2.1.2. Импорт данных из электронной таблицы Excel.

MS Access поддерживает импорт/экспорт данных с электронными таблицами Lotus 1-2-3 и MS Access. Можно импортировать как таблицы целиком, так и их отдельные фрагменты.

При импорте электронных таблиц можно либо дописать данные в уже существующую таблицу, либо сформировать новую. В первом случае необходимо либо сформировать имена столбцов эл. таблицы, идентичные именам полей таблицы Access, или расположить столбцы эл. таблицы в той же последовательности, что и поля таблицы БД, в которую импортируются данные.

Если мы будем создавать на импортируемых данных новую таблицу, то желательно ввести имена столбцов в первую строку импортируемой электронной таблицы, в противном случае Access назначит в качестве полей последовательные числа, начиная с 1 (их потом можно будет изменить, открыв таблицу в режиме конструктора).

Тип данных для полей новой таблицы Access определяет на основе значений первой импортируемой строки данных. Так,

− символьные данные переносятся в текстовые поля длинной 255 символов;

− числовые – в “Числовой”(” Numeric”)с размером 8 байт и "с плавающей точкой";

− числовые данные в денежном формате − в тип “Денежный” ("Currency");

− значения даты и времени − в тип “Дата/Время”("Date/Time").

Некоторые типы могут быть неправильно интерпретированы Access, поэтому имеет смысл, вставить в начало электронной таблицы "фиктивную" строку, однозначно идентифицирующую тип данных, который необходимо установить для поля таблицы БД. После окончания импорта эту строку, как и строку с названиями полей, можно будет удалить.

Выполним импорт данных в таблицу БД "Студенты" из электронной таблицы Excel "Student".

Находясь в окне базы данных STUD, выполним команду "Внешние данные" ”Импорт” в меню "Файл".

Открывшееся окно "Импорт" содержит список приложений, поддерживаемых Access для импорта. Выберем строку "Excel" и щелкнем по кнопке "Ок".

Access откроет диалоговое окно "Выбор файла". Выберем файл "Student.xls" и нажмем кнопку "Импорт".

В открывшемся окне "Параметры импорта" сбросим флажок "Firs row contains field names", позволяющий использовать первую строку эл.таблиц как имена полей таблицы БД (т.к. таблица "Студенты" уже содержит описания полей).

Выберем переключатель "Append to existing table", для добавления данных в уже существующую таблицу, и выберем в списке справа от переключателя имя таблицы - "Студенты".

Если необходимо импортировать не всю эл. таблицу, а только ее часть, то в этом же окне можно установить диапазон импортируемых ячеек: в поле "Range" вводится диапазон (например "A1:D15" или "A1..D15").

Для запуска процедуры импорта нажмем кнопку "Ок".

После окончания импорта в появившемся окне с информацией о замеченных ошибках (или их отсутствием) нажмем кнопку "Ок". Access вернет нас в окно "Выбор файла" для выбора следующей эл. таблицы для импорта. Выберем кнопку "Закрыть".

В окне "Ошибки импорта" можно просмотреть все поля, которые Access не смог корректно преобразовать. После анализа ошибок их можно исправить, либо вручную перебив пропущенные значения, либо изменив описания полей в режиме конструктора таблиц, После исправления ошибок (если такие Access обнаружит), откроем таблицу "Студенты" и проверим правильность переноса данных.

Подобным образом производится и импорт данных из электронной таблицы Lotus 1-2-3.