16. Способы проектирвоания форм. Технологии проектирования

Формы – наиболее часто применяемые формы ввода, просмотра и редактирования данных, служит удобным средством для экранного представления данных. (Режим формы, макета, Конструктора)

Работа с формами выполняется инструментами группы Формы на вкладке Создание. Форма может создаваться с помощью Конструктора форм, Мастера форм, Пустой формы, Формы и Других форм (Несколько элементов, Таблица, Сводная диаграмма/таблица, Разделённая форма, Модальное диалоговое окно).

Access позволяет создавать объекты БД как формы. Формы служат удобным средством ввода, редактирования и просмотра информации БД. Формы для ввода предоставляют бланк, подлежащий для заполнения, и дают возможность осуществить контроль вводимых данных и исключить ввод неверных.

Бланк форма обращает процесс заполнения БД, благодаря чему данные может вводить пользователь невысокой квалификации. При просмотре и редактировании устанавливается маска на набор данных. Формы бывают табличные и кнопочные, а также простые и составные (включающие другие формы).

Формы могут содержать различные элементы: поля БД, подписи к ним, списки, флажки, переключатели, кнопки, вкладки и т.д., также возможны вычисления для отдельных записей или их групп и графическое представление данных в виде диаграмм.

Форму можно спроектировать на базе одной или нескольких таблиц, или запросов. На основе одной таблицы или запроса можно построить несколько форм.

Работа с формами выполняется инструментами группы Формы на вкладке Создание. Форма может создаваться с помощью Конструктора форм, Мастера форм, Пустой формы, Формы и Других форм (Несколько элементов, Таблица, Сводная диаграмма/таблица, Разделённая форма, Модальное диалоговое окно)

17. Способы проектирования отчётов. Технологии проектирования

Отчёты предназначены для создания печатной копии информации из БД. К категории отчётов также относятся наклейки. Отчёты хранятся как объект в БД, их можно просматривать и при необходимости распечатывать.

Для создания отчёта нужно выбрать один из инструментов группы Отчёты на вкладке Создания:

1. Отчёты – создание простого отчёта на основе данных из текущего запроса или таблицы.

2. Конструктор – позволяет создавать отчёт с нуля на бланке отчёта.

3. Пустой отчёт – создание нового пустого отчёта, в который вставляются новые пустые поля.

4. Мастер отчётов – настройка отчётов.

5. Наклейки – предназначены для наклеивания на конверты при рассылке писем адресата, информация о которых хранится в БД.

Отчёт может находиться в 4-х режимах (выбор из списка кнопки Режим на вкладке Главная, кнопками в правом нижнем углу окна или командами контекстного меню).

Режимы просмотра:

• - Представление отчёта – предназначен для просмотра отчёта в среде Access;

• - Предварительный просмотр – вид отчёта, который получится после вывода на печать;

• - Макет – позволяет изменять отчёт при одновременном отображении данных;

• - Конструктор – для модификации отчёта.

Шаги создания отчёта при помощи Мастера отчётов:

1. В первом диалоговом окне выбираются таблицы и запросы, на основе которых будет построен отчёт, а также их поля.

2. Во втором диалоговом окне (который появляется только в том случае, если для отчёта выбрано несколько таблиц) можно установить таблицу для группировки записей в отчёте.

3. В третьем диалоговом окне можно уточнить параметры группировки записей (например, можно добавить для группировки поле).

4. В четвёртом диалоговом окне можно указать порядок сортировки записей. Группы в отчётах автоматически сортируются по полям, используемым для группировки. В этом же окне щелчок по кнопке Итоги открывает диалог Итоги, на котором перечислены все числовые и денежные поля, входящие в информационную часть отчёта. В окне Итоги также можно выбрать переключатель Данные и Итоги (в каждой группе будут перечислены все записи, подсчитаны и показаны итоги), либо переключатель только Итоги (в отчёт включаются только итоговые значения по группам). Ещё есть флажок Вычислить проценты.

5. В пятом диалоговом окне выбирается макет и ориентация отчёта. При выборе того или иного макета слева показывается его схема.

6. В Шестом диалоговом окне отчёту даётся имя, выбирается режим отображения и завершается работа Мастера.