Тема 4. Управленческие решения в системе публичного администрирования

4.1 Проблематика в процессе принятия управленческих решений в системе публичного администрирования, основные этапы и их характеристика.

4.2 Сущность, составление и использование управленческих документов.

4.1 Проблематика в процессе принятия управленческих решений в системе публичного администрирования, основные этапы и их характеристика.

     Механизм принятия управленческих решений, как в системе ПА, так и в администрировании СХД, должен быть идентичным в зависимости от целей, масштабов поставленных задач, глубины и детализации решаемых проблем, последствий принимаемых решений для бизнеса и общества.

В процессе принятия решений выделяют 4 этапа:

1. Формулировка и анализ проблемы.

2. Принятие решений.

3. Возникновение проблемы.

4. Реализация решений

Начинается I этап со всестороннего взвешенного анализа их позиций. Целью анализа является проникновение в суть истории современного состояния и перспектив развития организации, угрожающие ей изменений.

Этап сбора информации. Его главная задача - обеспечение разносторонней информации для дальнейшего планирования. При этом важна как объективная (расчеты, отчеты, стат. Информация), так и субъективная (в виде оценок граждан) информация. Анализ возможностей, рисков производится с помощью SWOT-матриц.

После того, как информация о возникновении проблемы поступила в центр принятия решений, начинается его обсуждение. При обсуждении проблемы необходимо применять правила рациональной дискуссии, чтобы избежать обострения конфликтов, противостояния сторон.

Эти правила включают в себя:

• правило постановки проблемы (следует превратить каждое дополнительное вопрос в основное и провести обсуждение)

• правило реплики в дискуссии (каждое выступление участника дискуссии должен содержать критику аргументов предыдущих выступающих и защиту собственных. Главное - не увести дискуссию в сторону);

• правило согласования смыслового значения терминов (следует договориться о том, какой смысл следует вкладывать участникам дискуссии в ключевые понятия по данной проблеме)

Однако, групповое обсуждение может пойти по неконструктивном пути, если не считать «ловушки группового мышления». Наиболее распространенные из них:

• ограничение дискуссии к одному варианту;

• упрощение ситуации, вследствие чего она воспринимается схематично и односторонне;

• односторонняя переоценка / недооценка масштаба решения, сосредоточение на положительных факторах и пренебрежение негативными факторами решения проблемы;

После завершения дискуссии, наступает этап принятия решения: выбор одного действия из альтернативных, которое можно осуществить на основе компромисса, либо путем голосования при выборе окончательного варианта. Чтобы избежать конфликтов, надо оценить все возможные варианты на основе единых объективных критериев:

- Каково будет состояние проблемы после реализации каждого из вариантов;

- Сколько времени, средств необходимо для каждого из вариантов;

- Трудности и варианты их преодоления по каждому из вариантов решения;

- Последствия, то есть как отразятся предлагаемые решения на состоянии социального организма в целом.

Механизм разработки управленческих решений в сфере публичного администрирования и администрирования бизнес - структур, можно представить в виде схемы, которая содержит четыре стадии принятия решения:

1. Диагноз.

2. Поиск.

3. Принятие решения.

4. Фаза оценки.

Фаза оценки предусматривает рассмотрение эффекта функционирования за счет новизны предложения решения и внесения корректировок в случае необходимости. После определенного времени, целесообразно оценить социально-экономические последствия масштабов и характера изменений, наступивших в результате принятия решения, то есть определить социальные последствия решений и ответственность за разработку и реализацию. Это можно осуществить с помощью инновационных инструментов ПА:

- Модель «BSC» - оценка деятельности с помощью системы сбалансированных показателей.

- Модель «EFQM» - для проведения самооценки эффективности управленческих решений.

- Модель «CAPAM» - оценка качества и эффективности рабочих органов местного самоуправления.

- Модель электронного управления по типу «единое окно». Некоторые из них рассмотрены в теме 7.

4.2 Сущность, использования и составления управленческих документов (УД).

Управленческий документ - материальный объект, закрепленный определенным способом на специальном носителе информации, который сформирован и / или использовался в процессе управления.

Функции управленческого документа:

- Фиксация информации;

-сохранение информации;

- Передача информации.

Особенности управленческой документации:

1. На определенном этапе менеджмента она является продуктом, на следующем этапе - предметом труда.

2. Обладает способностью длительного и многократного использования, не теряя при этом своих свойств.

3. Имеет способность к накоплению.

4. Имеет способность к тиражированию (копирование) и одновременному использованию во многих местах сразу.

5. Управленческий документ является не только информационным ресурсом, но и информационным потенциалом, предполагает наличие у него ее составляющих:

- Содержательной;

- Организационной;

- материально-технологической;

- Кадрово-персонифицированной.

Содержательная составляющая управленческого документа характеризуется информационной емкостью и отсутствием непредсказуемости и неопределенности. Предполагается полнота и достоверность информации.

Организационная составляющая предусматривает определенные требования к структурного построения и организации документооборота различных систем менеджмента на всех уровнях управления.

Материально-технологическая составляющая предполагает преобразование информации в материальные объекты.

Кадрово-персонифицированная составляющая предусматривает, что каждый человек является как объектом, так и субъектом деятельности по созданию и использованию информации.

Классификация управленческих документов.

1. В зависимости от отраженных видов деятельности:

• документы по общим административным вопросам;

• документы по функциям управления;

2. По наименованию.

3. По месту составления:

• для решения внешних вопросов;

• для решения внутренних вопросов;

4. По способу фиксации информации:

o рукописные;

o машинописные;

5. По степени гласности:

          совершенно секретные;

• секретные;

• документы для служебного пользования;

• с грифом «конфиденциально»;

6. По юридической силе:

• настоящие;

• поддельные;

7. По стадиях подготовки:

• черновой документ (отражает работу автора)

• оригинал (оригинал), то есть это единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с установленными требованиями. С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа, дубликат.

• Копия- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведения оригинала.

• Выписка - заверенная часть текста документа.

• Дубликат - вторично оформленный экземпляр документа, имеющего юридическую силу.

8. По срокам выполнения:

• срочные;

• не срочно;

9. По срокам хранения:

• постоянного;

• временного;

10. По происхождению:

• служебные;

• личные письма граждан;

11. По степени обязательности:

• информационные;

• директивные (обязательные для исполнения);

12. По степени унификации:

• индивидуальные (специфические, разовые)

• типичные (должностная инструкция, правила);

• трафаретные (заготовки, бланки)

• образцовые (пример для составления других документов);

• унифицированные в виде анкеты и таблицы;

3. По характеру содержания:

• первичные;

• вторичные;

14. При необходимости регистрации:

• подлежащих регистрации;

• не подлежат регистрации;

15. При необходимости утверждения:

• подлежащих утверждению;

• не подлежащих утверждению;

16. При необходимости удостоверения гербовой печатью:

• подлежат удостоверению;

• не подлежащих удостоверению;

Гос. классификатор управленческих документов содержит следующие классы:

1) организационно-распорядительные;

2) первично-учетные;

3) банковские;

4) финансовые;

5) отчетно-статистические;

6) плановые;

7) ресурсные;

8) торговые;

9) внешнеторговые;

10) ценовые;

11) документация по труду, социальным вопросам и социальной защиты населения;

12) документация по бытовому обслуживанию населения;

13) бух. учетная документация;

14) документация по пенсионному фонду;

15) словарно-справочная;

Использование управленческой документации в реализации функций управления:

1. Планирование, прогнозирование (акты, протоколы).

2. Организация, координация деятельности (устав, структура, штатная численность аппарата управления, штатное расписание, положение, должностная инструкция).

3. Мотивация (приказ, распоряжение, служебная записка, инструкция, трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.п.).

4. Учет, анализ, контроль (акт, протокол, приказ и т.д.).