4: Как жить за пределами своего ящика «Входящие»

«Вопрос не состоит в том, чтобы занять себя работой, как муравьи.

Вопрос в том, чем мы заняты?»

- Генри Давид Торо

Многие из нас делают это – многие из нас живут таким образом, что их ящики электронной почты открыты большую часть дня, и большая часть нашей работы проходит в этих ящиках. Почтовые ящики стали местом, где мы живем, общаемся, отслеживаем свои задачи, выполняем свою текущую работу, организовываем себя, планируем свою деятельность. К сожалению, это не лучший способ, чтобы жить и работать. Нас постоянно прерывают запросы других людей в виде поступающих новых сообщений. Таким образом, мы отдаем себя на милость других.

Вот на экране монитора появилось уведомление от почтовой программы и мы должны бросить все, приостановить выполнение своих текущих задач, чтобы проверить почтовый ящик, и, возможно, ответить или предпринять какие-то действия. Даже если мы не будем сразу же отвечать, мы все равно прерываем свои дела, чтобы уделить часть внимания почтовому ящику.

Это то, что является противоположностью концентрации на одной задаче. И ничто не сможет более наглядно продемонстрировать необходимость в концентрации на задачах. Конечно, вы всегда находитесь на связи или в пределах досягаемости, всегда в курсе всех последних событий, всегда на вершине и впереди планеты всей. Вы всегда "в теме" и "в тренде". Но при этом вы не сконцентрированы на чем-то существенном и вы атакованы со всех направлений потоками сообщений (электронные письма, сообщения социальных сетей, мгновенные сообщения и иные каналы информации). Также невозможно точно расставить приоритеты, когда вы практически тонете в море входящих сообщений – каждое новое сообщение автоматически становится важным и срочным, и это обстоятельство делает практически невозможным осознанный выбор важных задач среди всего многообразия задач вообще.

Вот несколько рекомендаций, как быть в такой ситуации:

1. Извлеките свой список задач из вашего электронного почтового ящика.

Список задач, формируемый из входящих писем - не самое подходящее решение. Не подходящее оно потому, что сложно в таком списке распределить приоритеты для задач. Электронные письма практически невозможно переименовать таким образом, чтобы они отражали суть задачи. Как правило, в одном электронном письме может содержаться более чем одна задача. И вдобавок, регулярно приходят новые электронные письма. Вместо этого, создайте простой список задач после того, как вы обработаете пришедшие на данный момент письма в вашем ящике. Просто выпишите все действия по всем письмам, пришедшим на момент проверки почты. Простой блокнот или простые карточки работают так же прекрасно, как простая программа, такая как «Taskpaper» или «Things». Или простой текстовый файл в программе «Блокнот» или аналогичном элементарном текстовом редакторе. И если при всем при этом вы настроите специальное сочетание клавиш, по которому будет вызываться программа со списком дел, то создание такого списка при обработке писем будет занимать минимальное время.

2. Обрабатывайте почту в заранее отведенное для этого время. Путем экспериментов, вам необходимо подобрать для себя наиболее удобный график работы, который будет вам подходить. При этом постарайтесь придерживаться этого графика, и не проверять свой почтовый ящик постоянно. В качестве примера, как это может быть организовано: проверяйте свою почту один раз в течение 5 минут в конце каждого часа, или 2 раза в день (скажем, в 9:00 утра, и 15:00 дня), или один раз в день в 10:00 утра, или 2 раза в неделю. Обращаю ваше внимание, что это только примеры и ваши реальные потребности и задачи продиктуют вам оптимальный график работы с почтой. Но при всем при этом, я бы настаивал на сокращении числа проверок почты, и проверять ее реже, чем вам кажется это необходимым.

3. Выполняйте свою работу с закрытым почтовым ящиком. Держите ящик закрытым, только если сейчас не время очередной запланированной проверки электронной почты. Этот принцип также распространяется и на другие формы общения, такие как социальные сети, форумы, мгновенные сообщения и т.д. Сюда же следует занести и компьютерные игры, и прочие отвлечения. Отбросьте все, принимаясь за работу или решение задачи. В конце концов, закройте браузер или, по крайней мере, закройте те вкладки браузера, которые не имеют отношения к решаемой в настоящий момент задаче. И в такой обстановке приступайте к работе в режиме высокой концентрации на задаче. И постарайтесь поработать над задачей в течение, хотя бы, этого короткого промежутка времени.

4. Мудро выбирайте свои задачи. Как только вы выбрались из своего почтового ящика - у вас появилась возможность расставить приоритеты для задач. Вы можете принять решение о важности одной задачи по отношению к другой, потому что вы теперь не находитесь под управлением запросов от других людей. Как вам лучшим образом распорядиться своим временим?

Решение каких задач окажет на вашу жизнь и работу большее влияние помимо тех, что кажутся важными и срочными прямо сейчас?

5: Значение отвлечений

«Не стоит недооценивать значение Ничегонеделания или просто прогулки в одиночестве,

слушая все те вещи, которые вы не можете слышать и беспокоиться о них»

- А.А. Милн

Пока вы читаете эту книгу, у вас может сложиться впечатление, что разрушители внимания и отвлечения – это зло, и мы должны стараться сохранять высокий уровень концентрации все время. Практически все время.

Тем не менее, замечу, что разрушение внимания – это естественно, это весело и интересно. Это ценно само по себе.

Разрушитель внимания во многих ситуациях – враг концентрации. А если мы желаем завершить все намеченные дела и задачи, мы просто обязаны освоить методы перехода в состояния повышенной концентрации, хотя бы в течение непродолжительного временного отрезка. Это вовсе не означает, что мы должны изгонять все отвлечения в течение всего дня. Все, что нам необходимо – это баланс между концентрацией, ее степенью и интервалами расслабленности и отвлечения.

Отвлечения важны по ряду причин:

● Нашему разуму периодически необходим перерыв – передышка. Это вынужденная мера, так как постоянное нахождение в состоянии высокого уровня концентрации в течение длительного периода времени создает предпосылки для стресса. А это плохо. Альтернативой периодам напряжения являются периоды расслабления.

● Разрушение внимания может помочь отвлечься нашему сознанию от тревожащих его проблем, и зачастую может перенести процесс решения проблемы в подсознание – для ее решения в фоновом режиме.

● Отвлечение от текущей задачи может принести нам порцию свежего вдохновения – через чтение к нам могут придти новые идеи или мы можем обрести мотивацию.

● В конце концов, отвлекаться - весело. И в этом веселье мы обретаем те вещи, которые действительно любим. Позвольте себе быть открытым для новых путей.

● Отвлечения могут привести вас в состояние более высокого уровня концентрации. Это может происходить сразу же, как только мы возвращаемся в это состояние (состояние концентрации).

Итак, как же мы можем включать здоровые отвлечения, но при этом иметь возможность переходить в состояние необходимого уровня концентрации?

Секрет заключается в балансе: сознательный, целенаправленный баланс.

Существует бесконечное множество путей отыскать этот самый баланс.

Ключ заключается в том, чтобы думать о том, на чем вам необходимо сконцентрироваться в часы, когда ваша способность концентрироваться находится на пике, и пробовать различные схемы и варианты, которые вам наиболее подходят.

Вот некоторые соображения на эту тему:

● Блокируйте несколько часов в день (или разбивайте день на 2-3 части) для концентрации. Позволяйте себе работать с электронной почтой и иное общение в течение оставшихся частей дня.

● Работайте интервалами. Концентрация в течение 10-15 минут, далее 2-5 минут перерыва, и снова – Работа-перерыв и т.д.

● Пробуйте сплиты 40-20 каждый час: 40 минут концентрации и работы, 20 минут – перерыва и отвлечений.

● Отключайтесь на бОльшую часть вашего дня, и определите небольшие периоды, в течение которых вы можете отвлекаться/развлекаться/отдыхать.

Снова обращаю ваше внимание на то, что это только идеи. Вы сами должны найти то, что для вас больше подходит и дает на выходе бОльший результат. Все это сугубо индивидуально.

6: почему попытка уйти может оказаться столь трудной

Отказ от отвлечений и информационной зависимости может показаться привлекательной и легкой задачей, словно это небольшая прогулка возле дома. На самом деле, это не так легко. Проще сказать об этом вслух, чем сделать это самому – воплотить в это жизнь.

Это похоже на расставание с любимыми вещами, к которым мы давно привыкли и не готовы вот так просто расстаться и отпустить их. Мы, зачастую, имеем эмоциональные привязанности к нашим старым вещам. Мы беспокоимся, что эти вещи вскоре могут нам понадобиться. Мы, в этом случае, не будем чувствовать себя защищенными без этих вещей.

Ликвидация беспорядка не всегда проходит легко, как раз из-за этих эмоциональных привязанностей.

От отвлечений и информации отказаться так же сложно, как от старых вещей и привязанностей. Бывает так, что мы уже собираемся отправиться в путь и изменить ситуацию в лучшую сторону, но как только колеса касаются дороги, мы останавливаемся. Нас постоянно тянет назад и влечет за собой старое. Мы спотыкаемся, падаем и терпим неудачу в очередной попытке избавиться от наших привычек и привязанностей.

Почему так происходит? И как нам с этим совладать и преодолеть эти трудности?

Предлагаю взглянуть на самые большие трудности пути перемен и на некоторые идеи как эти трудности преодолеть.

1. Зависимость от информации и привычек сродни наркотической.

Информация, новости и прочие развлечения становятся наркотиком.

Собственно механизмы этого процесса мы рассматривали в предыдущих главах. А борьба с зависимостями – одна из самых сложных. Даже если у нас есть сильная мотивация побороть такую зависимость, привязанность, которую мы испытываем, может быть сильнее всех рационализаций, которые мы применяем по отношению к самому(-ой) себе. Как же мы можем преодолеть эту привязанность? Мы уже обсуждали эту тему, но в жизни мы должны бороться с этой зависимостью индивидуально (не с целой кучей зависимостей одновременно, за один раз). Определите и зафиксируйте для себя, какие триггеры запускают эту зависимость (когда мы действуем на автомате или ощущаем притяжение). Начните обращать внимание, когда этот триггер срабатывает и включает (активирует) нашу привязанность.

Помните - все привязанности носят временный характер. Если вы знаете об этом и ощущаете эту привязанность, вы можете кататься на ней как на волне – она будет нарастать и становиться все сильнее, а затем пойти на спад и совсем уйти. Сделайте несколько глубоких вдохов-выдохов и замените одну привычку другой привычкой – новой привычкой – например, отжиманиями, прогулкой или поиском тихого места для размышлений. Если новая привычка вам понравится и полностью вас устроит, то замещение старой привычки новой пройдет с легкостью. Оседлайте свои привязанности, и вы их победите одну за другой. Но по одной привязанности за один раз. В итоге, все ваши привязанности, от которых вы пожелали избавиться, уйдут, и вы обретете новые привычки, которые в большей степени будут способствовать улучшению общего качества вашей концентрации.

2. Заполнение эмоциональной пустоты. В некотором смысле, каждое отвлечение реализует какую-то вашу потребность. У каждого отвлечения есть своя причина. И, как правило, эта причина лежит внутри вас. Новое электронное письмо доставляет вам удовольствие - подтверждение того, что вы важны и кому-то нужны в этом большом Мире. Точно такое же удовольствие вам доставляют новые ответы в социальных сетях, форумах, смс-сообщения и телефонные звонки. Отвлечения на развлечения необходимы нам, чтобы избегать скуки или отдохнуть от работы, которая иногда заражает наш разум и очень глубоко проникает в него. Есть еще масса таких похожих потребностей, которые заполняются этими отвлечениями. Ключ ко всему заключается в том, что каждую потребность необходимо рассмотреть отдельно. Тут уместно упомянуть о старом добром принципе: "Разделяй и властвуй".

Что происходит с нами, когда мы пытаемся полностью избавиться от отвлечения - привычки или зависимости? Мы начинаем ощущать пустоту на том месте, где это отвлечение существовало. Это приводит к тому, что мы начинаем искать, чем эту пустоту заполнить. Если вы испытывали чувство удовлетворения или своей важности с получением нового электронного письма, иного уведомления или сообщения… то в этом случае важно быть честным с самим собой. Почему эти прерывания, уведомления заставляют вас чувствовать себя хорошо? Есть иной, альтернативный способ испытать эти чувства? Может быть лучше получить признание окружающих за те достижения, дела и творчество, которые вы смогли совершить в результате обретения концентрации?

Если вы просто пытаетесь побороть скуку, то, может быть, в таком случае лучшим решением для вас будет найти занятие, воодушевляющее вас или просто приносящее удовольствие. Некоторым людям нет необходимости играть в пасьянс или в онлайн-ферму, чтобы побороть скуку.

У них есть страстные увлечения, которым уделяется любая свободная минута времени.

В любом случае, независимо от ваших эмоциональных потребностей, необходимо быть честным с самим собой, необходимо осознавать свои потребности и искать альтернативные способы замещения образовавшихся пустот в случае замены зависимостей и привычек.

3. Страхи. Ранее мы обсуждали, что часто мы испытываем потребность быть на «острие атаки», непрерывно проверяя новости, электронную почту и прочие сервисы, стараясь постоянно быть в гуще событий. Мы боимся оказаться вне зоны доступа и остаться без доступа к свежей информации – в информационном вакууме.

Один из способов преодолеть эти страхи – стать к страху лицом к лицу и противопоставить ему конкретные факты. Страхи обладают наибольшей силой, когда мы не сопротивляемся им. Когда мы позволяем спрятаться им в темноте и осуществлять свое тихое влияние на наши жизни. Таким образом, единственный ключ к победе над страхами – встретиться с ними лицом к лицу - осветить тот темный угол, в котором притаился страх. Будьте честны перед самим собой – чего вы боитесь на самом деле?

Пролейте свет реальных фактов на ваши страхи и на темные углы, в которых Ваши страхи притаились – осветите весь тот вред, который произвели страхи своим влиянием на вас. Попробуйте провести короткий тест – в течение часа, дня, нескольких дней, недели – и посмотрите на результаты, которые обязательно проявятся. В большинстве случаев реального вреда будет меньше, чем того вреда, который влекут за собой ваши страхи. Например, попробуйте провести один день без электронной почты. А потом посмотрите – пропустили ли вы что-то очень важное? С получением реальных результатов, вы постепенно осознаете всю необоснованность ваших страхов (думаю, что в большинстве случаев точно осознаете всю необоснованность).

Дополнительную информацию о борьбе со страхами обсудим позже в главе философа Гейла Бриннера .

4. Желания, страсти и пристрастия. Зачастую у нас возникают сложности в борьбе с зависимостями. Происходит это, потому что они напрямую связаны с нашими желаниями – желанием быть успешным в чем-то. Или желание выглядеть лучше, чем есть на самом деле. Или желание построить богатство.

Если у нас, в качестве примеров, есть желание стать успешным блоггером или интернет-маркетологом, мы могли бы попытаться связаться с таким большим числом блоггеров или читателей, насколько это возможно, и попытаться привлечь как можно больше последователей из социальных сетей для нашего блога… Все эти действия потребуют огромного количества электронных писем, сообщений в социальных сетях, комментариев, и времени в целом.

Если таких желаний у вас нет, то и нет необходимости проводить столько времени в социальных сетях и в Сети в целом. Я не могу сказать ничего о ваших желаниях на этот счет, но важно быть честным в первую очередь пред самим собой о ваших желаниях, об их последствиях, и о том моменте, когда ваши желания порождают зависимости, которые мы рассмотрели ранее. Так следует подумать о том – является ли ваша текущая жизнь такой, какой вы ее себе представляли? Это та жизнь, о которой вы мечтали? Если у вас все в порядке с вашими желаниями и их последствиями, то, по крайней мере, вы осведомлены о том, что есть негативные тенденции и не очень хорошие направленности.

Если вы хотите избавиться от ненужного желания – знайте, это не так просто сделать, но сделать это возможно. Я бы порекомендовал сначала подумать о причинах, по которым вы хотите отбросить это желание – о негативных последствиях этого желания. Далее следует иметь в виду, что одно и то же делание может проявлять себя в разное время и в разных формах в течение дня или какого-то отрезка времени. Это так же как с привязанностями – желания приходят и уходят, и несколько глубоких вдохов и выдохов помогут вам преодолеть сопротивление желанию. В конце концов, со временем, вы поймете, что это желание вам не нужно и вам с ним не по пути.