Предварительный просмотр и завершение слияния

После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.Для просмотра в группе Просмотр результатов результаты вкладки Рассылки щелкните Просмотреть результаты и просмотрите постранично каждый составной документ с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись. Можно просмотреть конкретный документ с помощью команды Найти получателя.

Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.

Печать составных документов:

На вкладке Рассылки в группе Завершение выберите пункт Завершить и объединить, а затем щелкните Печать документов. Выберите, следует ли печатать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи.

Изменение отдельных копий документа

На вкладке Рассылки в группе Завершение выберите пункт Завершить и объединить, а затем щелкните Изменить отдельные документы. Выберите, следует ли редактировать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи. Приложение Word сохраняет копии, которые требуется отредактировать, в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.

Сохранение основного документа

Помните, что составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний. При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий раз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.

Задание:

Подготовьте для рассылки студентам (список из 10 студентов) письма (конверт + вложение) с информацией об индивидуальных учебных планах на семестр.

На конверте: адрес и ФИО получателя. Обратный адрес – адрес ДНУ.

Во вложении:

• Заголовок: Индивидуальный учебный план студента группы ___(группа)___ (ФИО)

на 1 семестр 2013/2014 уч. р.

• Содержание: список учебных 4-5 дисциплин с указанием кол-ва лекционных и лабораторных часов, часов на самостоятельную работу, общего количества часов и отчетности (экзамен/зачет).

Практическое задание W4

Безопасность и конфиденциальность

Запрещение изменений в окончательной версии документа

Перед тем, как разрешить совместный доступ к электронной копии документа Microsoft Office другим пользователям, можно использовать команду Пометить как окончательный, чтобы сделать этот документ доступным только для чтения и защитить его от изменений (отключены команды ввода и редактирования). Кроме того, свойство документа Состояние принимает значение Окончательный.

 Важно: Команда Пометить как окончательный не является средством обеспечения безопасности. Любой пользователь, получивший электронную копию документа, помеченного как окончательный, может отредактировать. Это защита от возможности случайных изменений.

Пометка документа как окончательного:

• Откройте документ, который необходимо пометить как окончательный. Нажмите кнопку Microsoft Office , выберите пункт Подготовить, а затем щелкните команду Пометить как окончательный. Если нужно изменить документ, помеченный как окончательный, нужно еще раз щелкнуть эту команду.

Защита документа от изменений

1. На вкладке Разработчик (или Рецензирование) в группе Защитить выберите команду Защитить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование. и подтвердите нажатием кнопки Да, включить защиту. Для установки пароля на документ и предоставления знающим пароль пользователям возможности снять защиту введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Разрешение выборочной правки защищенного документа

После установки защиты документа путем выбора параметров Только чтение или Примечания в области задач Защита документа можно указать определенные части документа, на которые ограничение распространяться не будет. Можно также предоставить разрешение отдельным пользователям на изменение этих частей документа.

Для этого в дополнительной панели Защита документа выберите команду Отключить защиту. Если документ уже был защищен паролем, в диалоговом окне Снять защиту введите пароль. Далее:

1. Укажите части документа, на которые ограничение распространяться не будет. Например, выберите группу абзацев, заголовок, предложение или слово.

2.  Чтобы разрешить всем открывающим документ редактирование выбранных фрагментов, в списке Снять защиту установите флажок Группы. Чтобы разрешить только персональное редактирование выбранных фрагментов, выберите пункт Другие пользователи, а затем введите имена пользователей. Разделяйте имена точкой с запятой. Нажмите кнопку ОК, а затем установите флажки напротив имен пользователей, которым разрешается редактирование выбранных фрагментов.

 Примечание.    При выборе нескольких пользователей они будут добавлены в поле Группа как элементы; в следующий раз, таким образом, можно будет легко выбрать группу, не вводя имена каждого пользователя.

3. Продолжайте выбирать части документа и назначать разрешение пользователям их редактировать.

В разделе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту. Чтобы назначить пароль документу и чтобы знающие пароль пользователи могли снять защиту, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его. Чтобы зашифровать документ, с тем, чтобы только авторизованные владельцы могли снять защиту, щелкните Проверка подлинности пользователя.

В документе Microsoft Office могут храниться разные типы скрытых и личных сведений. Эти сведения могут не отображаться при просмотре документа в приложении Microsoft Office, но другие пользователи могут просмотреть или найти их. Скрытые сведения могут включать данные, добавляемые приложениями Microsoft Office к файлу, чтобы дать возможность совместно с другими пользователями составлять и редактировать документ. Найти и удалить скрытые или личные сведения из документов можно при помощи Инспектора документов.

Важно.  Инспектор документов следует применять к копии исходного документа, потому что восстановить данные, удаленные этим средством, не всегда возможно.

Для удаления из документа сведений личного характера:

1. В копии исходного документа, которая будет передаваться другим пользователям, нажмите кнопку Microsoft Office , укажите пункт Подготовка, а затем нажмите кнопку Проверить документ.

2. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которое нужно проверить. Нажмите кнопку Проверить.

3. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

4. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.