10.9. Пакет Інтеграції Процесів Управлінського планування і Контролю сомshare мрс фірми « сомshare inс.»

РРС-система підтримує планування, бюджетування, фінансо­ву консолідацію, управлінський аналіз і звітність, реалізовані в єди­ному додатку [52].

Планування припускає постановку цілей і задач «зверху донизу», оцінку альтернативних сценаріїв розвитку.

Бюджетування включає створення загальної для всього підприє­мства середовища співробітництва, в якому розроблювачі бюдже­ту і його виконавці можуть ефективно взаємодіяти один з одним.

Фінансова консолідація здійснює зведення (агрегацію) фінансо­вих і натуральних показників діяльності всіх підрозділів підприєм­ства або холдингу і містить у собі задачі узгодження внутріфірмових розрахунків, приведення у відповідність зі змінами в законо­давстві правил побудови податкової звітності, конвертації усіх фінансових даних в єдину звітну валюту, а так само повний ауди­торський протокол.

Управлінський аналіз і звітність підтримують складання різних звітів, підсистему оповіщення про відхилення від запланованих показників з можливістю аналізу їх причин і наслідків, надають кінцевим користувачам можливість миттєво робити власний аналіз цих відхилень, а так само самостійно прогнозувати наслідки прий­нятих рішень.

Користувачі можуть переходити від процесу до процесу без зміни робітничого середовища і необхідності перенесення даних. Керівництво компанії одержує можливість оперативно реагувати на зміни ринкової кон'юнктури, оцінювати всі альтернативні варі­анти розвитку, коректувати плани і вчасно інформувати про відповідні зміни усіх відповідальних осіб.

Система реалізована із застосуванням єдиної центральної бази даних (ЦБД). Застосування єдиної моделі дозволяє уникнути труд­нощів і знизити ризики, пов'язані з обміном даними між додатками і необхідністю зміни правил обробки інформації в різних програмах. Не потрібні зусилля і часові витрати на супровід системи, І підтримку зв'язків між різними документами й узгодження версій.

Убудований «Фінансовий інтелект» уможливлює автоматичне підведення балансу і побудову різних форм бухгалтерської звітності без необхідності додаткового настроювання системи.

Фінансовий інтелект забезпечує:

• багатовимірність, що дозволяє оцінити альтернативні напрям­ки розвитку фірми і глянути на результати господарської діяль­ності з різних точок зору (організаційна структура, витратні цент­ри, види продукції, ринки збуту, канали розподілу та ін.). Рівень вкладеності необмежений, підтримуються і альтернативні, і ієрархічні структури;

• використання даних фінансового обліку при аналізі виявле­них відхилень від запланованих показників (аналіз «гірше»);

• підтримку сальдо на початок/кінець періоду. Система авто­матично визначає сальдо по рахунках доходів і витрат, зводить баланc на кінець звітного періоду і трансформує його в залишок нерозподіленого доходу на початок нового фінансового періоду;

• повну підтримку валютних операцій. Програма визначає і правильно списує курсові різниці, зводить баланс у будь-якій ва­люті і підтримує конвертацію облікових даних у базову валюту. Аналізуючи динаміку валютних курсів, система дозволяє виклю­чити економічно необґрунтований вплив коливань на валютному ринку на результати господарської діяльності.

Пакет прикладних програм Comshare МРС підтримує убудовану інтелектуальну підтримку часу, передбачає спосіб прив'язки різних даних до визначених часових відрізків (наприклад, одні про­цеси вимагають щоденного аналізу поточної інформації, інші - що­місячного або щоквартального).

Пакет передбачає широке залучення співробітників підприєм­ства у процес досягнення корпоративних цілей за рахунок застосу­вання двонаправленої технології бюджетування: директор → ке­рівник підрозділу → виконавець → керівник підрозділу → дирек­тор. Співробітники організації, що використовують МРС-систему, працюють у єдиному інформаційному середовищі, спільно вико­нуючи стратегічні задачі.

Багато компаній включають у бюджет тільки фінансову скла­дову плану, опускаючи при цьому стратегічні цілі. МРС-система підтримує на програмному рівні ієрархію стратегічних і оператив­них бізнес-цілей. Наприклад, абсолютні показники (планова норма прибутковості) розбиваються на кілька фінансових планових цифр (обсяг продажів з розбивкою по групах продуктів). На найпершому етапі роботи з бюджетом як обсяг витратної частини можуть бути взяті цифри попереднього бюджетного періоду, помножені на пла­новий приріст норми прибутковості. Потім керівник підприємства, відповідальний за складання бюджету, зберігає складений ним «чор­новий» бюджет у системі зі статусом «передано в обробку». Після цього, послідовно керівники служб збуту, основного виробництва, постачання тощо одержують спрямовані ним версії бюджету для деталізації. Під час проходження по такому ланцюжку керівник підприємства не втрачає контролю над процесом. Він не тільки ба­чить, хто, коли і які вводить значення, але й має можливість втру­чатися в даний процес, самостійно постачаючи ті чи інші дані пояс­неннями, поповнюючи план новими показниками або не приймаю чи чергової версії, якщо вона призводить на верхньому рівні бюд­жету до несприятливої фінансової картини. Кількість подібних рівнів узгодження бюджетів може бути необмеженою, а побудова­на на базі Internet-технологій платформа МРС дозволяє не заду­муватися про те, де територіально знаходяться ті чи інші структурні підрозділи, охоплювані процесом бюджетування. Таким чи­ном, бюджетування в МРС-системі має не циклічний, а хвилеподі­бний характер, за рахунок чого скорочується час складання бюд­жетів, підвищується їх вірогідність і, що найважливіше, збільшується розуміння практично кожним співробітником корпорації своїх цілей і задач у світлі стратегічних цілей компанії в цілому.

У пакеті забезпечується своєчасна консолідація фінансових і кількісних даних в організаційній структурі підприємства будь-якої складності. В бухгалтерському обліку задача консолідації фінансової звітності розглядається для компанії, що має дочірні або залежні, юридично відособлені підприємства. Існуючі бухгалтерські стандарти регламентують для таких структур склад вихідних даних і процедури їх включення у зведені показники. В управлінському ж обліку зведена консолідована звітність може відрізнятися як з;і складом вихідних даних, так і за об'єктами обліку, наприклад, бути заснована на звітності структурних або функціональних підрозділів компанії, що не мають юридичної самостійності. В електронному середовищі МРС-системи користувачі можуть створювати безліч різних логічних моделей своєї компанії. Наприклад, одна модель може відповідати задачі складання офіційної бухгалтерської звітності, інша - внутрікорпоративному управлінському облікові. МРС-система має у своєму розпорядженні засоби автоматичної і перевірки взаємної погодженості даних по внутрікорпоративних балансах і оборотах. Результати перевірки фіксуються у спец­іальній відомості «Аудиторський протокол». Для усунення можли­вих неузгодженостей у вихідних даних використовуються коригу­вальні проводки. Проводки вносяться в електронні журнали-ордери. На вибір користувача формування коригувальних проводок у (журналах може здійснюватися автоматично або вручну. Для автоматичного режиму використовуються обумовлені користувачем кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку. Важливим аспектом механізму консолідації є те, що звітність дочірніх структур не обов'язково повинна бути представлена в тій же валюті, що і звітність головної організації. Блок валютного перерахування доз­воляє одержати вихідну звітність у так званій «звітній валюті». Крім того, і сама консолідована звітність може бути складена в різних валютах. Для забезпечення режиму валютного перерахування на етапі настроювання програми кожному обліковому регістрові при­писується тип перерахування: за середнім курсом за період, за кур­сом останнього дня періоду і т. п. Користувач може також використовувати власні типи курсового перерахування. Власне процедура консолідації, що складається з агрегування однойменних вихідних показників і виключення з агрегованих даних внутрігрупових ба­лансів і оборотів, здійснюється автоматично.

Доступний в освоєнні інтерфейс дозволяє вищому керівництву компанії самостійно, без залучення технічних фахівців, використо­вувати прогнозні й аналітичні можливості системи. МРС-система забезпечує роботу з формами, що набудовуються користувачем динамічно. Зокрема, плановики і керівники можуть поєднувати ра­ніше розроблені показники з новими, для того щоб розроблювані плани і прогнози були більш точними.

Інтерфейс системи управлінського планування і контролю по­будований за принципом наочно-графічного представлення склад­них даних. Наприклад, кожний осередок виведеної на екран таблиці .являє собою графічні цеглини, з яких недосвідчений на комп'ютерах користувач зможе за допомогою «миші» побудувати свій власний аналітичний звіт.

Оперативний аналіз відхилень здійснюється завдяки оперативним попередженням про відхилення від планових показників з можливістю негайного аналізу причин. МРС-системи вчасно фокусують увагу користувачів на відхиленнях від запланованих показників, що виникають, а також надають відповідний набір інструментів для детального аналізу їх причин і навіть наслідків.

Спеціально запрограмовані системні «агенти» постійно сканують ЦБД, автоматично оповіщаючи працівника про виниклі відхилення від норми у відповідній проблемній ділянці.

Пакет забезпечує ранжирування виявлених відхилень. Підрозділи компанії, що викликали відхилення, візуально відображають ся в ієрархічному порядку відповідно до обраних критеріїв (тип продукції, що випускається, структурна одиниця, географічне місце розташування та ін.).

Операції автоматичного виконання функцій «що, якщо» дозволяють прораховувати значення фінансового стану компанії при змінюванні того чи іншого набору вихідних умов. Наприклад, користувач може перевірити вплив 10%-вого підвищення транспортних тарифів за умови збереження всіх балансових показників шляхом лише двох операцій: перенесення за допомогою «миші» в спеціальне вікно прогнозних обчислень балансових статей і змінних, що його цікавлять, фіксуючі транспортні тарифи. В результаті буде виконано автоматичне перерахування відповідних значень фінансового прогнозу на заданий період часу.

МРС-система виводить керівництво підприємств на якісно новий рівень взаємодії з підлеглими їм підрозділами, одержуючи доступ як до плановим даних, так і до реальних фактів, які сто ять за тим чи іншим показником, що знижує імовірність помилок при плануванні і прогнозуванні. Виконавці бюджетів можуть ефективніше впроваджувати на практиці управлінські рішення, реалізовувати стратегічні плани й оптимально розподіляти обмежені ресурси. Розроблювачі бюджетів починають краще розуміти цілі і стратегічні напрямки розвитку організації. Кожний співробітник виграє в часі і зменшує трудовитрати при одночасному удосконалюванні комунікаційних процесів і взаємодії в рамках компанії.