7. Основные ловушки времени и их нейтрализация:

Существуют так называемые «ловушки» и «поглотители» нашего времени.

«Ловушки времени» - это такие ситуации, когда вы выполняете либо ненужную, неважную работу, либо задачу, неправильно сформулированную вами, либо кем-то для вас.

«Поглотители» времени – это такие процессы, в которых вы принимаете активное или пассивное участие по неэффективному использованию времени.

К ним относятся:

1.Нечеткая постановка цели или ее отсутствие. 2.Отсутствие четкого планирования. 3.Неорганизованность, опоздания, перекуры. 4.Захламленное рабочее место, отсутствие порядка в документах, в папках и файлах в компе. 5.Поиск документов, адресов, телефонных номеров. 6.Длительные, а порой ненужные разговоры по телефону. 7.Просмотр телевизора. 8.Эффект откладывания.9.Инет.

Как избавиться от «ловушек» и «поглотителей» нашего времени:

1.Четко ставить цели и обязательно записывать их на бумаге. 2.Планировать и распределять свое время. 3.Наводить порядок на рабочем месте, в документах, папках и файлах. 4.Стараться более эффективно работать с документами. Просматривать эл.почту или др.корреспонденцию  в определенное время, читать книги с карандашом или маркером для пометок. 5.Просмотр телевизора. Желательно отказаться вообще от него или хотя бы сократить до минимума время просмотра.

8. Характеристика срочных и важных дел:

Срочные и важные дела относятся неотложные дела, невыполнение которых, может привести к негативным последствиям. Мы начинаем все дела именно из этого раздела т. к. это самые значимые для нас задачи, да и к тому же срочные.

Есть две главные характеристики человеческой деятельности — СРОЧНОСТЬ и ВАЖНОСТЬ. Срочные дела требуют, чтобы ими безотлагательно занялись. Они как бы шлют сигнал: «Немедленно! Сейчас же!»; управляют нами, словно марионетками. Яркий пример — звонок телефона. Подавляющее большинство людей ни за что не позволят телефону трещать, сколько вздумается.Как правило, срочные дела зримы, сразу бросаются в глаза. Они оказывают на вас давление, взывают к немедленным действиям. Связанная с ними деятельность встречает всеобщее понимание и одобрение. Они, эти дела, постоянно маячат у вас перед глазами.

Они чаще всего легки и приятны; выполнять их — одно удовольствие! Но как часто они абсолютно не важны!

Понятие ВАЖНОСТИ напрямую связано с результатом. Если что-то действительно важно, оно вносит существенный вклад в реализацию вашей жизненной миссии, «работает» на ваш нравственный идеал, приоритеты и цели.СРОЧНЫЕ дела требуют нашей РЕАКЦИИ. Тогда как ВАЖНЫЕ, НО НЕ СРОЧНЫЕ, требуют проявления инициативы, ПРОАКТИВНЫХ действий, направленных на поиски возможностей. Если мы не обладаем ясным представлением о действительно важных вещах и целях, нам легко поддаться соблазну переключиться на что-нибудь более срочное.

9. Матрица Эйзенхауэра:

Он делил все задачи на важные и срочные.

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел.

1 квадрат: Важно и не срочно: Регулярное выполнение всех задач именно из этого квадрата — показатель вашего успеха и продуктивности. К данному квадрату относятся дела, которые могут подождать, но от их невыполнения будут серьезные негативные последствия.

2 квадрат: Важно и срочно: относятся неотложные дела, невыполнение которых, может привести к негативным последствиям. Мы начинаем все дела именно из этого раздела т. к. это самые значимые для нас задачи, да и к тому же срочные.

3 квадрат неважно и не срочно: Это самый последний список дел, к которому следует приступать, ведь к нему относятся самые ненужные задачи.В общем, все вредные привычки — это пустое проведение времени и от них следует отказаться полностью, но это идеальный случай. В реальности у каждого человека найдутся вредные привычки, т.к. борьба с ними требует времени, поэтому такие привычки, как компьютерные игры, телевизор и т. д. заносим в квадрат неважно и не срочно.

4 квадрат: Неважно, срочно: Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать». Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия.

Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.

Суть принципа Эйзенхауэра заключается в том, при расстановке приоритетов необходимо сначала выполнить все важные и срочные дела. Затем важные и несрочные. Далее, неважные срочные. И если будет время-то напоследок неважные и несрочные.

Все дела несрочные, но важные нужно планировать.

Неважные и несрочные дела являются рутиной. По возможности их нужно делегировать подчиненным. В 3 квадрате находятся все ловушки времени.

Неважные и срочные дела необходимо сокращать ежедневно.