Часть III. Простота.

1: Организация свободного рабочего места

«Если ваш разум не омрачен ненужными вещами, то это самый лучший сезон в вашей жизни»

- Ву-Мен

Представьте себе, что вы работаете над шедевром. Этот шедевр изменит всю вашу жизнь, или, возможно, хоть чуть-чуть, сделает наш мир лучше. Вы сидите за своим компьютером, и так случилось, что ваш стол завален всякими бумажками. На столе беспорядок. Стены и пол вокруг вас также далеки от идеального порядка и чистоты. Вокруг вас постоянно что-то или кто-то шумит. Непрерывно звонят телефоны. На экране монитора с завидной регулярностью всплывают всевозможные уведомления от разных программ: новые электронные сообщения и письма, сообщения мессенджеров и коммуникаторов. Вы открываете почтовую программу, чтобы посмотреть от кого пришло очередное письмо и по возможности ответить на него сразу же. Вы возвращаетесь к работе, но очередное уведомление – кто-то желает с вами пообщаться через мгновенные сообщения, и вы уделяете капельку своего внимания этому человеку. Далее ваш клиент социальной сети уведомляет вас о том, что у вас появились новые комментарии и оценки ваших фотографий. Вы отправляетесь в социальную сеть, чтобы посмотреть на изменения. Далее вы замечаете, что на столе есть бумаги, которые нуждаются в сиюминутной обработке – и вы принимаетесь за эти бумаги.

Но что же с вашим шедевром? Он, точно, никогда не будет завершен в такой неспокойной и неупорядоченной обстановке.

А теперь представьте себе другой вариант развития событий в другой обстановке: чистый стол, с небольшим количеством действительно необходимых вещей и документов на нем. Чистый от ярлыков и приложений рабочий стол компьютера. На полу вокруг вас нет ничего, и совсем немного листов бумаги, приколотых к стенам, что вас окружают. Играет тихая спокойная музыка, которая ограждает вас от окружающего шума (возможно, вы в наушниках), и нет никаких уведомлений, которые вылезают из каждого угла рабочего стола вашего компьютера, чтобы привлечь Ваше внимание, а попросту - отвлечь от текущего дела. Все что у вас есть – ваш компьютер, 63 одна открытая программа, с которой вы работаете в настоящий момент, и вы, готовы к работе над своим шедевром.

Разница понятна и очевидна. Она видна невооруженным глазом. Эти два противоположных примера свидетельствуют о том, что необходимо содержать в чистоте и порядке свое рабочее пространство – реальное и виртуальное, при этом совершать небольшие перерывы, когда речь заходит о концентрации. Эти подходы и принципы касаются не только вашего рабочего окружения в вашем офисе, где вы желаете сконцентрироваться, но также касаются вашего дома, прогулок на природе, кафе в котором вы решили немного поработать.

Чем меньше беспорядка и хаоса вокруг вас, тем лучше вы сможете сфокусироваться на чем-то важном для вас.

Как начать

Важно помнить, что нет необходимости наводить идеальный порядок сразу, полностью и прямо сейчас.Если вы попытаетесь навести идеальный порядок за один заход – вы потратите массу времени на это занятие. Вы потратите день и, возможно, не один. И, в конечном счете, вы можете ничего не успеть сделать за этот день.

Я предлагаю вам работать небольшими отрезками – «кусочками».

Всего лишь 10-15 минут внимания "проблемной зоне" один или 2 раза в день, и постепенно – медленно, но верно вы наведете превосходный порядок в вашем окружении. Далее Вам останется только поддерживать установившийся порядок, что отнимает не так много времени, как может показаться. Но это потом.

Хоть 15 минут и не такой большой временной отрезок, тем не менее, Вы сразу же заметите улучшения.

Например, вы можете работать по 10-15 минут в день в следующем порядке:

• Навести порядок на своем рабочем столе

• Отключить уведомления на компьютере

• Найти спокойную музыку и наушники

• Навести порядок на виртуальном рабочем столе компьютера

• Убрать и помыть пол вокруг вас

• Навести порядок на стенах

Далее продолжать в том же духе, по одной "проблемной зоне" за один заход. После того, как вы навели порядок в одной зоне, не стоит после этого уделять много времени для поддержания такого порядка на протяжении остального времени. Излишняя увлеченность созданием идеального порядка в своем окружении может превратиться в такой же поглотитель времени, как и те поглотители, с которыми мы боремся в нашей жизни.

На самом деле, если у вас есть и время, и желание, вы можете навести порядок в своем окружении и за один раз. Но я не рекомендовал бы Вам поступать таким образом. Это может повлиять на Вашу мотивацию.

Давайте теперь посмотрим, как же нам переделать все эти дела, настолько просто и легко, насколько это вообще возможно.

Начинаем с рабочего стола

На данном этапе сконцентрируйтесь только на поверхности Вашего рабочего стола. Перебрать содержимое выдвижных ящиков (если таковые имеются) вы сможете в следующий раз.

Во-первых, быстро оцените - что у вас лежит на поверхности стола?

» Бумаги, папки, журналы, письма?

» Компьютер, принтер, телефон, мобильный телефон, гарнитура, наушник, степлер, лоток для файлов и бумаг?

» Наклеенные цветные бумажки post-it.

» Кружка с кофе, бутерброд, бутылка воды?

» Фотографии, сувениры, брелоки, таблички?

» Что еще?

» Немного мусора и действительно не нужных предметов?

Теперь составьте очень короткий список в уме: что на Вашем столе Вам абсолютно необходимо для выполнения работы? Выберите только 5 позиций (если у Вас особый случай, можно и больше). Возможно, вы получите список похожий на такой:

» компьютер,

» телефон,

» бутылка воды,

» фотография любимой,

» лоток для входящих.

Ваш лист может отличаться, как значительно, так и не очень.

Следующим шагом будет - убрать со стола все, кроме того, что вы перечислили в списке. Уберите все на пол. Протрите свой стол влажной губкой или тряпкой, и вы получите чистый стол. Расставьте на его поверхности те немногие предметы, что вы выбрали. Расставьте их красиво.

Разве не здорово получилось?

Если у вас осталось еще время, можете его использовать для того чтобы разобраться с оставшимися вещами на полу. Если времени не осталось – соберите их в стопку и поставьте их куда-нибудь, где они не будут Вам мешать. Разберетесь с ними, когда у вас будет следующие 10-15 минут для наведения порядка.

Вот как с ними следует поступать: берете верхний предмет из стопки и задаете простой вопрос:вам этот предмет необходим, или вы можете от него избавиться, или отдать кому-нибудь? Если он вам необходим, тогда найдите ему место, но не на столе, а, как вариант, в ящике стола. И держите его там все время, пока им не пользуетесь.

Если он вам не нужен (действительно не нужен, как, например, прочитанная книга) – отдайте его кому-нибудь, или просто выбросьте его.

Обработайте таким образом все предметы из стопки. Эта операция должна занять у вас не более 10-15 минут времени. Если у вас есть куча файлов с бумагами и документами, нуждающиеся в сортировке и обработке, отложите их – займетесь ими попозже. Положите их в ящик для-документов-нуждающихся-в-обработке , и обработайте их, когда у вас будет следующие 10-15 минут времени для наведения порядка.

После такой работы у вас на столе остались только те предметы, которые

Вам действительно необходимы для Вашей работы. Если вы не пользуетесь степлером – уберите его со стола. Если вы не работаете с каким-то документом в текущий момент – уберите его в надлежащее место. Вы можете завести себе специальную папку под названием «Рабочая папка» и положить туда документы, которые вам могут понадобиться в ближайшее время, или вы с ними планируете поработать, но эта папка должна лежать в ящике, подальше от ваших глаз.

Отключите все уведомления

Это самый простой шаг и должен занять у вас всего несколько минут.

Вы просто отключаете все уведомления, которые могут вас потревожить во время работы.

Электронная почта: зайдите в настройки почтового клиента и отключите уведомления о новых письмах и событиях. Если у вас стоит отдельная программа для уведомлений о событиях в сети – также отключите ее.

Мгновенные сообщения: ситуация аналогична почтовым программам – отключите все уведомления. Запускайте эти программы только тогда, когда вы намереваетесь пообщаться и располагаете временем для этого занятия.

Когда решите сконцентрироваться – отключайте эти программы, чтобы уведомления не отвлекали и не прерывали вас от работы и решения задач.

Календарь : я бы рекомендовал вам отключить уведомления календаря о событиях так, чтобы остались уведомления только о тех событиях, которые вы никак не можете пропустить и должны о них помнить.

Если есть действительно какое-то важное событие – вы, вероятнее всего, все равно о нем не забудете, хотя всякое бывает.

Социальные сети и их клиенты: если у вас есть программы, которые уведомляют вас о событиях в социальных сетях – отключите их. Причины те же, что и у вышеперечисленных программ.

Мобильные устройства: отключите мобильные телефоны и устройства, если это возможно, когда вы планируете сконцентрироваться на какой-то задаче. В крайнем случае, отключите уведомления в приложениях мобильных устройств (см. электронная почта, социальные сети, мгновенные сообщения).

Телефон : отключите его или переведите в режим «не беспокоить» (или как он еще называется), когда вы концентрируетесь.

Возможно, у вас есть еще какие-то уведомления, которые не попали в список рекомендаций. Когда они всплывают или начинают создавать шум и помехи, отвлекающие вас от работы – изыщите способ отключить и их. Вот теперь вы можете поработать в более спокойной обстановке.

Найдите спокойную музыку и наушники

Не тратьте слишком много времени на решение данной задачи.

Особенно в том случае, если у вас есть под рукой диск с такой музыкой, или музыка уже находится на компьютере. Не надо тратить много времени в Интернете, выискивая и закачивая самые расслабляющие мелодии. Можно просто включить онлайн радиостанцию (как это делает Ваш покорный слуга, слушая Relax-fm во время правки текста).

Умиротворяющая музыка хороша тем, что она создает у вас правильное настроение, способствующее хорошей концентрации, и при этом она здорово ограждает вас от окружающего Вас шума и звуков.

Я бы также рекомендовал вам использовать наушники – неважно какие – главное чтобы они защищали вас от внешних раздражителей. Это также спасет вас от ваших коллег по офису (или ко-воркеров) – они менее охотно будут отвлекать вас, если вы будете сидеть в наушниках.

"Очистите" рабочий стол на компьютере

Чистота актуальна не только для вашего рабочего стола, но также актуальна и для компьютерного рабочего стола. Иконки и ярлычки, заполнившие собой все рабочее пространство – так же отвлекают и раздражают Вас и Ваше внимание, тем самым ослабляя Ваш уровень концентрации. Чистый рабочий стол лучше способствует концентрации и спокойной работе над актуальными задачами.

Как этого достигнуть?

Очень просто. Даже проще, чем Вы думаете:

1. Установите специальные программы-лаунчеры. Хотя бы одну.

Пользователи Mac могут попробовать программу "Launchbar" или "Quicksilver". Пользователи Windows могут попробовать "Launchy" или "AutoHotKey" (для продвинутых пользователей). Настроив однажды эти программы и привыкнув к их использованию, вы сможете быстро и эффективно работать с приложениями при помощи горячих клавиш и их сочетаний. Программы работают сходным образом – вызывается окно программы заранее определенной комбинацией клавиш и, далее, вы пишите название нужного вам приложения. Имена, как правило, исправляются, если вы ошиблись или опечатались. После этого Вы нажимаете клавишу «Ввод» и нужная Вам программа запускается. Работа в таком режиме значительно быстрее и эффективнее, нежели работа при помощи мышки. Особенно эффективная такая работа в том случае, если ваш рабочий стол буквально завален иконками, ярлычками и файлами. Автор достаточно успешно использует программу Find and Run Robo aka FARR. Программа тонко настраивается и достаточно просто управляется с программами и документами. Бесплатна.

2. Удалите ярлыки всех приложений и документов с вашего рабочего стола. Многие пользователи имеют огромное количество ярлыков от практически всех приложений на компьютере. Некоторые умудряются дополнить все это ярлыками документов и ссылками на сайты и ресурсы сети Интернет. Возможно, на вашем рабочем столе находятся ярлыки от наиболее часто используемых Вами программ. Удалите их все – они вам больше не нужны, ведь вы уже поставили программу-лаунчер. Поставили ведь?

3. Переложите все свои папки, документы и файлы в папку «Мои документы». Не беспокойтесь о том, что документы перемешаются и их нужно будет снова сортировать – программа лаунчер найдет нужный документ или программу значительно быстрее. В крайнем случае используйте функцию поиска для того чтобы найти интересующий Вас документ. Ко всему прочему, многие современные программы сами отслеживают положение документов и файлов в системе.

4. Уберите с Вашего рабочего стола все, что вы еще не убрали, согласно предыдущим пунктам. На персональных компьютерах под управлением Windows – зайдите в свойства рабочего стола и в разделе «Вид» - и отключите пункт «Отображать иконки рабочего стола». На персональных компьютерах под управлением Мас – в приложении Finder зайдите в File – Preferences, в разделе General отключите все элементы «Show these item on the Desktop». После этого вы получаете абсолютно чистый рабочий стол, свободный от ярлыков и иконок и прочего, что может Вас отвлечь или привлечь Ваше внимание. Разве это не прекрасно?

Убираемся на полу

Если пол вокруг вас и возле вашего рабочего пространства далек от идеального по критериям чистоты и порядка (упорядоченности), то приведение его в порядок может занять некоторое время. В этом случае имеет смысл разбить наведение порядка на несколько этапов. Нет необходимости все делать за один раз. Некоторые люди хранят на полу вокруг себя большие стопки бумаг и документов. Если вы являетесь таковым человеком, то спокойно приступайте к разгребанию завалов – по одному документу/папке с документами за один подход. Берете с верха стопки один документ/папку с документами и задаете простой вопрос: "этот документ/папка с документами нужен/а вам"? Если нужен/а – положите его/ее в соответствующую папку или место. Если не нужен – уничтожьте его или выбросьте, или верните это тому, кому это документ принадлежит (если это не ваши документы и у них имеется владелец).

Что еще есть на полу около Вас (в Вашей зоне ответственности, на Вашей территории)?

Берите первое, что попалось под руку и быстро принимайте решение: вам это абсолютно не нужно? Если так – избавьтесь от этого незамедлительно! Если необходимо – определите для этого место в ящике стола или шкафа, подальше от ваших глаз и подальше от пола. Это означает одно – из ящиков выбрасываем все ненужные вещи и кладем на освободившееся место нужные вещи.

Еще раз обращаю внимание, что наведение порядка может занять достаточно много времени, поэтому разбивайте это занятие на последовательность этапов.

Очищаем стены вокруг вас

Многие вешают на стенах около себя календари, различные картинки, напоминания, мотивирующие картинки, записки, планы и многое другое в таком же духе. Все, что здесь перечислено (и аналогичные вещи, не перечисленные здесь), является визуальным раздражителем и затрудняет своим присутствием Вашу концентрацию.

Очистка Ваших стен от всех подобных раздражителей, кроме, возможно, красивой картинки или предмета искусства, будет хорошей идеей создания окружения, позитивно влияющего на Вашу способность к концентрации.

Если вы выполнили все предыдущие шаги, то этот шаг будет для вас простым и очевидным. Уберите со стен все, кроме нескольких красивых картинок или фотографий. Избавьтесь от вещей, которые вам не нужны, либо найдите для них отдельное место, куда вы их сложите, подальше от ваших глаз.