1. Бібліятэка як аб’ект аўтаматызацыі

Перад тым, як укараніць новую АБІС, ці удасканаліць ужо працуючую заўсёды вывучаецца бібліятэка, як аб’ект інфарматызацыі. Гэта шматаспектнае даследаванне. У аснову даследавання клазецца сістэмны падыход. Суць яго ў тым, што бібліятэчныя працэссы уяўляюцца як адзінае цэлае з улікам адзінак, складаючых гэтае цэлае.Даследуюцца усе структурныя падраздяленні з фіксацыяй тых працэссаў, якія ў іх выконваюцца. У арганізацыйным плане пры даследаванні бібліятэкі ствараецца пэўная рабочая группа, у якую уваходзяць найбольш кваліфікаваныя бібліятэчныя работнікі. Задача группы: прааналізаваць бібліятэку, прадставіць ў тэхналагічным разрэзе усе інфармацыйныя задачы, паказаць іх сувязь і на аснове усяго гэтага прапанаваць пэўныя мерапрыемствы па распрацоўцы новай, укараненні існуючай, удасканалянні працуючай АБІС. Пры аналізе бібліятэкі ў аснову кладзецца “кампаненты падыход” ці “кампанентная структура бібліятэкі”. За аснову гэтай структуры звычайна бярэцца падыход Ю.Н. Сталярова, які прадставіў бібліятэку ў выглядзе 4 кампанентаў: інфармацыйны рэсурс; карыстальнікі бібліятэкі; персанал бібліятэкі; матэрыяльна-тэхнічная база.Пры даследаванні бібліятэкі ствараецца іерархічнае прадстаўленне усіх яе бібліятэчна-інфармацыйных працэссаў: камплектаванне, бібліятэчнае абслугоўванне, захаванне.На кожны працэсс ствараюцца свае “тэхналагічныя карты”, у якіх паказваюцца працэссы, падпрацэссы, аперацыі, стадыі выканання гэтых працэссаў і тыя структурныя падраздзяленні, якія іх выконваюць. Сукупнасць прадстаўлення бібліятэчна-інфармацыйных працэссаў і іх частак прадстаўляецца ў выглядзе набора тэхналагічных карт. Гэтыя тэхналагічныя карты выступаюць у ролі рэгламентуючых дакументаў.Ад зместу гэтых тэхналагічных картаў і разнастайнасці адлюстроўваемых у іх тэхналагічных працэссаў залежаць асновы пастанаўляемых задач. Пры аналізе бібліятэкі улічваюцца: памер фонда, колькасць чытачоў, наяўнасць тэхнікі і якой, кваліфікацыя супрацоўнікаў бібліятэкі і г.д. Вынікам прадстаўлення бібліятэкі як аб’екта інфарматызацыі з’яўляецца комплекс арганізацыйна-тэхналагічнай дакументацыі (АТД). АТД – рэгламентуе работу персанала і аўтаматызаваных сістэм пры выкананні асноўных бібліятэчных функцый, дазваляе ўвязаць розныя аперацыі ў розных тэхналагічных вузлах у адзінае цэлае. Такім чынам АТД садзейнічае тэхналагічнай дысцыпліне і якасці працы выканаўцаў.Тэхналагічная дакументацыія складаецца з 3 асноўных відаў: пааперацыйныя схемы; тэхналагічныя карты; тэхналагічныя інструкцыі.У АБІС адлюстраваны ўсе тэхналагічныя працэссы бібліятэкі. АБІС за кошт аўтаматызацыі аптымізуе гэтыя працэссы. Для укаранення АБІС патрэбны аналіз бібліятэкі. Вынікам гэтага аналізу з’яўляецца АТД.

Інфармацыйнае забеспячэнне АБІС

АБІС- сукупнасць інфармацыі, якая апрацоўваецца АБІС, сродкаў яе кадзіравання, метадаў арганізацыі,захоўвання і кантролю.Склад і колькасныя характарыстыкі інфармацыйнага забеспячэння змяняюцца ў часе,таму прынята дакладна фіксаваць стан інфармацыйнага забеспячэння па пэўнаму “календару”.Інфармацыя,якая цыркулюе ў сістэме,звычайна падраздзяляецца на уваходную, выхадную і унутранную.І ў кожным з гэтых раздзелаў яна падраздзяляецца на працоўную і службовую.

*Уваходная інфармацыя – прызначана для апрацоўкі, захоўвання і выкарыстання карыстальнікамі сістэмы. Захоўваемая інфармацыя складаецца з пошукавых вобразаў дакументаў (ПВД), бібліяграфічных (фактаграфічных) дакументаў, уласна дакументаў і пошукавых прадпісанняў. Пошукавыя прадпісанні маюць значэнне для эффектыўнага пошуку, які будуецца на булевай алгебры (прадстаўленне сцэнарыя пошуку праз булевыя алгарытмы “І”, “Ці”, “Не”).

-Службовая інфармацыя забяспечвае пэўныя рэжымы работы сістэмы. Да яе можна аднесці:Новыя элементы інфармацыйна-пошукавых моў (дэскрыптары, ключавыя словы, звесткі аб новых карыстальніках і інш.).

*Выхадная рабочая інфармацыя–выводзіцца на экран дысплэя, адпраўляецца па пошце, па сетцы, друкуецца. Для выдачы карыстальніку ў адказ на яго запыт. Можа выдавацца ў выглядзе бібліяграфічнага апісання, поўнага тэксту, часткі тэксту, аннатацыі, рэферату.

*Выхадная службовая інфармацыя– прызначана для кантролю якасці работы сістэмы, павышэння эффектыўнасці, а так сама для вядзення адпаведных пратаколаў.

*Унутраная рабочая інфармацыя– машынныя массівы ПВД і саміх дакументаў.

*Службовая рабочая інфармацыя– дапаможныя массівы, табліцы классіфікацыі, сістэма кадзіравання інфармацыі, слоўнікі, даведнікі, тэзаўрусы, аўтарытэтныя файлы і інш. Усе яны дазваляюць арганізаваць запіс, захоўванне, пошук і выдачу рабочай інфармацыі карыстальніку. Да службовай інфармацыі адносяцца разнастайныя табліцы кадзіравання, кадзіраванне – працэсс перапрацоўкі розных матэр’ялаў з адной сістэмы сімвалаў у іншую. Для рэалізацыі кадзіравання ствараюцца спецыяльныя дакументы – классіфікатары. Гэтыя классіфікатары адлюстроўваюць разбіенне мносства кадзіраванных дакументаў на классы, падклассы, группы. Структура гэтых классіфікатараў павінна прадугледжваць магчымасць уключэння ў іх дапаўніцельных палей, без парушэння сістэмы кадзіравання. На сёння распрацаваны на ўзроўні дзяржавы классіфікатары дзяржаўных стандартаў, тэррыторый, моў, эканамічныя. У кожнай бібліятэцы створаны уласныя классіфікатары: у Прэзідэнтскай классіфікатары месца працы, разделаў; бібліятэка БДУ мае классіфікатары крыніц камплектавання, выдаведстваў, учэбных дысцыплін, кафедраў, факультэтаў, тыпу партнёраў і інш. Машынныя слоўнікі – структура данных, якая забяспечвае доступ да баз данных і асобных запісаў па іх тэктставому імені. Кожная пазіцыя слоўнікаў утрымлівае назву і код. Вядзенне такіх слоўнікаў утрымліваецца спецыяльнай праграммай. Уся вышэйназваная інфармацыя ў АБІС запісваецца і захоўваецца ў пэўных фарматах.