- •1. Основные составляющие, теории и методика архивоведения
- •3 Становление архивного дела начала 90х
- •4 Принятие основ законодательства рф «об аф рф и архивах». Его основные идеи и принц реализации
- •5 Положение об аф рф 1994. Положение о гос. Арх. Службе рф.
- •6 Положение о федер арх службе Рссии 1998г
- •7 Фз «Об архивном деле рф» 2004г
- •17 Типы депозитарных архивах огр-публ,доверит,закрытый
- •18 Понятие об Архивном фонде рф, его составе и организации
- •10 Вопросы ведомств арх в «осн закон рф об арх фонде рф и арх»
- •11 Вопросы ведомств арх в фз «об арх деле рф»2004
- •13 Отраслевые гос. Арх. Фонды ссср и Депозитарные ведомственные архивы соврем. России: общее и особенное, специфика создания, орг-правового положения и функц-я
- •19 Классификация документов и дел гаф ссср в целом и ее основные признаки
- •20 Классификация архивного фонда рф: основные признаки и их значение для создания сети госуд. Фондов
- •21 Понятие о классификации докум. В архивах
- •22 Определение границ аф Особенности определ. Границ фондов личн происх.
- •23 Понятие об объединенных архивных фондах и коллекциях. Методика их создания.
- •24 Понятие и признаки классификации докум-в в пределах арх. Фондов
- •25 Классификация документов личного происхождения, объединенных архивных фондов и коллекций
- •26 Понятие и содержание комплектования арх России
- •27 Источники комплектования ведомственных архивов
- •28 Источники комплектования государственных архивов документами современной эпохи, критерии их определения
- •32 Система и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос и ведомствслужб
- •33 Система действующих перечней документов и их роль при определении ценности и отборе докум для хран и уничт
- •34 Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности.
- •35 Учет документов в государственных и ведомственных архивах
- •36 Обеспечение сохранности документов аф рф
- •38 Научно-справочный аппарат как часть информации-ой сист. Архива
- •39 Определение, структура состав системы нса к докум афрф
- •40 Требования, предъявл к системе нса
- •42 Основные пробл. И пути оптимизации сист. Нса к док афрф
- •44 Опись, ее определ, назначение, особенности и методика
- •47 Обзоры документов, их определение, виды,назнач, методика сост
- •48 Путеводители: основн виды, назначение, методика составл
- •50 Цели и основные формы использования документов ведомств архива
- •51 Учет использования документов в архиве учреждения Использование архивных документов
- •52 Понятие читального зала архива, порядок работы в читальном зале
- •53 Методика наведения справок по док-ам, хран в арх. Арх. Справка
- •55 Инициативное информирование: цели, задачи, условия
40 Требования, предъявл к системе нса
Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов. Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.
При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.
41
42 Основные пробл. И пути оптимизации сист. Нса к док афрф
Архивные справочники могут вестись в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).
Информационное наполнение автоматизированного НСА составляет содержание описательных статьей архивных справочников на уровне архивного фонда (см. п. 5.4.1), единицы хранения/единицы учета (см. п. 5.4.2), архивного документа (см. п. 5.4.3), а также ключевые слова и рубрикаторы.
Обязательными видами ключевых слов (терминов, характеризующих в обобщенном и сжатом виде содержание описательных статьей архивных справочников) при ведении автоматизированного НСА являются: "тематика", "персоналии", "география". В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.
Рубрикаторы - систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования и поиска документной информации в автоматизированном НСА 43 Понятие об описании дел. Аналитико-синтетическая переработка первичной документной информации. Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения. Являясь важнейшей частью описания, аналитико-синтетическаяпереработка первичной документной информации включает последовательно два этапа: первый - информационный анализ текста документов (комплекса документов), второй - свертывание документной информации. Пока содержание текстов документов единицы хранения не изучено, оно, как правило, не понято и не оценено, т.к. невозможно адекватно изложить при описании (составлении заголовка) (во вторичной информации) содержание первичной информации, не проанализировав его. Анализ и синтез как взаимосвязанные стороны изучения и оценки содержания документа (ов) единицы (единиц) хранения неотделимы друг от друга. Информационный анализ представляет собой изучение документа (комплекса документов) посредством расчленения текста на составные части для их раздельного изучения и оценки с целью отбора наиболее существенных элементов для включения их в заголовок единицы хранения.