4.6. Организация аналитической работы

Результативность экономического анализа в значительной мере зависит от тщательно продуманной его организации.

Аналитическая работа может проводиться централизованно силами самостоятельно выделенного структурного подразделения либо децентрализовано в каждом структурном звене по кругу вопросов, связанному с выполнением его функций. На практике чаще всего применяется смешанный принцип организации аналитической работы, при котором обеспечивается единое методическое руководство аналитической работой и обобщение ее результатов в специально выделенном с этой целью подразделении на высшем уровне управления хозяйствующего субъекта.

Особое значение комплексный экономический анализ имеет для обоснования стратегических решений, связанных с существенными изменениями специализации производства, освоением новых производственных процессов, поглощением других компаний, значительной сменой партнерства и т.д. В этом случае необходимо учесть все последствия принимаемого решения и оценить затраты, которые потребует его реализация. В этом случае аналитическая обработка информации и подготовка вытекающих из нее выводов и вариантов управленческих решений входят в обязанности всех структурных подразделений. Такой принцип организации аналитической работы способствует усилению ее оперативности и снижению трудоемкости. Наиболее прогрессивной является такая форма организации аналитической работы, при которой работники всех структурных подразделений хозяйствующего субъекта – линейных и функциональных – участвуют в ее проведении по закрепленным за ними пунктами программы анализа.

Рис. 4.3. Основные этапы аналитической работы

Определение цели анализа и направлений

его результатов

Разработка программы, календарного плана и

распределение работы между исполнителями

Составление плана

аналитической работы

Определение источников информации, а также

способов восполнения недостающей информации

Разработка макетов аналитических таблиц и

методических указаний по их заполнению, а

также способов графического оформления

материалов и результатов анализа

Подбор имеющейся информации, создание

дополнительных источников

Подготовка мате-риалов для анализа

Проверка достоверности информации

Аналитическая обработка информации

Характеристика выполнения плана по

изучаемым показателям

Предварительные оценки

Характеристика изменения показателей по

сравнению с предшествующим периодом

Характеристика степени использования

ресурсов

Определение круга взаимодействующих

факторов и их группировка

Раскрытие связей и зависимостей между

факторами

Элиминирование влияния факторов, не

зависящих от изучаемого объекта

Анализ причин динамических изменений и отклонений от плана (или другой базы)

Измерение влияния факторов

Оценка ущерба, нанесенного отрицательно

влияющими факторами

Выявление неиспользованных возможностей

улучшения изучаемых показателей

Итоговая оценка и сводный подсчет резервов (обобщение результатов анализа)

Характеристика выполнения плана по изучаемым

показателям

Характеристика изменения показателей по сравнению с предшествующим периодом

При этом единство подходов к решению аналитических задач обеспечивается типовыми методиками, а аналитические функции ответственных исполнителей предусматриваются в их должностных инструкциях.

Порядок организации аналитической работы приведен на рис. 4.3.

При подготовке программы комплексного анализ изучается потребность в аналитически обработанной информации для выполнения отдельных функций управления на разных его уровнях. В результате уточняются содержание, объем и сроки передачи аналитически обработанной информации руководителям на каждый уровень управления, исходя из принципа ее постепенного агрегирования, т.е. сжатия информации по мере ее удаления от места проведения хозяйственных операций. При этом каждому руководителю направляется только та информация, которую он может практически использовать, т.е. релевантная информация.

Для предотвращения дублирования сбора первичной информации разрабатывается перечень входной информации, необходимой для решения аналитических задач. При наличии автоматизированного банка данных, в котором накапливается большой массив постоянной предварительно обработанной технической, нормативной, плановой и учетной информации по анализируемым объектам за ряд лет, а также по другим аналогичным объектам (как отечественным, так и зарубежным), не требуется привязка первичных источников информации к конкретным видам анализа. Соблюдается принцип однократного ввода информации в ЭВМ с последующим многоцелевым и многоаспектным ее использованием.

Подсистема аналитической обработки информации создается для выполнения технических операций, осуществляемых в процессе анализа.

Сам же анализ – интерпретация полученных данных, формулировка выводов и рекомендаций, вытекающих из них, - остается прерогативой человека. Сделанные им одни раз выводы и рекомендации в типичных, часто повторяющихся ситуациях могут быть включены в программы решения соответствующего комплекса аналитических задач, например по выявлению итого выполнения бизнес-плана.

В тех случаях, когда по запросам отдельных служб в разовом порядке проводится тематический анализ, его тема и цель ее изучения, исполнители и сроки выполнения также должны быть включены в общий план организации аналитической работы.

Поскольку тематические аналитические исследования проводятся в интересах как хозяйствующего субъекта в целом, так и конкретных его подразделений, разработка их программ осуществляется экономистами-аналитиками совместно со специалистами соответствующего профиля, имеющимися в составе персонала данного хозяйствующего субъекта либо привлекаемыми по договорам подряда.

Выполнение всеми отделами и цехами аналитических функций следует планировать и координировать, а затем обобщать материалы проведенного ими анализа. Это вызывает необходимость создания специальной аналитической службы для руководства аналитической работой.

Примерная схема распределения аналитической работы между исполнителями на промышленном предприятии приведена в табл. 4.1.

Таблица 4.1. Схема распределения аналитической работы

Круг вопросов	Исполнители
1. Составление программ полных систематических анализов, комплексное обобщение материалов, под-готовленных всеми исполнителями, в аналитических записках и предложениях	Бюро анализа, плановый и финансовый отделы, бухгалтерия, экономическая лаборатория
2. Анализ возможностей совершенствования проекти-руемых изделий и технологии производства, повышения их качества и экономической эффективности	Конструкторские и технологические службы
3. Анализ выполнения плана подготовки производства и путей сокращения ее продолжительности	Отдел подготовки производства
4. Анализ объема, ассортимента и качества продукции	Отделы плановый, техни-ческого контроля, сбыта, финансовый, конструк-торский и технологический
5. Анализ выполнения плана снабжения и его влияния на конечные результаты хозяйственной деятельности	Отделы снабжения, плановый, финансовый
6. Анализ запасов товарно-материальных ценностей	Отделы снабжения, сбыта, финансовый, бухгалтерия, производственно-диспет-черская служба
7. Анализ использования материальных ресурсов и материалоемкости продукции	Отделы снабжения и технологический, бухгалтерия
8. Анализ обеспеченности рабочей силой по профессиональному составу и квалификации	Отделы плановый и кадров, руководители внутренних подразделений
9. Анализ использования трудовых ресурсов и фонда заработной платы, соблюдения запланированного соотношения между темпами роста производительности труда и заработной платы	Отделы труда и заработной платы, плановый, финансовый, бухгалтерия
10. Анализ выполнения плана ввода в действие основных фондов	Отделы капитального строительства, главного механика, финансовый
11. Анализ использования основных фондов	Отделы производственный, главного механика, плановый
12.Анализ выполнения плана технического и организационного развития, организационно-технического уровня	Плановый отдел, бюро анализа, технические службы, экономическая лаборатория
13. Анализ выполнения плана социального развития	Бюро анализа, отделы плановый, труда и заработной платы, кадров, экономическая лаборатория
14. Анализ себестоимости продукции и затрат на производство	Бухгалтерия, плановый отдел
15. Анализ прибыли и рентабельности	Финансовый отдел, бухгалтерия, экономическая лаборатория
16. Анализ образования и использования фондов экономического стимулирования	Отделы труда и заработной платы, финансовый, бухгалтерия, экономическая лаборатория
17. Анализ выполнения плана доходов и расходов, взаимоотношений с бюджетом	Финансовый отдел
18. Анализ оборотных средств, оценка выполнения задания по ускорению их оборачиваемости	Отделы финансовый, снабжения, производственный, сбыта, бухгалтерия
19. Анализ состояния собственных оборотных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, обеспеченности кредитов и их использования по целевому назначению	Финансовый отдел, бухгалтерия
20. Сводная оценка финансового состояния и использования финансовых ресурсов по целевому назначению. Подсчет резервов ускорения оборачиваемости оборотных средств.	Финансовый отдел, отдел (бюро) анализа, бухгалтерия

Организация аналитической работы внешними пользователями экономической информации предопределяется их заинтересованностью в отношении тех или других сторон деятельности хозяйствующего субъекта.

В полном объеме к результатам комплексного анализа имеют доступ учредители хозяйствующего субъекта. Потенциальные инвесторы пользуются только отчетностью и публикуемыми внеучетными источниками информации. Поэтому содержание и организации анализа ими строятся применительно к доступным для них источникам информации.

Главными вопросами для этой группы внешних пользователей является оценка рентабельности вложений капитала в анализируемый хозяйствующий субъект и сопоставление достигнутого им уровня рентабельности с возможным при альтернативных вложениях капитала, в частности, с процентами, выплачиваемыми коммерческими банками по депозитам. Наряду со сравнительным анализом рентабельности первостепенное значение для потенциальных инвесторов имеет определение финансовой устойчивости хозяйствующего субъекта, исключение возможности потери вложенного в него капитала.

В центре внимания налоговых органов, систематически проводящих анализ деятельности наиболее крупных налогоплательщиков, находится проверка правильности отражения в их финансовой отчетности налогооблагаемой базы, сумм начисленных и уплаченных налогов.

Наряду с систематически повторяющимся комплексным анализом по мере необходимости проводится эпизодический тематический или так называемый целевой анализ. Чаще всего он проводится с целью рационализации управления отдельными сторонами деятельности либо для пересмотра ассортимента и повышения качества продукции с целью усиления ее конкурентоспособности.

Например, организуется маркетинговое изучение спроса на выпускаемую продукцию на рынках ее сбыта, а затем по результатам проведенного анализа выносится решения об изменении конструкции отдельных изделий, что должно привести к улучшению их потребительских свойств и снижению себестоимости. Проводится анализ организации управления производством, снабжения и сбыта продукции с целью снижения постоянных расходов в результате ликвидации мелких структурных подразделений и передачи выполняемых ими функций более крупным, образуемым путем их объединения.

Другим примером тематического анализа является изучение производительности отдельных видов оборудования с целью выявления «узких мест», т.е. тех звеньев технологической цепочки, относительно низкая пропускная способность которых не позволяет увеличить объем выпускаемой продукции.

При организации тематического анализа этап планирования усложняется, поскольку типовая программа и методика его проведения отсутствуют, и их приходится разрабатывать, пользуясь консультацией специалистов по данной, чаще всего узкой, теме. На следующем организационном этапе также приходится преодолевать большие трудности, так как необходимая информация должна быть получена в результате специально проводимых обследований и аналитической обработки первичных источников информации, которая в требуемых аспектах не отражается в хозяйственном учете.

Плана тематических анализов, в отличие от комплексного, должны включать и планы формирования его информационной базы, которая чаще всего не ограничивается имеющейся на предприятии (или в другом хозяйствующем субъекте) учетной и внеучетной информацией.

Определение содержания необходимой информации и способов ее образования в значительной мере зависит от квалификации и практического опыта заказчиков и исполнителей, проводящих тематический анализ. Недостаточная их компетентность или недобросовестность приводит к недостоверности и неполноте информационного обеспечения тематического анализа и неточности, а иногда и преднамеренному искажению сделанных на основе тематического анализа выводов и рекомендаций.

Вследствие эпизодичности, разнообразия тематики, сложности подготовки информационной базы и ее аналитической обработки, необходимости привлечения специалистов, в служебные обязанности которых не входит выполнение аналитической работы, тематический анализ значительно более трудоемок, чем комплексный, и на практике проводится преимущественно на стадии проектирования новых изделий или подготовки новых технологических процессов их производства с целью выявления резервов улучшения качества и снижения затрат на единицу полезного эффекта. Тематический анализ чаще всего проводится в рамках функционально-стоимостного, реже – технико-экономического вида анализа.