3.2.2 Справочники

Общие сведения

Для работы со справочниками необходимо войти в пункт меню «Справочники» и выбрать соответствующий справочник.

Справочники служат для хранения, добавления, изменения или удаления типовых часто используемых данных. Содержимое справочников используется основными модулями системы. Ведение справочников позволяет структурировать и затем анализировать информацию, а также облегчает и ускоряет процесс ввода данных.

Однако при редактировании документа или карточки изменить содержимое справочника нельзя. Сначала необходимо открыть соответствующий справочник и внести необходимые изменения. И только после этого редактировать карточку или документ.

За­полнение справочников желательно выполнять в определенной последо­вательности, так как при заполнении одних справочников могут исполь­зоваться другие. По этому принципу справочники можно разбить на две группы.

Справочники первой группы: Города и регионы, Единицы измерения, Виды доставки, Виды цен, Валюты, Виды средств связи, Виды оплаты, Виды контактов, Сферы влияния, Реакции на рекламации, Роли в проекте, Часовые пояса, Праздники, Режимы работы, Перспективы сотрудничества, Признаки, Виды этапов проектов, Виды документов, Склады, Виды событий, Виды рекламаций.

Справочники второй группы: Товары и услуги, Контрагенты, Менеджеры, Типовые проекты.

Сначала должны быть заполнены справочники первой группы, а за­тем, с их использованием, справочники второй группы. Перед заполнением справочника «Менеджеры», необходимо ввести Поль­зователей системы.

Перечень и назначение справочников

• Справочник «Города и регионы

Содержит список всех населенных пунктов и регионов, с которыми работает компания. Населенные пункты группируются в области, края, республики и пр. Для каждого на­селенного пункта может быть указан регион, часовой пояс, разница во времени и телефонный код.

• Справочник «Единицы измерения»

Данный справочник предназначен для занесения единиц измерения. Для каждой единицы изме­рения указывается полное и сокращенное наименование.

• Справочник «Склады (места хранения)»

Содержит перечень всех складов (мест хранения) компании.

• Справочник «Виды доставки»

Содержит перечень видов доставки товаров

• Справочник «Виды оплаты»

В данном справочнике отображены все виды оплаты (как клиентами компании, так и поставщикам).

• Справочник «Виды документов»

Этот справочник содержит перечень видов документов, используемых при оплатах и отгрузках.

• Адресная книга

Адресная книга служит для быстрого поиска контактных лиц, а также для поиска организации, если известен только сотрудник или телефон. Адресная книга содержит перечень всех сотрудников, занесенных в кар­точки контрагентов. Параметры сор­тировки: фамилия, имя, отчество, организация, дата рождения, возраст.

• Справочник «Виды этапов проекта»

При длинном цикле работы с клиентом всегда можно выделить ос­новные этапы работы с клиентом.

• Справочник «Роли в проекте»

В проекте помимо Вашей организации могут участвовать несколько сторон: клиент, поставщик, дилер, арендодатель, транспортная компания и пр. Перечень возможных участников описывается в справочнике «Ро­ли в проекте».

• Справочник «Часовые пояса»

В данном справочнике дается описание часовым поясам. Для каждого часового пояса можно изменить зону действия

• Справочник «Праздники»

В этот справочник заносятся праздничные даты: общероссийские праздники, отраслевые, религиозные и пр., кроме дней рождения (они заносятся в карточку сотрудника).

• Справочник «Виды средств связи»

Поскольку технологии развиваются очень быстро, предсказать, как средства связи будут использоваться в ближайшем будущем сложно. По этому в Монитор СRМ нет фиксированных названий для средств связи (телефон, электронная почта и пр.), а есть возможность у пользователя задать удобные ему названия.

• Справочник «Перспективы сотрудничества»

Работа с клиентом на определенный момент времени может нахо­диться на разных стадиях: клиент потенциальный (с ним еще только пла­нируется работа), с клиентом был первичный контакт, с ним ведутся пере­говоры, это действующий клиент и пр.

В этом справочнике перечисляются «стадии работы» с клиентом по определенному направлению.

• Справочник «Виды контактов»

У каждой организации свои особенности, принята своя «терминоло­гия». Поэтому в Монитор CRM можно ввести обозначения видов контактов с клиентами, соответствующие бизнес-процессам данной организации (встречи, обслуживание, консультации и пр.).

• Справочник «Шаблоны документов»

Шаблоны документов используются для подготовки типовых документов, рассылок по почте, факсу, электронной почте. Шаблоны позволяют формировать уникальные письма с автоматической подстановкой названия компании, имени контактного лица, адреса и пр.

Справочник Шаблоны документов содержит три закладки: Почтовая рассылка, Документы и Рассылка по e-Маil.

• Справочник «Виды реакций на рекламации»

После поступления рекламации, как правило, предпринимаются дей­ствия по исправлению ситуации: замена бракованного товара, коррекция схемы работы с клиентом, возврат денег, штраф сотруднику и пр. В дан­ном справочнике перечисляются все виды действий, предпринимаемых по результатам рекламаций.

• Справочник «Виды событий»

Здесь перечисляются виды событий, которые могут происходить в Вашей организации, у клиентов, у поставщиков, у конкурентов. Под со­бытием можно понимать любые факты, влияющие на бизнес: изменение структуры компании, кадровые изменения, рекламные компании, распро­дажи, вывод на рынок новых товаров, изменение политики работы с парт­нерами и пр..

• Справочник «Сферы влияния»

Данные этого справочника используются при описании Событий. В этом справочнике перечислено все, на что могут оказывать влияние собы­тия: объем продаж, товарная политика, ценовая политика, методы про­движения, каналы сбыта, стратегия развития и пр.

• Справочник «Менеджеры»

В этом справочнике перечисляются сотрудники Вашей компании, ко­торые взаимодействуют с контрагентами.

Менеджеров (сотрудников) можно распределить по группам (по от­делам, по группам клиентов, по квалификации и пр.). Работа с группами подробно описана в разделе Группы элементов.

В справочнике «Менеджеры» можно использовать конфигурации (например, для того чтобы менеджер не мог видеть всю организационную структуру компании). Работа с конфигурациями происходит так же, как это описано в справочнике Товары и услуги.

• Справочник «Признаки и свойства»

Признаки в системе Монитор СRМ выполняют функцию дополни­тельных полей, которые нужны для занесения всей информации о клиен­тах, поставщиках, конкурентах, проектах, событиях, контактах, продажах, оплатах и пр. Используя Признаки, можно настроить Монитор СRМ «под пользователя», учитывая все особенности коммерческой деятельности пользователя системы. Причем добавление новых полей (признаков) не требует привлечения разработчика или программистов, а может быть сде­лано самим пользователем.

Признаки могут быть добавлены в карточку Контрагента, карточку Проекта, в справочники «Города» и «Товары и услуги», а также в реестры: Отгрузки, Входящие оплаты, Исходящие оплаты, Заявки, Закупки, Остат­ки, Контакты, События, Рекламации, Продажи конкурентов. Примеры использования Признаков в различных блоках системы смотрите в соот­ветствующих разделах.

Признаки могут входить в группы. Добавление признаков производится в правой верхней части окна, а добавление свойств - правой нижней. Левая часть окна справочника признаков предназначена для работы с группами.

В качестве типа признака могут быть использованы: набор свойств, числовое значение признака, текстовое значение признака или дата. Для выбора параметра необходимо установить флажок слева от соответствующего наименования.

• Справочник «Товары и услуги»

Содержит классифицированный пе­речень товаров и/или услуг организации. Для каждого товара (услуги) предусмотрена отдельная карточка, которая содержит подробную инфор­мацию о товаре (услуге).

В системе CRM товарам и товарному анализу уделено боль­шое внимание, так как залогом успеха работы с клиентами часто бывает именно грамотная товарная политика.

Окно справочника «Товары и услуги» состоит из двух основных частей: левая часть содержит классификаторы товаров и услуг (Группы, При­ми, Динамические группы), а правая собственно перечень товаров и услуг.

Основные принципы работы со справочниками

• Открытие справочников

Возможно с помощью меню "Справочники"

• Операции с данными

См. раздел 3.2.1. В окно справочника по выбранному элементу списка может быть выведена (изменена) дополнительная информация.

• Добавление элемента в справочник

См. раздел 3.2.1. Если при добавлении в левой части справочника выбрана группа, то новое наименование автоматически будет включено в эту группу. Если выбрано «Все», то новое наименование будут внесено в общий список.

• Работа с группами элементов справочника

В окне соответствующего справочника щелкните левой кнопкой мыши по наименованию группы, в которую будет добавлена подгруппа (для добавления группы – на «Все»). Нажмите на кнопку «Добавить» на панели инструментов. В окне «Добавление группы» наберите название создаваемой группы.

Для добавления элемента в группу: находясь в правой части окна справочника, найдите нужное наименование элемента. Нажмите на него левой кнопкой мыши и, не отпуская кнопку, протащите его в левую часть окна (группа, в которую будет добавлено наименование, указана черной стрелкой). При перемещении элемента из одной группы в другую необходимо после копирования удалить элемент в старой группе.

Для объединения групп элементов щелкните на группе левой кнопкой мыши и, удерживая кнопку нажатой, перетащите ее в другую группу. Выберите «Скопировать содержимое группы» (элементы останутся в перетаскиваемой группе) (кроме справочника Города) или «Переместить содержимое группы» (перетаскиваемая группа будет очищена).

3. Реестры и журналы.

Общие сведения

Для работы с реестрами и журналами предназначен пункт главного меню «Реестры и журналы». Реестры и журналы - это вспомогательный инструмент, который предназначен, прежде всего, для контроля основных массивов данных в системе. Реестры представляют собой таблицы с данными. В реестрах отражаются практически все данные, которые использу­ются в системе для работы. Каждый из основных массивов данных пред­ставлен в отдельном реестре.

В отличие от большинства учетных систем, где журналы документов (реестры и журналы) являются основными рабочими окнами, в СRМ-системе работа с данными происходит в модулях Контрагенты, Проекты, Ежедневник и др., где данные вводятся, используются и анализируются в зависимости от контекста и текущей бизнес-задачи.

Тем не менее, реестры и журналы часто используются для поиска от­дельных позиций и для контроля данных, загруженных из учетных сис­тем.

Кроме того, реестры могут использоваться для ввода данных. Иногда в учетной системе присутствуют не все данные, тогда в реестр можно вручную добавить те документы, которые не прошли по «белой» бухгалтерии.

В системе имеются следующие реестры:

• Реестр Отгрузки (продажи). В данном реестре находится вся информация о продажах. В основ­ном, это список документов, подтверждающих факт продажи или оказание услуг (накладные, акты и пр.).

• Реестр Закупки. Он почти не отличается от реестра Отгрузки (продажи).

• Реестр Входящая оплата. Информация о поступлении денежных средств.

• Реестр Исходящая оплата. Информация о платежах.

• Реестр Заявки. Информация о заявках клиентов.

• Реестр Остатки на складах

• Реестр Цены. Цены на товары и услуги.

• Реестр Контакты. О всех коммуникациях сотрудников компании с контрагентами.

• Реестр События. События, которые влияют на деятельность компании.

• Реестр Рекламации.

• Реестр Продажи конкурентов.

• Реестр Цены конкурентов.

• Реестр Внешние параметры. В реестре «Внешние параметры» собирается информация, которая может, так или иначе, влиять на деятельность вашей компании. Но, в от­личие от реестра «События», в который заносятся разовые собы­тия, в реестре «Внешние параметры» ведутся постоянно присутствующие факторы. Эти факторы, во-первых, можно отслеживать периодически, а во-вторых, они имеют числовые значения. Вообще, в качестве внешних параметров можно вести любую информа­цию, как внешнюю, так и внутреннюю.