2: Однозадачная продуктивность

"Сконцентрируйте все свои мысли на работе, что выполняете.

Солнечные лучи не воспламенят бумагу до тех пор, пока они не сфокусированы"

- Александр Грэм Белл

Многие из нас выросли в мире многозадачности, где вы не можете говорить о том, что вы продуктивны, если вы не можете решать одновременно много задач. Мы учились подбрасывать в воздух сразу несколько шаров, жонглируя ими - пока мы что-то пишем на компьютере, мы одновременно с этим разговариваем по телефону, записываем что-то в блокнот или специальную форму, или мы просматриваем документы, иногда даже участвуя в очередном совещании. Это и есть современный продуктивный работник, эффективный исполнитель.

Как только в нашу жизнь пришли электронная почта, мгновенные сообщения, блоги, форумы, социальные сети и весь остальной Интернет, многозадачность пошла наперекосяк.

Теперь мы должны делать 10 вещей только на компьютере, и при этом пользоваться бумажными блокнотами и документами, телефоном, параллельными совещаниями и текстовыми сообщениями мобильного устройства. Многозадачность стала не характеристикой продуктивности - она стала стилем жизни.

Такой образ жизни далек от нормального и его эффективность сомнительна. Попробую объяснить почему:

» Многозадачность менее эффективна, потому что вам приходится постоянно "переключать коробку передач" при смене задачи, и при возврате к предыдущей задаче.

» Многозадачность более сложна и чаще приводит к стрессам и ошибкам в работе.

» Многозадачность может быть похожа на сумасшествие в этом, и так уже хаотическом мире, и нам необходимо найти оазис здравомыслия в царстве террора и ужаса. Уголок романтики в шумном городе.

» На самом деле наш мозг может углубленно работать только с одной задачей. И мы своим переключением с одной задачи на другую программируем свой мозг на работу, при которой задаче не уделяется должного внимания. Вот почему так сложно заново научиться концентрироваться на одной задаче за один раз.

Упражнение

В качестве примера предлагаю Вам пройти простой и короткий тест, по результатам которого Вы сможете оценить вредность мифа о полезности и эффективности многозадачности.

Для этого Вам потребуется секундомер, лист бумаги и немного времени (не более 5 минут).

1. Нарисуйте простую табличку, что приведена ниже.

После старта секундомера (лучше кого-нибудь попросить вам помочь для чистоты эксперимента) скопируйте печатными буквами фразу

«Многозадачность хуже чем ложь » в первую строчку.

Как только завершите копирование фразы, скопируйте цифровой ряд от 1 до 29 во вторую строчку.

У Вас должно получиться следующее:

М: Многозадачность хуже чем ложь

1:1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

Запомните время, которое Вам потребовалось на выполнение этого задания.

2. Снова нарисуйте табличку.

Снова засеките время и начните копировать печатными буквами фразу

«Многозадачность хуже, чем ложь ». Но теперь вы копируете ее таким образом, после каждой буквы фразы Вы копируете 1 цифру из нижнего ряда.

То есть, работаете таким образом: М -> 1, н ->2 … ь ->29.

Запомните время, которое Вам потребовалось для выполнения этого задания.

Сравните полученные результаты и сделайте выводы.

М

1

Однозадачная жизнь

Попробуйте ненадолго представить себе, какой была бы ваша жизнь в однозадачном режиме. Представьте себе пробуждение и выход на пробежку, как если бы эта пробежка была бы всем, что вам нужно делать. В вашей голове нет ничего кроме бега, и вы бежите на наивысшем пределе своих возможностей. После пробежки вы приступаете к завтраку, и во время еды наслаждаетесь каждым кусочком свежей пищи и завтраком в целом, состоящим из свежих продуктов. Далее вы читаете захватывающий роман, таким образом, как будто это единственное занятие, которое вы можете выполнять. Вы выполняете свою работу - одна задача за один раз, и при этом каждая задача выполняется в режиме полной концентрации и погружения в нее. Вы проводите время с любимыми, как будто в мире больше ничего и никого не существует.

Все это можно обобщить одной фразой, написанной Чарльзом Диккенсом: «Он выполнял каждую мельчайшую задачу так, как будто это было его единственное занятие в жизни". Это жизнь, которая полностью протекает в настоящем моменте с посвящением себя действию, лучшему действию, которое вы можете совершить - не зависимо от того, работаете ли вы над сложным проектом, или завариваете чашку зеленого чая.

Если вы начнете жить по этим принципам, это может привести к огромным эффектам:

» Ваша работа и деятельность станут более сфокусированными.

» Вы станете более эффективным в своей работе.

» Вы станете лучшим во всем, что вы будете делать.

» Ваше время на самостоятельную работу станет более эффективным.

» Время, проводимое вами с вашими близкими станет более значимым.

» Ваше чтение станет более глубоким и захватывающим.

» Вы будете уделять времени задачам ровно столько, сколько сочтете нужным.

Как жить в однозадачном режиме

Все это, конечно же, звучит интересно и привлекательно, но как это все воплотить и встроить в реальную жизнь? Все это так же легко реализовать, как сказать, что вы собираетесь так жить, или это не возможно? Ответ где-то посередине и, конечно же, воплощение этих принципов в жизнь требует практики.

Вот, что бы я вам рекомендовал для достижения успеха на этом пути:

1. Станьте осознанным. Когда вы приступаете к выполнению какого-то действия, начните его выполнять осознанно. Полностью отдавайте себе отчет в этом действии. Если вы начали что-то делать - делайте это на самом деле, отдаваясь действию, полностью присутствуя в нем, растворяясь в нем. Уделять внимание действию - это первый важный шаг.

2. Уберите все раздражители и отвлечения. Если вы собираетесь почитать, уберите все, что может вас отвлечь, таким образом, чтобы остались только вы и книга. Если вы собираетесь написать письмо - закройте все программы и вкладки браузера, кроме почтовой, и пишите письмо. Если вы собираетесь работать над какой-то задачей - работайте над этой задачей, и не забудьте при этом отключить телефон. Если вы обираетесь поесть, отложите все, выключите компьютер, выключите телевизор и кушайте в тишине.

3. Выбирайте разумно. Не кидайтесь выполнять что-то сразу же. Сначала подумайте – «Я действительно хочу смотреть телевизор?» Вы действительно желаете написать это письмо именно сейчас? Нет ли более важной задачи, которую вы можете сейчас выполнить?

4. Вливайтесь полностью в задачу. Если вы собираетесь приготовить чашку чая, сделайте это с полной концентрацией и полной самоотдачей. Вложите в это действие все лучшее, что есть в вас. Если вы участвуете в разговоре - слушайте по настоящему, присутствуйте в разговоре. Если вы застилаете кровать - делайте это с максимальным вниманием, с приложением ваших лучших качеств и навыков.

5. Практикуйтесь. Это не есть что-то, что вы сможете с легкостью освоить за одну ночь. Вы можете начать сейчас, но это не означает, что у вас все получится лучшим образом с первого раза. Продолжайте делать. Не отступайте. Практикуйтесь ежедневно, день за днем. Ничего кроме практики.

Однозадачная продуктивность

Советы, предложенные выше можно использовать как на работе, так и для вашей жизни в целом.

А вот еще ряд рекомендаций и советов, касающихся увеличению продуктивности на работе:

1. Берите на день небольшое количество задач. Вы можете иметь очень длинный список дел и задач, которые необходимо решить именно за сегодняшний день. Из этого списка выберите всего лишь 1-3 задачи на день, которые вы действительно желаете завершить. Занесите эти задачи в отдельный список, и назовите его Списком Самых Важных Дел (ССВД). Это должны быть самые важные задачи, которые имеют действительно высокий уровень важности в вашей жизни (эти задачи смогут оказать максимальное влияние на Вашу жизнь в будущем).

2. Ни делайте ничего до тех пор, пока не выполните первую задачу из вашего

ССВД. Не проверяйте электронную почту, сообщения соц. сетей, блогов, форумов, сайтов новостей. Начните свой день после того, как вы составите свой короткий список, с работы над первой задачей из него.

3. Уберите все разрушители внимания. Отключите телефоны, закройте браузер, если это возможно, закройте программы мгновенных сообщений, или вообще отключите себя от Интернета, если он вам не требуется для решения задачи.

4. Одна задача за один раз. Сохраняйте вещи простыми, сфокусированными и эффективными, благодаря однозадачности. Концентрируйтесь на одной задаче до тех пор, пока она не будет решена. Далее переключайтесь на следующую задачу в списке.

5. Если вы чувствуете, что вам срочно необходимо проверить почту или переключиться на другую задачу - остановитесь. Сделайте несколько глубоких вдохов. Перефокусируйтесь. Вернитесь к текущей задаче.

6. Продолжайте двигаться по ССВД до тех пор, пока вы не завершите все задачи в нем. После этого можете проверить электронную почту, поработать с документами, выполнить рутинные задачи и т.д. Если у вас осталось еще время, можете использовать его для составления еще одного ССВД.

7. Если во время работы вам поступают посторонние, не относящиеся к текущим задачам сообщения, идеи, мысли и т.д. запишите их на листке бумаги или в блокнот. Эти записи для дел или вещей, которые необходимо посмотреть позже. Или просто идеи. Сделайте короткую запись или пометку и возвращайтесь к своему ССВД. Таким образом, вы не будете сильно отвлекаться, но также и не забудете те вещи, которые вам, возможно, потребуется вспомнить позже.

8. Выполняйте глубокие вдохи и выдохи, растяжки, совершайте перерывы в работе сейчас и позже. Наслаждайтесь жизнью. Выйдите на улицу и насладитесь природой. Держите себя в норме.

Держите под рукой короткий список дел, убирайте разрушителей внимания, делайте одно дело за один раз, пока оно не будет завершено. Это и есть сущность однозадачности и продуктивности.

О работе в режиме нескольких проектов

Есть различие между работой в многозадачном режиме и работой над несколькими проектами, которое хотелось бы затронуть. Выполнение нескольких задач одновременно менее эффективно, чем работа над одной задачей за один раз. Но работа над несколькими проектами одновременно, иногда, более эффективна, чем работа только над одним проектом за один раз.

Иногда просто необходимо работать над несколькими проектами -

даже если вы полностью поглощены своей работой и контролируетесь ей же, что для многих людей не правда. Если вы работаете над одним проектом за один раз, то часто вы простаиваете, потому что ожидаете, пока кто-то выполнит свою часть работы/проекта или отдельную задачу, или пришлет вам необходимую информацию для продолжения работы. И что происходит потом? Или что происходит, если вы принимаете участие в проекте и ожидаете, пока кто-то завершит свою часть проекта. Что вы делаете, пока ожидаете? В таких ситуациях вы просто впустую тратите свое время, если вы просто ожидаете своей очереди и не работаете над чем-то еще.

Таким образом, мульти-проектный режим работы работает. Пока вы ожидаете чего-нибудь по одному проекту, вы можете легко переключиться на другой проект, или даже на третий. И все это время вы работаете над одной задачей за один раз до тех пор, пока эта задача не будет завершена.

Но имейте в виду, что одновременное участие в большом количестве проектов таит в себе опасность. Я бы рекомендовал вам брать как можно меньше проектов. Меньше настолько, насколько это возможно. Если вы можете работать над одним проектом таким образом, чтобы у вас не возникало простоев и ожиданий, работайте над одним проектом - это более эффективно, и вы сможете завершить ваши проекты намного быстрее. Но если у вас возникает ожидание чего-то по первому проекту - вы можете переключиться на второй проект. Но помните - старайтесь работать как можно меньше за один раз, насколько это вам удается.