5.3 Контроль за исполнением проекта

5.3.1 Цели и содержание системы контроля проекта

Целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта. Контроль за проектом состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Выделяют основные принципы построения эффективной системы контроля:

1. Наличие четких структурированных и фиксированных планов.

2. Наличие ясной системы отчетности о состоянии проекта, исходных планах и критериях.

3. Простые и чётко определённые процедуры подготовки и получения отчетов.

4. Четкие временные интервалы для всех видов отчетов.

5. Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. Основными показателями прогресса являются время, стоимость и объём работ, отклонение которых оказывает влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.

6. Наличие эффективной системы реагирования по исправлению выявленных недостатков и преодолению негативных тенденций в рамках проекта.

В процессе контроля выделяются три основных этапа (рис. 5.3.1):

1. Отслеживание фактического состояния работ – сбор и документирование фактических данных.

2. Анализ результатов и измерение прогресса – оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными.

3. Корректирующие действия – планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом или минимизацию несоответствий.

Рис. 5.3.1 Обобщённая схема процесса контроля за исполнением проекта

Существует два основных метода контроля за исполнением проекта (рис. 5.3.2).

Рис. 5.3.2 Методы контроля за исполнением проекта

Метод простого контроля. Его также называют методом «0–100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существуют только две степени завершённости задачи: 0 и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут её конечный результат.

Метод детального контроля позволяет оценивать процент завершённости работ, находящихся в процессе выполнения.

Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:

м е т о д 50/50, который признает возможность учёта некоторого промежуточного результата для незавершённых работ. Степень завершённости работы определяется в момент, когда на работу израсходовано 50% бюджетных средств.

м е т о д п о в е х а м применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подразумевает определённую степень завершённости работы.

Используя один из этих методов, разрабатывают интегрированную систему контроля, когда внимание сосредоточивается на степени завершённости работ, а не только на временных и объёмных параметрах проекта, удовлетворяющую критериям обоснования финансирования.

Данные, необходимые для контроля основных параметров проекта, представлены в табл. 5.3.1.

Т а б л и ц а 5.3.1