Bezugszeichen und Datum

Bezugszeichen sind die Diktatzeichen des Geschäftspartners und das Datum seines Schreibens sowie die eigenen Diktatzeichen und eventuell auch das Datum eines früheren Schreibens. Die Leitwörter für die Bezugszeichen (IhreZeichen- Ihre Nachricht vom - Unsere Zeichen- Unsere Nachricht vom) können auf dem Briefblatt aufgedruckt sein. Viele Firmen verwenden jedoch Briefbogen ohne aufgedruckte Bezugszeichen-Leitwörter, da sich diese Bögen auch für Brieffortsetzungen (Folgeseiten) eignen.

Das Datum kann auf verschiedene Weise geschrieben werden:

6. September 19-- 6. Sept. 19-- 6. 9.–- 06.09.--

(Die internationale Normenbehörde ISO empfiehlt bei der numerischen Schreibweise die Reihenfolge Jahr - Monat - Tag: 19 09 06)

Betreffzeile

Als Betreff bezeichnet man eine Stichwort-artige Inhaltsangabe; sie steht für sich allein (d.h. ohne das Wort Betreff) und wird nicht unterstrichen.

Anrede

Die- Standardanrede bei Einzelpersonen lautet:

Sehr geehrte Frau Schultze

Sehr geehrter Herr Müller

Wenn man den Empfänger gut kennt, kann man auch schreiben:

Lieber Herr Müller

Liebe Frau Schultze

Die Standardanrede für Firmen und Organisationen ist:

Sehr geehrte Damen und Herren

(Sehr geehrte Herren wird nur dann verwendet, wenn man sicher weiss, dass in dem betreffenden Bereich keine Damen tätig sind.)

In Werbebriefen findet man auch Anreden wie z.B. Sehr geehrte Kundin, Sehr geehrter Kunde, Lieber Gartenfreund.

Brieftext

Damit der Brief übersichtlich wird, deutet man an, welche Zeilen gedanklich zusammengehören, indem man Absätze macht.

Ist der Brief länger als eine Seite, wird er auf einer oder mehreren Folgeseiten fortgesetzt. Durch drei Punkte am Ende einer Seite wird auf die folgende Seite hingewiesen.

Wenn ein Blankoblatt als Folgeseite verwendet wird, vermerkt man auf diesem die Seitenzahl, den Empfänger, das Datum und eventuell das Diktatzeichen. Viele Firmen benutzen Folgeseiten mit gedruckten Leitwörtern, wie z.B.:

Empfänger:

Unsere Zeichen:

Datum:

Blatt:

Wie bereits erwähnt, gibt es Briefblätter, die sowohl für die erste Seite eines Briefes als auch für Folgeseiten verwendet werden können.

Schlußformel

Die Schlußformel bei Geschäftsbriefen lautet meist:

Mit freundlichen Grüßen

Andere mögliche Schlußformeln sind: Mit freundlichem Gruß und Freundliche Grüße.

Wenn man den Partner gut kennt, verwendet man die folgenden Schlußformeln:

Mit bestem Gruß Mit herzlichen Grüßen Herzliche Grüße

Unterschrift

Unterschriftsberechtigt sind Geschäftsinhaber, deren gesetzliche Vertreter und die entsprechend bevollmächtigten Angestellten. Der Bevollmächtigte zeichnet unter dem Namen des Vollmachtgebers mit einem Zusatz, der auf das Vollmachtsverhältnis hinweist. Der Handlungsbevollmächtigte setzt vor seine Unterschrift i.V.

(in Vollmacht) oder i.A. (im Auftrag), der Prokurist ppa. (per procura).

Carl Hahn oHG ppa. Schmidt Verkaufsleiter

Süddeutsche Maschinenfabrik AG ppa. Lüders i.A. Klatte

Bei Verwendung eines Kopfbogens kann auf die Wiederholung des Firmennamens verzichtet werden. Bei Doppelunterschriften ist die rechte Unterschrift die des Sachbearbeiters oder Abteilungsleiters, die linke Unterschrift die seines Vorgesetzten

Gelegentlich kommt es vor, dass der Diktierende den fertigen Brief nicht unterschreiben kann, weil er inzwischen das Haus verlassen hat. In diesem Fall setzt die Schreibkraft den Vermerk Nach Diktat verreist auf den Brief und unterschreibt mit dem eigenen Namen.