый ордер (ПКО)	КО-1
4	Оформление и учет направления работника в служебную командировку	Приказ о направлении работника в командировку	Т-9, Т-9а

Продолжение таблицы 1.1

5	Документальное подтверждение полномочий работника, направляемого в командировку, и подтверждение фактического времени пребывания в месте командировки	Командировочное удостоверение	Т-10
6	Оформление и учет служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении	Служебное задание для направления в командировку	Т-10а
7	Оправдательные первичные документы	Главная книга, журнал-ордер №7, журнал-ордер №1

Дополнительно подотчетному лицу при приобретении материальных ценностей выдаются: копия платежного поручения - вручается подотчетному лицу для получения покупки, доверенность – это документ, подтверждающий полномочия работника при совершении каких-либо сделок, а именно получение материальных средств. Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки или после истечения времени, на которое выданы денежные суммы, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет - денежный отчет по израсходованным суммам на командировку, на хозяйственные расходы или на представительские расходы. [12]

При расчетах с персоналом по прочим операциям также используются множество документов, например, расходный кассовый ордер, приходной кассовый ордер, документ «Удержание по прочим операциям», оборотно-сальдовая ведомость по счеты 73, карточка счета 73 и т.д.