3.2 Разработка системы управления дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью – важный участок работы финансовых и бухгалтерских служб предприятия. Организация оптимального режима движения дебиторской задолженности прямо влияет на цель деятельности предприятия в рыночных условиях – получение доходов и прибыли.

Для улучшения финансового положения ООО «Спутник» необходимо постоянно контролировать соотношение дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченным долгам.

Нами разработана система управления дебиторской задолженностью.

Мы рекомендуем ООО «Спутник» использовать основные элементы системы управления дебиторской задолженностью.

1. Определение критического срока оплаты Необходимо определять критический срок оплаты по договорам, т.е. такой срок, не позднее которого должны быть осуществлены платежи по предоставленным товарным кредитам. В свою очередь, чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Критический срок оплаты (КСО) рекомендуется определять по схеме, представленной на рисунке 7.

От даты отгрузки

Период отсрочки

Дата отгрузки по договору

Дата КСО

Условия оплаты

Время в пути

От даты получения

Рисунок 7 - Рекомендуемый порядок определения критического срока оплаты

Примечание – Источник - [30, с. 120]

Стандартное условие реализации продукции в рассрочку в ООО "Спутник"— оплата продукции в течение установленного в договоре количества дней .

Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре (это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю). Поэтому для упрощения расчета критического срока оплаты рекомендуется выделить типичные для предприятия условия предоставления отсрочки платежа. Данные по суммам дебиторской задолженности с указанием длительности отсрочки, а также критического срока оплаты целесообразно сводить в таблицу, например, в конце квартала, полугодия, года (Таблица 14).

В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью должна быть реализована возможность учета периода отсрочки платежа за время выполнения работ (Таблица 14).

Таблица 14 - Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО «Спутник» (фрагмент)

№ счета–фактуры	Дата	Сумма, тыс. руб.	Дата отгрузки	Стоимость услуг, тыс. руб.	Условия оплаты	Время выполнения дн.	Отсрочка по договору, дн.	Критический срок оплаты
45	01.07	5150	3.08	5150	от даты отгрузки	7	5	08.08
46	20.07	7854	10.09	7854	от даты отгрузки	2	5	15.09
47	1.08	15148	11.11	15148	от даты отгрузки	5	7	18.11

Примечание – Источник – Собственная разработка на основе финансовых документов ООО «Спутник»

Таким образом, реализуется возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути. На основании данных, представленных в таблице 14, менеджеры, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

На основании данных таблицы 14 менеджеры по продажам, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

2. Порядок соотнесения поступивших платежей с выставленными счетами в ООО «Спутник» возникают затруднения с распределением поступающих платежей в случае, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Данная проблема связана в основном со спецификой работы торговой организации, когда дополнительные соглашения не заключаются, и поставляется продукция одного наименования. В этой связи, рекомендуется использовать метод «ФИФО», то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

В ООО «Спутник» мы рекомендуем для контроля дебиторской задолженности по каждому дебитору формировать отчет о списании задолженности (Таблица 15).

Таблица 15 - Отчет о списании дебиторской задолженности

Счета–фактуры выставленные			Платежные поручения полученные			Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб.		Период просрочки, дн.
№	Критический срок оплаты по выставленному счету	Дата		Сумма, тыс. руб.
45	08.08	11.07		2575	5150		0
		15.08		2575	2575		7
46	15.09	28.07		3927	7854		0
		10.09		3927	3927		0
47	18.11	12.08		3000	15148		0
		11.11		3000	12148		0
		01.12		9148	9148		12

Примечание – Источник – Собственная разработка на основе финансовых документов ООО «Спутник»

Отрицательный период просрочки означает, что платеж покупателем был осуществлен до наступления критического срока оплаты.

На основании представленных данных, ООО «Спутник» может оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота компании (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.

Из таблицы 15 видно, что по счету № 45, критический срок оплаты по которому наступил 8 августа, покупатель осуществил оплату двумя платежными поручениями. При этом последний перевод денег состоялся с опозданием на 7 дней. При средней ставке 25% годовых (0,07% в день), по которой предприятие привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 12,62 тыс. руб. (0,07% * 7 дн. * 2575 тыс. руб.).

Проведенные нами расчеты показали, что предприятия теряют значительные суммы средств как результат низкой платежной дисциплины покупателей. Поэтому необходимо регулярно оценивать затраты, связанные с нарастанием просроченной дебиторской задолженности.

Используя предложенные рекомендации, ООО «Спутник» получает возможность значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования денежных поступлений.

Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности.

Рекомендуется вести реестр инкассации дебиторской задолженности при составлении прогноза движения денежных средств ООО «Спутник». На основании реестра вычисляются соответствующие коэффициенты инкассации (как процент от общей суммы платежа в определенный интервал времени).

Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент организации может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0–7 дней, 8–15, 16–30, свыше 30.

Рекомендуемая нами форма реестра инкассации дебиторской задолженности и расчета коэффициента инкассации приведен в таблице 16. Реестр строится по каждому покупателю.

Таблица 16 - Рекомендуемая форма реестра инкассации дебиторской задолженности по каждому покупателю и по всем дебиторам в целом

N счета	Сумма счета, тыс. р.	Критический срок оплаты	Дата поступления платежа	Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб.
				0 дней	до 7 дней	до 30 дней	до 60 дней	свыше 60 дней
45	5150	08.08	11.07	2575
			15.08		2575
46	7854	15.09	28.07	3927
			10.09	3927
47	15148		12.08	3000
			11.11	3000
			01.12		9148
48	12124	18.10	25.08	5000
			3.10	2000
			18.12					2000

Продолжение таблицы 16 - Рекомендуемая форма реестра инкассации дебиторской задолженности по каждому покупателю и по всем дебиторам в целом

Итого по всем дебиторам	40276	-	-	23429	11723	0	0	2000
Структура дебиторской задолженности, % (коэффициент инкассации)	100%			58,2%	29,1%	0%	0%	5,0%

Примечание – Источник – Собственная разработка на основе финансовых документов ООО «Спутник».

Из таблицы 16 видно, какую долю платежей предприятие получит в качестве предоплаты, а какую уже после отгрузки продукции, в том числе, какую сумму следует ожидать в течение первой недели, в течение месяца и так далее.

Понедельный план поступления денежных средств (можно использовать и другие интервалы времени - декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж.

Рекомендуется рассчитывать коэффициенты инкассации в разрезе не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товарных позиций различен, соответственно будут различаться сроки возврата денежных средств.

Итак, на основании коэффициентов инкассации можно прогнозировать конкретные сроки поступления средств на предприятие. В свою очередь, на основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.

Помимо перечисленных рекомендаций, предприятиям были предложены пути совершенствования кредитной политики, а также определен регламент управления дебиторской задолженностью.

3. Ответственность сотрудников.

Ответственность сотрудников компании может быть закреплена в регламенте управления дебиторской задолженностью таблица 16.

Таким образом, на основании отчетов по критическому сроку погашения дебиторской задолженности менеджеры ежедневно контролируют ситуацию по расчетам. Часть их заработной платы зависит от своевременного погашения дебиторской задолженности.

Финансовая служба формирует основные принципы управления дебиторской задолженностью — лимиты, сроки, условия предоставления кредита, контроль погашения. Если просрочка составляет больше 30 дней, то информация об этом передается руководителю службы продаж для контроля. На определенном этапе выставляется претензия, подключаются юрист.

В положении по оплате труда следует обязательно разработать принципы вознаграждения менеджеров коммерческого отдела в части своевременно погашенной дебиторской задолженности и ответственность за нарушение сроков, если они превышены по их вине.(Приложение В)

Разработанные для ООО «Спутник» рекомендации направлены на реализацию основных управленческих функций (планирование, организация, контроль) в отношении дебиторской задолженности.

Детальное исследование проблемы управления дебиторской задолженностью и выработка системы конкретных рекомендаций позволит ООО «Спутник» значительно повысить деловую активность и, как следствие, увеличить доходы и прибыль