3.2 Создание отчетов с помощью мастера:
Access предоставляет 5 мастеров по разработке отчетов. Для того чтобы построить отчет с помощью мастера откройте окно базы данных, щелкните по корешку Отчет, затем по кнопке «Создать» и выберем мастера в диалоговом окне создания нового отчета.
3.2.1. Рассмотрим создание отчетов с помощью мастера на примерах отчетов "Отчет о оценках" и "Почтовые наклейки".
Для создания отчета "Отчет о оценках":
1.При активном окне отчетов, щелкнем по кнопке Создать и выберем Мастера отчетов. Выберем в окне БД таблицу "Результаты".
2. Перенесите поля для участия в создании отчета (Номер_С, Оценка_Т, Оценка_Л, Оценка_П, Задолженность). Уровень группировки не добавляем, т.к. Access автоматически выберет поле Номер_С.. Access предлагает 6 макетов отчетов, выберете любой и поставьте галочку в строке, где Access спрашивает, хотите ли вы настроить ширину полей для размещения на одной странице отчета Далее выберете стиль отчета и введите его имя.
Сохраните отчет с именем "Отчет о оценках".
Рассмотрим еще один пример создания отчета с помощью мастера:
1. Выберите построение отчета с помощью мастера по построению почтовых наклеек на основе таблицы "Студенты".
2
.
Мастер попросит выбрать размер наклейки.
3. Установите нужный размер для наклейки и установки шрифта и цвета (поэкспериментируйте).
Прототип наклейки: Сдайте задолженность
Фамилия
Имя
Отчество
Группа
4. Задайте сортировку по фамилии студента.
5. Сохраните с именем "Почтовые марки".
3.3.Создание сложного отчета:
Данный отчет будет в виде информации о студенте и его успеваемости.
Создадим подчиненный отчет:
1.Создадим его на основе запроса «Успеваемость», имеющий только область данных. Выведите в нем все поля
2. Задайте группировку по полю Номер_С и сортировку по возрастанию.
3. Сохраните его в БД как "Отчет об успеваемости".
3.3.2 Создадим главный отчет и свяжем с ним подчиненный:
1. Главный отчет создадим на базе таблицы «Студенты», с полями Фамилия, Имя, Группа щелкните по кнопке создания нового отчета.
2. Добавьте области примечаний. Сделайте ширину верхнего примечания нулевой, а в области. Нижнего создайте поле с данными: =Page. В верхний колонтитул занесите название института, а в область нижнего – его координаты.
4. Щелкните по кнопке для вставки подчиненной формы/отчета на панели элементов конструктора отчетов и создайте элемент управления на свободном месте области данных. В бланке свойств подчиненного отчета свойство Источник данных Access занесет
Отчет. [Отчет об успеваемости], префикс Отчет указывает, что нужно вставить отчет, а не форму. По двойному щелчку можно открыть в режиме конструктора подчиненный отчет из главного.
6. Посмотрите результат работы и сохраните отчет с именем "Оценки".
3.4Создание отчета с внедрением объектов:
Создадим запрос «Ведомость» на основе таблиц «Результаты» и «Студенты» и запроса «Успеваемость» с полями:
Номер_С
Фамилия
Имя
Отчество
Группа
Итоговая
Приступим к созданию отчета:
1. Создайте пустой отчет на основе запроса "Ведомость".
2. Определите группу по полю "Номер_С" и установите свойство группы Заголовок группы в Да.
3. Откройте разделы Заголовок/Примечание, выполнив соответствующую команду меню. В разделе заголовка отчета поместите подпись для заголовка − "Ведомость деканата".
4.У левого края Верхний колонтитул вставьте подпись "Номер студента", а затем по порядку вставляйте группы подписей. Перетащите поле "Номер_С" из списка полей в область примечаний группы.
5
.Создадим
с помощью мастера диаграмм отчет
«Ведомость−график»
с полями Номер_С и Итоговая на основе
запроса «Успеваемость»:
Внедрим полученный отчет в отчет «Ведомость»
6. При просмотре результатов работы Вы увидите, что отчет не может быть распечатан на стандартной странице. Выполните команду Файл/Печать Свойства, выберите ориентацию Альбомная и установите величину правого и левого поля страницы − 0.5 д.
7. Чтобы установить вторую логическую страницу отчета, расширьте отчет до 20 дюймов, выделите все элементы первой части отчета и выполните Правка/Копировать. Переместите дублированные элементы в область между 10 и 20 дюймами. Измените подписи и выражения для данных.
8. Посмотрите результаты работы и сохраните как "Ведомость".