План действий.

Какие три вещи вы можете сделать СЕГОДНЯ, чтобы лучше управлять своим временем?

1. 2. 3.

Какие три вещи вы можете сделать НА ЭТОЙ НЕДЕЛЕ, чтобы лучше управлять своим временем?

1. 2. 3.

В каких трех областях, по вашему мнению, вам больше всего нужна помощь, чтобы лучше управлять своим временем?

1. 2. 3.

Задание 3.

Практикум «Пожиратели времени».

Что крадет у вас больше всего времени?

Обширные исследования, проведенные в США, показали, что в среднем руководитель высшего звена продуктивно работает всего шесть часов из восьми часов рабочего дня. Причина того, что уровень продуктивности менеджеров не превышает 70 – 80%, состоит в том, что их время «крадут» самые разные дела и события. Двенадцать самых распространенных «пожирателей» времени в США таковы:

1. телефонные звонки;

2. недостаток информации, изложенной в готовом к восприятию виде;

3. ежедневные административные задачи;

4. ответы на вопросы, которые занимают больше времени, чем ожидалось;

5. недостаток эффективной поддержки секретарем;

6. опоздания на встречи;

7. неожиданные задачи;

8. незапланированные встречи, или «нежданные гости»;

9. необходимость объясняться с начальством;

10. необходимость контролировать слишком много задач одновременно;

11. большое количество людей, работающих на маленькой площади;

12. праздные разговоры с коллегами.

Другие «пожиратели» времени, которые упоминались в исследованиях по менеджменту, проведенных в США и Европе:

1. транспортные проблемы;

2. ожидание ответа на телефонный звонок;

3. большое количество встреч;

4. большое количество времени на обучение;

5. невозможность связаться с нужным человеком;

6. выход из строя оборудования;

7. сложные условия работы;

8. отвлекающие события;

9. большое количество подробностей;

10. кризис, аврал;

11. неясные цели или приоритеты, неэффективное ежедневное или еженедельное планирование;

12. бумажная работа;

13. множество незаконченных задач, перескакивание с одной задачи на другую;

14. попытка сразу сделать слишком много, неспособность сказать «нет»;

15. беспорядок в офисе или на рабочем месте;

16. неэффективная коммуникация, неумение слушать;

17. праздные разговоры, общение, не связанное с работой;

18. неэффективное делегирование, попытки делать все самостоятельно;

19. неумение делать самое важное в первую очередь;

20. ожидание, поиск потерянных вещей;

21. привычка откладывать на потом, нерешительность, склонность витать в облаках;

22. постоянная смена приоритетов;

23. политика организации;

24. неясные указания или инструкции;

25. некачественное исполнение указаний.

Что делать, чтобы справится с «пожирателями» времени?

Прием №1. Устраните то, что заставляет вас постоянно терять время.

Неожиданные телефонные звонки. Установите определенное время, когда будете отвечать на звонки. Не отвечайте на звонки в другое время.

Длинные встречи или переговоры. Пользуйтесь таймером или песочными часами.

Прием №2. Найдите наставника.

Мы привязаны к своим слабостям. Найдите кого-то напоминать вам, когда вы тратите время впустую.

Начисляйте себе «очки» за то, насколько эффективно распоряжаетесь своим временем.

Прием №3. Помните о своих приоритетах.

Придумайте визуальные средства, которые помогут вам помнить о ваших приоритетах.

Приобретите привычку говорить «нет» тем вопросам, задачам, людям, которые не входят в число ваших приоритетов.