9.Выставление счета

Когда заказ переведен в статус «вероятная отгрузка» или

«гарантированная отгрузка», появляется возможность распечатать счет на оплату или сохранить счет в электронном формате для последующей отправки клиенту по электронной почте. Чтобы распечатать счет, щелкните на кнопку (Рис.41.). Возможны два варианта распечатки:

• С подписями и печатью – для отправки клиенту по факсу

• Без подписей и печати – для оригинала счета

Рис.9.1. Распечатка счета

10. Проверка поступления оплаты

1. Просмотр платежей и отгрузок по конкретному заказу (заказам), определенного клиента доступен из формы заказа.

2.Проверить поступление оплаты (данный отчет не отразит заказы «гарантированная отгрузка», для которых продукция не была заказана) можно также с помощью системы «платежи» (кнопка

). Проверка платежей проводится каждый день, как правило, утром. Поиск (Рис. 42А.) можно осуществлять за период – как правило, один день. Или по ответственному SE (Рис.42Б). Кроме того, доступен поиск по клиенту, плательщику и номеру заказа.

Рис.10.1. Платежи за период

Рис.10.2. Поиск платежей среди клиентов, прикрепленных к инженеру SMC (SE)

3. Оплаченные заказы, продукция по которым не была заказана (в зоне ответственности филиала).

Для того чтобы проверить, поступила ли оплата от клиента по данному заказу, нужно выполнить поиск заказов (кнопка «поиск ^{заказов» ) с пометкой «оплаченные/не зарегистрированные»} (Рис.42.)

Рис.10.3. Оплаченные незарегистрированные заказы

Результатом поиска будет список заказов в состоянии «вероятная отгрузка», по которым поступила оплата, но не произведена закупка у поставщика. Заказы, за которые вы ответственны, нужно перевести в состояние «гарантированная отгрузка».

11. Перевод заказа в состояние «Гарантированная отгрузка»

При присвоении заказу покупателя типа «Гарантированная отгрузка» необходимо указывать соответствующее основание (Рис.11.1.)

Рис.11.1. Выбор основания для гарантированной отгрузки

Присвоение типа «Гарантированная отгрузка» является подтверждением того факта, что заказ будет отгружен покупателю в том виде (продукция и количество) который имел заказ на момент присвоения типа, внесение изменений в такой заказ крайне нежелательно. В случае, если окончательный перечень продукции и ее количество в заказе окончательно не согласованы, используйте типы «Черновик» и «Вероятная отгрузка»

Заказ с типом «Гарантированная отгрузка» блокируется для изменения списка продукции. В случае крайней необходимости можно получить доступ к изменению перечня продукции нажатием на кнопку

«Разблокировать» (Рис.11.2) на панели инструментов. Операции разблокирования заказа и внесения изменений протоколируются.

Рис.11.2. Доступ к изменению списка продукции

После выбора основания для отгрузки нажмите на кнопку

«Принять» и приступить к резервированию (или авторезервированию) продукции в L-Менеджере.

12. Направление в отгрузку

Направление в отгрузку выполняется только после того, как:

1. заказ был укомплектован хотя бы частично;

2. поступила оплата, или есть другие основания для отгрузки:

   • гарантийное письмо;

   • договор (обязательно наличие договора, подписанного с двух сторон);

   • платежное поручение заверенное банком или с печатью клиента;

   • предоплата 100%.

3. С клиентом согласовано время и объем отгрузки

Необходимо направить заказ в логистическую обработку для отгрузки. Для этого нужно зайти в окно заказа и щелкнуть по кнопке (Рис.12.1.)

Рис.12.1. Направление заказа в логистическую обработку

Доступны три варианта:

• Отгрузить – отгрузка продукции клиенту;

• Переместить – внутреннее перемещение, например, на испытания или для того, чтобы показать клиенту;

• Другое – все остальное, что не вписывается в рамки первых двух. (используется крайне редко)

Рассмотрим пример отгрузки товара по заказу №116254 (Рис.12.2.)

Рис.12.2. Карточка заказа

В окне заказа щелкните по кнопке (Рис.12.2.) и выберите пункт «отгрузить». В результате появится окно заявки на отгрузку (Рис.12.3.). В нем нужно обязательно указать:

• Основание для отгрузки (гарантийное письмо, договор, копия п/п, предоплата)

• Тип доставки (клиент до дверей, офис SMC, самовывоз, склад грузоперевозчика)

• Контактные лица и телефоны получателей (обязательно указывать контактные телефоны, т.к. большинство транспортных компаний не принимают груз к перевозке без указания контактных телефонов получателя груза)

• Комментарии для отгрузки (в это поле вы можете внести все необходимые дополнительные комментарии касающиеся данной отгрузки.)

• Адрес доставки – это адрес, на который будет осуществляться доставка продукции в городе назначения. Если вы укажете неправильный адрес (юридический адрес, адрес грузополучателя и пр.) груз не будет доставлен адресату. Данное поле обязательно к заполнению, если тип доставки выбран «клиент до дверей» или «офис SMC»

• Кто оплачивает доставку (Клиент или SMC)

Рис.12.3. Окно заявки на отгрузку

Примечание: Существует три типа адресов, которые у одного и того же контрагента (клиента) очень часто различны:

• 1. Юридический адрес (этот адрес попадает в поле покупатель (в сч-фактурах) и поле плательщик (в товарных накладных);

• 2. Адрес грузополучателя (этот адрес попадает в поле грузополучатель и его адрес (в сч-фактурах) и поле грузополучатель (в товарных накладных);

• 3. Адрес доставки (в документы не попадает).

Когда перечисленные поля будут выполнены, щелкните на кнопку

«отправить» в нижнем левом углу.

В случае невозможности отгрузить ту или иную позицию, система выдаст сообщение (Рис.12.4.) о некомплектности и предложит отгрузить артикул(ы) частично. Выбрав «Да» (Рис.12.4.), вы соглашаетесь с отгрузкой только того, что есть на складе (остальное может быть отгружено позднее, после поступления на склад при повторной заявке на отгрузку оставшейся продукции).

Система так же выдает другие подсказки (о наличии долгов у клиента, о недостаточной оплате счета, и пр.).