Критерии для контроля и требуемые данные
Критерий контроля |
Количественные данные |
Качественные данные |
Время и стоимость |
Планируемая дата начала/окончания Фактическая дата начала/окончания Объём выполненных работ Объём предстоящих работ Другие фактические затраты Другие предстоящие затраты |
|
Качество |
|
Проблемы качества |
Организация |
|
Внешние задержки Проблемы внутренней координации ресурсов |
Содержание работ |
|
Изменения в объёме работ Технические проблемы |
5.3.2 Мониторинг работ по проекту
Состояние проекта отслеживается и документируется через процедуру мониторинг и отчётность состояния проекта. Цель этой процедуры – установить, как собирается, оценивается и документируется информация о состоянии проекта по показателям:
– время;
– стоимость;
– качество;
– организация проекта;
– содержание работ.
С момента начала реализации проекта задача оценки фактических параметров работ и сравнения их с запланированными становится основной обязанностью менеджера проекта, т.е. после получения первого же отчёта с фактическими данными существует два графика работ: исходный и текущий, включающий влияние последних фактических данных. Основная работа по определению состояния проекта заключается в их сравнении.
На рис. 5.3.3 графически показан анализ проекта на основе фактических данных.
Рис. 5.3.3 Анализ проекта на основе фактической выработки с помощью S-кривых
Корректирующие действия
После определения отклонений проекта от плана должны приниматься соответствующие действия.
Существуют пять основных возможных направлений действий в случае отклонения проекта от плана:
Альтернативное решение |
• Выбор иного варианта решения |
Пересмотр стоимости |
• Изменение стоимости работ • Изменение стоимости ресурсов • Изменения количества ресурсов • Смена ресурсов |
Пересмотр сроков |
• Пересмотр длительностей работ • Изменение сроков выполнения работ |
Пересмотр содержания |
• Изменение содержания работ • Отказ от выполнения определенных комплексов работ, достижения некоторых целей |
Прекращение проекта |
• Закрытие проекта • Завершение (замораживание) работ |
Все корректирующие действия должны документироваться.
5.3.3 Контроль за реализацией изменений
Методику управления изменениями можно рассматривать как набор документов, регламентирующих учёт и сопровождение каждого отдельного изменения (от момента появления потребности в нем до его полной реализации).
Кто-либо из участников проекта – заказчик, команда проекта или третья сторона – может инициировать запросы на изменения, которые должны быть задокументированы и пройти через процесс контроля за изменениями.
В общем виде методика контроля за изменениями должна проходить пять основных стадий:
1) описание – на начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается;
2) оценка – предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Результаты анализа документируются и обсуждаются;
3) одобрение – рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Принятые решения документируются;
4) реализация – изменение вносится в план проекта и реализуется;
5) подтверждение исполнения – контролируется корректное и полное выполнение работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.
Каждая стадия прохождения изменения предусматривает распределение ролей среди участников проекта. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.
Таким образом, в идеальном случае контроль за изменениями представляет собой комплексную технологию управления изменением проекта с соответствующей документацией и распределением обязанностей.
Рассмотренные современные методы и средства управления проектами помогают в успешном осуществлении программ и проектов в условиях рыночной экономики.
В то же время проекты, по определению, уникальны – они организуются для достижения своей специфической цели, поэтому существуют некоторые общие принципы, на основании которых строится управление успешными проектами. Их называют «золотыми правилами» управления проектами.
1. Правильный старт – при запуске проекта важно установить порядок ведения проекта и те рамки, в которых проект будет осуществляться.
2. Работа с заказчиком – требует достижения соглашения с заказчиком об области работы и взятых обязательствах. Для этого надо знать цели, мотивы и направления деятельности всех вовлечённых в проект сторон, использовать такие организационные формы, как наблюдательный совет или комитет по управлению.
3. Определение области применения проекта – надо понять, каким образом область, в которой работает исполнитель, связана с бизнес-целями заказчика и какие основные выгоды получит заказчик при их реализации.
4. План – не следует составлять план того, что неизвестно. Лучше планировать на короткий срок, подробно описав циклы «план–выполнение–результат». Должен быть микроплан на текущий этап, затем микроплан на будущие этапы, включающий ключевые показатели выполнения.
5. Управление рисками – необходимо определять основные риски, контролировать и анализировать их воздействие на каждой стадии проекта, разрабатывать стратегии и планы их содержания.
6. Подбор команды – при подборе людей следует учитывать их профессиональные качества, умение быстро адаптироваться, умение работать в команде.
7. Поддержка командного духа – никогда не существует отдельного «я» в проекте – всегда есть «мы» как в случае успеха, так и в случае неудачи, поэтому необходимо создавать рабочую среду, наиболее подходящую для команды, находить время для того, чтобы поблагодарить людей.
8. Искренность и уверенность в общении – необходимо договориться о стандартах и принципах общения и подготовки отчётности о состоянии проекта и придерживаться их. Следует минимизировать конфликтные ситуации.
9. Использование плана качества работ по проекту. В этом плане должны быть описаны процедуры и стандарты, которые будут использованы в проекте и на основе которых будет проводиться аудит качества. Данный документ обязательно должен быть утверждён заказчиком.
10. Подготовка документации. Любые действия как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика должны быть согласованы в письменном виде.
11. План завершения проекта. Планировать завершение проекта нужно заранее. Необходимо подготовить отчёт об окончании проекта, в котором должно быть отражено все хорошее, плохое и что можно было бы улучшить. Это поможет совершенствовать настоящий проект и в будущих проектах избежать ошибок.