14.Типы данных, обрабатываемых в субд access.

При описании логической структуры данных указывают структуру записи, то есть поля и их порядок. Также для каждого поля задаётся имя, тип данных и для ключевых полей – признак ключа.

Тип данных – в реляционных БД допускается хранение символьным, числовых данных, битовых строк, специализированных числовых данных (деньги), а так же специально темпоральных (временных) данных.

В MSAccess используются следующие типы данных:

• Текстовый – обычный неформатированный текст до 255 символов.

• Поле МЕМО – текст до 65535 символов (физически текст хранится в другом месте БД, а в поле помещается ссылка на него).

• Числовой – действительные числа.

• Дата / время – календарная дата и текущее время.

• Денежный – для хранения денежных сумм.

• Счетчик – специальный тип данных (натуральных чисел) с автоматическим наращиванием для порядковой нумерации записей.

• Логический – для хранения логических данных (логические данные могут принимать только два значения: Да или Нет).

• Поле объекта OLE – специальный тип данных для хранения объектов (изображений, текста и др.). В поле хранится ссылка на объект.

• Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL для объектов Интернета. При щелчке по ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта.

• Вложение – специальный тип данных для хранения сжатых объектов (изображений, текста).

• Вычисляемый – числовое поле, в котором можно производить вычисления.

• Мастер подстановок – это не тип данных, а мастер, с помощью которого можно создавать связи между таблицами.

15. Возможности и типы запросов. Технологии проектирования.

Запрос – отдельный объект в БД, служащий для извлечения информации из одной или нескольких таблиц. Посредством запроса можно вносить изменения в саму БД. Запрос может служить источником данных для форм, отчётов и страниц доступа к данным. Его результатом является новая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована, а затем сохранена или нет.

Запросы используют для:

- выбора записей, отвечающих определённым критериям отбора, без предварительного открытия конкретной таблицы или формы;

- выбора таблиц, содержащих нужные записи, с возможностью последующего добавления других таблиц;

- отбора полей, выводящихся на экран, при отображении результирующего набора записей;

- создание новой таблицы на основе данных, полученных из существующих таблиц;

- обновление, добавление и удаление записей в таблице;

- выполнение вычислений над значениями полей;

- группировать записи и находить для полей итоговое значение с помощью статистических функций.

СУБД Аксэс позволяет создавать запросы следующего типа:

- запрос на выборку

- перекрёстный запрос

- запрос-действие

- SQL-запрос

Запросы на выборку являются наиболее часто используемым типом запроса. Он даёт возможность:

- выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

- включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке;

- осуществлять вычисления и выполнять расчёты.

Разновидностью запроса-выбора является запрос с параметрами – это запрос при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.

Перекрёстный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчётов над значениями некоторого поля в виде перекрёстной таблицы. В ней значения одного или нескольких столбцов слева образуют заголовки строк. Верхняя строка – заголовки столбцов из значений определённого поля, а на пересечении строк и столбцов – итоговое значение. Например, запрос в виде таблицы, где заголовками строк являются поставщики, заголовками столбцов – детали, а на пересечении строк и столбцов – стоит суммарное количество деталей, поставленных определённым поставщиком.

Запрос-действие – это запрос, который вносит изменения в саму БД. Существует 4 типа запросов-действия: запрос на удаление, запрос на обновление, запрос на добавление и запрос на создание таблицы.

СУБД Аксэс позволяет создавать запросы с помощью Мастера и Конструктора. Мастер используется для создания следующих запросов:

- простого запроса на выбор полей из источника запроса и подведения итога;

- перекрёстного запроса;

- запроса на поиск повторяющихся записей в таблице (в этом режиме запускается Мастер, который просматривает выделенную таблицу или запрос и отбирает все записи, содержащие повторяющиеся значения в заданном поле; его можно использовать для проверки возможности установления связей между таблицами)

- запрос на поиск записей, не имеющих подчинённых им записей в другой таблице.

С помощью Конструктора можно создать любые виды запроса выборки, перекрёстного запроса и запрос-действие.

Создание простого запроса

1. В окне новый запрос выбрать Простой запрос

2. Отбираем таблицы и поля для включения в запрос

3. Задаётся имя запрос и выставляется переключатель Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса

Кнопка Режим

- Режим таблицы

- Режим сводной таблицы

- Режим сводной диаграммы

- Режим SQL

- Режим конструктора

Если перейти в Режим Конструктор откроется бланк Конструктора запросов. В верхней части бланка помещены списки полей таблиц, из которых выбраны поля в запрос.

Звёздочка на схеме – все поля таблицы в запрос.

Кроме того, добавляются поля таблиц, необходимых для установлений связи между выбранными в запрос полями. При работе с бланком запроса можно самостоятельно добавлять или изменять связи между таблицами. Эти изменения будут касаться только данного запроса и не изменят связей, показываемых в окне Схемы данных.

Установка флажка Вывод на экран в строке Конструктора обеспечивает показ соответствующего поля, снятие флажка отменяет вывод поля на экран в результате. Также здесь можно задать определённое условие для вывода значений в поле Условие отбора.

Режим SQL обеспечивает просмотр запроса в виде инструкции языка SQL, и эта краткая инструкция SQL сохраняется в базе данных как запрос.

Запросы с выводом набора значений

Имеется возможность сортировать записи по некоторому полю и выводить несколько минимальных и максимальных значений из упорядоченного списка записей.

Примечание: От выбора таблицы можно отказаться на начальном этапе. Можно вернуть, вызвав окно добавление таблицы, или использовав команду Отобразить таблицу на вкладке Конструктор, или с помощью контекстного меню.

Работая в Конструкторе, включить в запрос поля и провести сортировку по убыванию или возрастанию значений любого поля в группе команд Настройки запроса в поле Возврат ввести нужное значение либо в группе команд Показать или Скрыть нажать кнопку Страница свойств и установить значение поля Набор значений на нужную величину.

Подведение итогов по записям

В запросе можно делать вычисление над полями, включёнными в запрос. В Режиме Конструктор работа с запросом в группе Показать или Скрыть нажать кнопку Итоги, при этом в окно конструктора запроса добавляется новая запись Групповая операция. Из списка строки Групповая операция можно выбрать нужную функцию для обработки значений полей.

В таблице приведено описание доступных функций. В формулах предполагается, что х₁,х₂,х_n – значение поля для записей, включённых в группу.

Функция	Описание
Sum	Суммирование значение группа
Avg	Среднее значение
Var	Дисперсия для выборки, состоящей из значение группы
StDev	Стандарты и отклонения для выборки, состоящей из значении группы
Min	Минимальное значение в группе
Max	Максимальное значение в группе
Count	Количество значений в группе
First	Первое значение в группе
Last	Последнее значение в группе

Вычисляемы поля

Вычисляемое поле может быть создано в запросе, форме или отчёте. Вычисляемое поле используется для проведения подсчётов и не является обычным полем таблицы. Для создания вычисляемого поля в строке поля бланка запроса вводится некоторое выражение.

Открыть запрос в режиме Конструктора и свободные ячейке строки поля ввести выражение, например, [Вес] *[Количество]. После ввода преобразуется к виду Выражение1: [Вес] *[Количество]. Имя вычисляемого поля состоит из слова Выражение и номера, показывающего, каким по счёту оно было создано. Для построения сложных выражений можно воспользоваться Построителем выражений.

Запросы с параметром

Запросы с параметрами позволяют запрашивать у пользователя некоторые значения, уточняющие запрос. Например, нужно найти поставщика определённой детали из определённого города. Для того, чтобы при выполнении запроса выводилось окно для ввода параметра запроса, нужно в Конструкторе запроса в строке Условия отбора написать текст, заключённый в квадратные скобки. Этот текст показывает предложение при вводе параметра запроса. При нажатии на кнопку Выполнить или при переходе к режиму Таблицы сначала появится окно для ввода значений заданного поля. Если полей с параметром в запросе указано несколько, то окна для ввода значений параметра будут появляться последовательно.

ПЕРЕКРЁСТНЫЙ ЗАПРОС

Иногда бывает нужно упорядочить информацию из Базы Данных по двум или более параметрам. В этом случае используются перекрёстные запросы. При помощи перекрёстного запроса вычисляются итоговые значения (суммы, количества значений, минимальные и максимальные значения и т.д.) и группируются по заголовкам столбцов и строк, при этом анализ информации значительно упрощается. Перекрёстный запрос можно создать с помощью Мастера запросов и с помощью Конструктора запросов. В перекрёстном запросе обычно три поля: поле Заголовка столбцов, поле Заголовка строк и поле Итогового содержимого ячеек.

Достоинства перекрёстного запроса:

- возможность обработки значительного объёма данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;

- представляет информацию в обобщённом и легко обозримом виде, позволяет провести анализ данных в различных разрезах;

- простота и скорость разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

Недостатки перекрёстного запроса:

- нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т.к. в большинстве случаев одновременное упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом можно задать сортировку по возрастанию или по убыванию по заголовкам строк.

ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЕ ДАННЫХ

При работе с запросом в режиме Конструктора существующий запрос можно преобразовать к другому виду, воспользовавшись командами из группы Тип запроса.

Создание таблицы из запроса:

Когда активно используется БД, количества записей в ней растёт, что ведёт к замедлению работы с ней, поэтому целесообразно периодически удалять неактуальные данные из базы, но делать это нужно осторожно, т.к. удалённые из таблиц записи восстановить невозможно. Выходом может служить перенос части таблицы в архивную таблицу, чтобы при необходимости старые записи можно было восстановить.

ПРИМЕР: перенести из таблицы Поставки записи с датами более ранними, чем 1 июля 2009 года в отдельную архивную таблицу.

РЕШЕНИЕ: Нужно создать простой запрос, в который включить все поля таблицы Поставки. В строке Условие отбора для поля Дата ввести выражение <01.07.2009. Выбрать в группе Тип запроса команду Создание таблицы и задать имя создаваемой таблице. Таблица из запроса создаётся командой Выполнить из группы Результаты. В процессе создания таблицы выводится сообщение о числе помещённых в неё записей

ЗАПРОС НА УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ

Удалённые записи восстановить нельзя, поэтому перед удалением нужно всё тщательно проверить.

ПРИМЕР: В предыдущем примере были сохранены данные о поставках до 1 июля 2009 года в отдельной таблице, но они остались и в исходной таблице Поставки. Нужно удалить их из исходной таблицы.

РЕШЕНИЕ: Открыть запрос Поставки в режиме Конструктора, выставить в нём то же ограничение на дату и выполнить команду Удаление из группы Тип запросов. После этого в бланке запросов появится строка Удаление, в ячейках которой будет выведено значение условия. Это значит, что можно задать дополнительное условия отбора записей. Выполнить запрос на удаление командой Выполнить. Аксэс выведет сообщение о числе удаляемых записей и потребует подтвердить удаление.

ЗАПРОС НА ДОБАВЛЕНИЕ ДАННЫХ

С помощью запроса на добавление записи из одной таблицы можно поместить в конец другой таблицы. Запрос на добавление выполняется командой Выполнить, при этом выводит сообщение о количестве добавляемых записей и предлагается подтвердить запрос.

ЗАПРОС НА ОБНОВЛЕНИЕ

С помощью запроса на обновление можно изменить значение любого поля таблицы для записей, удовлетворяющим заданным критериям. В бланк запроса добавляется строка Обновление, в которую вводятся значения или выражения, определяющие способ изменения обновляемых полей. Чтобы в таблицу были внесены изменение, нужно нажать кнопку Выполнить. Аксэс выведет сообщение о количестве изменяемых записей и подтверждение о внесении изменений.

ПРЕИМУЩЕСТВА:

- позволяют собирать воедино информацию из нескольких таблиц, учитывая связи, установленные между таблицами в БД;

- при разработке запроса можно выбирать, какие поля исходных таблиц и в какой последовательности будут включены в таблицу результатов;

- в запросах можно указать, какая часть результирующих записей будет отображена;

- запросы позволяют выполнять вычисления, основываясь на значениях полей таблицы.