- •1. Основные составляющие, теории и методика архивоведения
- •3 Становление архивного дела начала 90х
- •4 Принятие основ законодательства рф «об аф рф и архивах». Его основные идеи и принц реализации
- •5 Положение об аф рф 1994. Положение о гос. Арх. Службе рф.
- •6 Положение о федер арх службе Рссии 1998г
- •7 Фз «Об архивном деле рф» 2004г
- •17 Типы депозитарных архивах огр-публ,доверит,закрытый
- •18 Понятие об Архивном фонде рф, его составе и организации
- •10 Вопросы ведомств арх в «осн закон рф об арх фонде рф и арх»
- •11 Вопросы ведомств арх в фз «об арх деле рф»2004
- •13 Отраслевые гос. Арх. Фонды ссср и Депозитарные ведомственные архивы соврем. России: общее и особенное, специфика создания, орг-правового положения и функц-я
- •19 Классификация документов и дел гаф ссср в целом и ее основные признаки
- •20 Классификация архивного фонда рф: основные признаки и их значение для создания сети госуд. Фондов
- •21 Понятие о классификации докум. В архивах
- •22 Определение границ аф Особенности определ. Границ фондов личн происх.
- •23 Понятие об объединенных архивных фондах и коллекциях. Методика их создания.
- •24 Понятие и признаки классификации докум-в в пределах арх. Фондов
- •25 Классификация документов личного происхождения, объединенных архивных фондов и коллекций
- •26 Понятие и содержание комплектования арх России
- •27 Источники комплектования ведомственных архивов
- •28 Источники комплектования государственных архивов документами современной эпохи, критерии их определения
- •32 Система и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос и ведомствслужб
- •33 Система действующих перечней документов и их роль при определении ценности и отборе докум для хран и уничт
- •34 Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности.
- •35 Учет документов в государственных и ведомственных архивах
- •36 Обеспечение сохранности документов аф рф
- •38 Научно-справочный аппарат как часть информации-ой сист. Архива
- •39 Определение, структура состав системы нса к докум афрф
- •40 Требования, предъявл к системе нса
- •42 Основные пробл. И пути оптимизации сист. Нса к док афрф
- •44 Опись, ее определ, назначение, особенности и методика
- •47 Обзоры документов, их определение, виды,назнач, методика сост
- •48 Путеводители: основн виды, назначение, методика составл
- •50 Цели и основные формы использования документов ведомств архива
- •51 Учет использования документов в архиве учреждения Использование архивных документов
- •52 Понятие читального зала архива, порядок работы в читальном зале
- •53 Методика наведения справок по док-ам, хран в арх. Арх. Справка
- •55 Инициативное информирование: цели, задачи, условия
34 Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности.
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.
35 Учет документов в государственных и ведомственных архивах
Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением
или возлагается на специально выделенного работника.
В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.
Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.
Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.
Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет. Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности. Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Основными учетными документами в государственном архиве являются: книга учета поступлений книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела) лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда); архивная опись(+опись особо ценных дел) опись страхового фонда инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации. На каждый фонд заводится дело фонда. Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива. Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).