3.3. Организация работы с отчетами.

3.3.1 Для организации просмотра отчетов создадим управляющую форму

"Диалог печати". В бланке свойств формы проведем следующие установки:

Режим – простая форма;

Полоса прокрутки – только по вертикали;

Всплывающее – Да;

Модальное окно – Да;

Тип границы – окна диалога;

Применение фильтров – нет;

Область выделения – нет;

Поле номера записи – нет.

(делаем окно всплывающим, без области маркировки, скроллинга и кнопок навигации с оформлением типа диалогового окна).

Данная форма содержит группу переключателей для выбора необходимого

отчета и список пунктов назначения со связанной подписью. Общий фон диалога темно-серый, все элементы управления серого цвета с различной выпуклостью. При создании группы переключателей имена переключателей вводятся вручную.

В правой части окна создайте кнопки для выхода из окна, печати и предварительного просмотра выбранного отчета.

Создайте группу макросов "Печать", содержащую макросы: "Печать", "Просмотр", "Выход".

Так как организация выхода (закрытия окна) достаточно проста остановимся на организации печати выбранного отчета и просмотра результатов работы (где [отчеты] ─ имя группы переключателей):

Таблица 5. Организация работы с отчетами.

Условие	Макрокоманда	Аргументы	Значение
[отчеты]=1 [отчеты]=2 [отчеты]=3 [отчеты]=1 [отчеты]=2 [отчеты]=3	ЗадатьЗначение ОткрытьОтчет ОткрытьОтчет ОткрытьОтчет ОткрытьОтчет ОткрытьОтчет ОткрытьОтчет	Элемент Выражение Имя отчета Режим Имя отчета Режим Имя отчета Имя отчета Режим Имя отчета Режим Имя отчета Режим	Forms![Диалог чати]. Visible Нет Отчет о результатах Печать Сведения по зарплате Печать Наклейки студенты Отчет о результатах Просмотр Сведения по зарплате Просмотр Наклейки студенты Просмотр

В таблице представлен пример для нескольких отчетов, сделайте сами для всех.

Откроем форму:

Сохраните все изменения.

4. Результаты работы

Результатом выполнения данной работы являются:

─ тексты макросов, выполняющих заданные функции;

─ отчет с кратким описанием проделанной работы.

Приложение 1. Краткий обзор макрокоманд:

Даны два варианта для английского и для русского интерфейса.

1. Close

Закрыть ─ Закрывает заданное окно или активное окно таблицы, запроса, формы или отчета. Если окно базы данных имеет фокус при запуске макрокоманды Закрыть и в ней не задано никакого окна, то Microsoft Access закрывает базу данных.

2. OpenForm

ОткрытьФорму ─ Открывает форму в режиме таблицы, конструктора, предварительного просмотра или в режиме формы. Вы можете также применить фильтр или задать условие отбора.

3. OpenModule

Открыть Модуль ─ Открывает модуль в режиме конструктора и выводит заданную процедуру.

4. OpenQuery

ОткрытьЗапрос ─ Открывает запрос в режиме таблицы, конструктора или предварительного просмотра. Если вы задади­те запрос-действие, то Access выполнит обновление данных в соответствии с запросом (для задания параметров запроса-действия см. описание макрокоманды RunSQL).

5. OpenReport

ОткрытьОтчет ─ Открывает отчет в режиме предварительного просмотра (по умолчанию), выполняет печать отчета или открывает отчет в режиме конструктора. Для печати и режима предварительного просмотра вы можете также применить фильтр или задать условие отбора.

6. OpenTable

ОткрытьТаблицу ─ Открывает таблицу в режиме таблицы, конструктора или предварительного просмотра.

7. OpenForm

ОткрытьФорму ─ Открывает форму в различных режимах.

Вы можете также применить фильтр или задать условие отбора.

8. OutputTo

ВывестиВФормате ─ Выводит заданную таблицу, запрос, форму, отчет или модуль в файл в формате XLS (Micrisoft Excel). RTF (Microsoft Word для Windows) или TXT (Windows Notepad), a также запускает, по вашему выбору, соответствующее приложение для редактирования файла. Для форм вывод данных производится в режиме таблицы. Для отчетов Access выводит все элементы управления, содержащие данные (включая вычисляемые элементы управления), за исключением полей Мемо, объектов OLE, подчиненных форм или отчетов.

9. Print

Печать ─ Выполняет печать активной таблицы, формы или отчета. Вы можете задать диапазон печатаемых страниц, качество печати, число копий и необходимость сортировки (раскладки) копий. Если вы хотите применить фильтр или задать условие отбора, вначале используйте макрокоманду Open.

10. RunSQL

3anyck3anpocaSQL ─ Выполняет заданную инструкцию языка SQL: INSERT,

DELETE,SELECT... INTO или UPDATE. В инструкции вы можете ─ не ссылаться на элементы управления формы для отбора записей, на которые воздействует запрос.

11. CancelEvent

ОтменитьСобытие ─ Отменяет событие.

12. DoMenuItem

КомандаМеню ─ Выполняет команду стандартного меню Microsoft Access Вы можете использовать эту макрокоманду в макросе, который определяет пользовательское меню, для выполнения команд стандартного меню Access, имеющихся в пользовательском меню.

13. Quit

Выход ─ Закрывает все окна Access и выполняет выход из Access.

14. RunModule

ЗапускПрограммы ─ Выполняет процедуру-функцию Access Basic. Макрокоманды, следующие за данной, выполняются после завершения работы функции (Замечание: Для выполнения процедуры-подпрограммы Access Basic

вызовите эту подпрограмму из процедуры-функции).

15. RunMacro

Запуск Макроса ─ Запускает другой макрос. Макрокоманды, следующие за данной, выполняются после завершения выполнения запущенного макроса.

16. StopAllMacros

ОстановитьВсеМакросы ─ Останавливает работу всех макросов, включая макрос, который запустил этот макрос.

17. StopMacro

Остановить Макрос ─ Останавливает работу текущего макроса.

18. Requery

Обновление ─ Обновляет данные элемента управления, который связан с запросом (например, списка, поля со списком, подчиненной формы или элемента управления, основанного на групповых функциях по подмножеству, таких, как DSum).Если другие макрокоманды (вставки или удаления строк в базовом запросе) могут воздействовать на содержимое элемента управления, связанного с

запросом, то для обновления значения элемента управления используйте макрокоманду Requery. Эту команду также можно использовать без аргументов для обновления данных в активном объекте (в режиме формы или таблицы).

19. SendKeys

КомандыКлавиатуры ─ Запоминает последовательность нажимаемых клавиш в буфере обмена. Если вы намереваетесь передать информацию о нажимаемых клавишах в монопольную форму или диалоговое окно, то перед тем, как будет открыта монопольная форма или диалоговое окно, вы должны выполнить макрокоманду SendKeys.

20. SetValue

ЗадатьЗначение ─ Изменяет значение любого элемента управления или свойства, которое вы можете обновить. Например, вы можете использовать эту макрокоманду для вычисления нового итога в несвязанном элементе управления или для воздействия на свойство Visible (Вывод на экран) элемента управления (которое определяет, будет ли виден элемент управления).

21. ApplyFilter

ПрименитьФильтр ─ Ограничивает информацию, выводимую в форме (или отчете), применяя заданный фильтр, запрос или предложение WHERE языка SQL к базовой таблице или базовому запросу формы.

22. FindNext

СледующаяЗапись ─ Ищет следующую запись, отвечающую условию, ранее заданному в макрокоманде FindRecord или в окне Find.

23. FindRecord

НайтиЗапись ─ Ищет запись, которая удовлетворяет условию поиска. Вы можете определить в макрокоманде любые параметры, доступные в диалоговом окне Find.

24. GoToRecord

НаЗапись ─ Перемещает на другую запись и делает ее текущей в заданной таблице, запросе или форме. Вы можете переместиться на первую, последнюю, следующую или предыдущую запись. Когда вы задаете аргумент <следующий> или <предыдущий>, вы можете переместиться более чем на одну запись. Вы

можете также перейти на запись с опреде­ленным номером или на новую запись в конце набора записей.

25. AddMenu

ДобавитьМеню ─ Добавляет раскрывающееся меню к строке пользовательского меню для формы или отчета. Это единственное действие, разрешенное в макросе, на которое ссылается свойство Menu. В аргументах макрокоманды AddMenu указывается имя строки меню и имя другого макроса, который содержит все используемые в меню команды и все действия, соответствующие этим командам. Макрокоманда AddMenu может также ссылаться на другой макрос, который использует команду Addmenu для построения подчиненного меню.

26. Echo

ВывестиНаЭкран ─ Выводит на экран информацию о промежуточных действиях, выполняемых при работе макроса.

27. GoToControl

КЭлементуУправления ─ Передает фокус заданному элементу управления.

28. GoToPage

НаСтраницу ─ Переходит на заданную страницу в отчете или форме.

29. HourGlass

ПесочныеЧасы ─ На время работы макроса изменяет форму указателя на песочные часы.

30. Maximize

Развернуть ─ Увеличивает размер активного окна до полного размера.

31. Minimize

Свернуть ─ Сворачивает активное окно в значок.

32. MoveSize

СдвигРазмер ─ Перемещает и изменяет размер активного окна.

33. RepaintObject

ОбновитьОбъект ─ Выполняет принудительное обновление информации в окне для заданного объекта. Производит пересчет всех формул в элементах управления этого объекта.

34. Restore Восстановить ─ Восстанавливает окно в прежних размерах.

35. SelectObject ВыделитьОбъект ─ Выделяет окно с заданным объектом. Восстанавливает окно до нормального размера, если окно было свернуто в значок.

36. SetWarnings УстановитьСообщения ─ Когда она включена, то клавиша Enter назначается в качестве клавиши ответной реакции на все системные предупреждающие или информационные сообщения при работе макроса. Для предупреждающих сообщений, выведенных в диалоговом окне, нажатие клавиши Enter соответствует выбору кнопки по умолчанию (обычно это кнопки OK или Да). Макрокоманда не <останавливает> вывод на экран сообщений об ошибках. Чтобы отменить вывод сообщений, используйте эту макрокоманду вместе с макрокомандой Echo, установленной в состояние Нет (Off)

37. ShowAllRecords ПоказатьВсеЗаписи ─ Убирает все фильтры, ранее применявшиеся к активной форме.

38. ShowToolBar

ПанельИнструментов ─ Выводит или убирает любую из стандартных или пользовательских панелей инструментов.

39. Beep Сигнал ─ Выдает звуковой сигнал.

40. MsgBox Сообщение ─ Выводит предупреждающее или информационное сообщение и, по выбору пользователя, выдает звуковой сигнал. Чтобы закрыть окно и продолжить работу, вы должны щелкнуть по кнопке ОК.

41. CopyObject КопироватьОбъект ─ Копирует любой объект текущей базы данных (с новым или указанным именем) в другую базу данных Microsoft Access.

42. DeleteObject УдалитьОбъект ─ Удаляет любую таблицу, запрос, форму, отчет, макрос или модуль.

43. Rename Переименовать ─ Присваивает новое имя заданному объекту в текущей базе данных.

44. SendObject ОтправитьОбъект ─ Выводит таблицу данных, запрос в режиме таблицы, форму в режиме таблицы, данные элементов управления-полем отчета или листинг модуля в файл в формате XLS (Micrisoft Excel), RTF (Microsoft Word для Windows) или ТУГ (Windows Notepad) и внедряет его в сообщение электронной почты. Вы можете задать, кому предназначено сообщение, краткое содержание сообщения, дополнительный сопровождающий текст, а также может ли сообщение быть отредактировано перед отправкой. Для использования этой возможности на вашем компьютере должно быть установлено программное обеспечение средств электронной почты, отвечающее стандарту MAPI (Microsoft Windows Mail Application Programming Interface).

45. TransferDatabase ПреобразоватьБазуДанных ─ Экспортирует в или импортирует данные из другой базы данных Microsoft Access, dBASE, Paradox, FoxPro, BTrieve или SQL Эту макрокоманду можно также использовать для присоединений таблиц или файлов из других баз данных Access, dBASE, Paradox, FoxPro, BTrieve или SQL.

46. TransferSpreadsheet ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу ─ Экспортирует в или импортирует данные из файлов электронных таблиц Microsoft Excel или Lotus 1-2-3.

47. TransferText ПреобразоватьТекст ─ Экспортирует в или импортирует данные из текстовых файлов.

48. RunApp ЗапускПриложений ─ Запускает другое приложение MS-DOS или Microsoft Windows.