Настройка основного документа

1. Запустите приложение Word. По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

2. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние выберите команду Начать слияние и щелкните тип документа, который нужно создать.Можно создать:

• Комплект конвертов   Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным.

• Комплект наклеек с адресами  На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые уникальны.

• Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты   Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию.

• Каталог или папка  Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.

Подключение документа к источнику данных

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных. Если файла данных еще не существует, его можно создать в процессе слияния.

Выбор файла данных

На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команду Выбрать получателей. Вам потребуется либо создать новый список получателей, либо использовать уже существующий. Если список контактов представлен электронной таблицей Excel, базой данных Access или с другим типом файла данных щелкните параметр Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных. В случае другого типа файла данных выделите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных. Если этого файла нет в списке, выделите соответствующий тип файла или выберите пункт Все файлы в списке Тип файлов. Первая строка таблицы контактов должна содержать названия столбцов, а остальные — данные, которые должны быть включены в составной документ.

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, на вкладке Рассылки в группе Слияние выберите команду Изменить список.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)

После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа и добавлять текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.

 Примечание.    При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в двойные угловые скобки (« »). В составных документах эти скобки служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от нормального текста.

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.

Примечание. Нельзя вводить знаки поля слияния (« ») вручную. Необходимо использовать процедуру слияния.

Форматирование результатов слияния

Приложения для работы с базами данных и электронными таблицами, такие как Access и Excel, хранят в своих ячейках лишь введенные исходные данные. Параметры форматирования, применяемые в этих программах, например шрифты и цвета, не хранятся совместно с исходными данными. При слиянии информации из файлов данных в документ Word попадают только исходные данные без учета того, как они форматировались ранее.

Чтобы отформатировать данные, содержащиеся в документе, выделите поле слияния и отформатируйте его точно так же, как форматируется любой другой текст. Выделение обязательно должно включать двойные кавычки-шевроны (« »), окружающие поле.