3.2.6 Ежедневник

Ежедневник — это электронный распорядок рабочего дня, где отображаются все запланированные дела на текущий день или несколько дней. Ежедневник – это не только рабочий инструмент менеджера, но он позволяет руководителю оперативно контролировать работу сотрудников, видеть их загруженность в течение дня. Менеджер может практически не использовать дру­гие блоки программы, так как Ежедневник отображает почти всю опера­тивную информацию о контрагентах (контактах с ними, продажах, опла­тах, праздниках, рекламациях, и пр.). Можно настроить систему таким образом, чтобы Ежедневник автоматически открывался при запуске программы.

В Ежедневнике верхняя левая панель показывает, за какой период выводится Еже­дневник. Нижнее левое окно показывает, Ежедневник каких менеджеров ото­бражается. Для руководителя часто бывает удобно посмотреть оператив­ную информацию по работе нескольких человек. Левая панель окна Ежедневника отображает закладки: Контакты, Отгрузки, Закупки, Заявки, Рекламации, Проекты, Входящая оплата, Ис­ходящая оплата, События, Корпоративные праздники, Общие праздники. Выбор закладки осуществляется кликом мыши на нужном названии. Число в скобках после названия закладки обозначает число записей в каждой закладке на выбранный период.

Отображение закладок можно настраивать. Например, закладку «Контакты» можно настроить по разным критериям: «Состоявшиеся» и «Несостоявшиеся», по дате, по дате напоминания и другое.

3.2.7 Выборки

Общие сведения

Данный модуль предназначен для отбора основных объектов (контр­агентов, сотрудников и товаров/услуг) по заданным параметрам. В каче­стве параметров для отбора может быть использована практически лю­бая информация, которая ведется в системе по этим объектам.

У модуля «Выборки» предполагается три ос­новных применения.

• Отбор (выбор) данных для дальнейшего анализа. Например, сделать отбор данных для анализа продаж по клиентам, которые закупали оп­ределенный товар и при этом от них не было рекламаций.

• Групповая обработка данных. Например, сделать отбор данных для выполнения каких-либо действий для целой груп­пы объектов. Например, организация рассылки по определенным контр­агентам или сотрудникам.

• Подготовка аналитической отчетности. Результат выборки, сам по себе, уже может являться аналитическим документом. Например, если вы выбрали всех контрагентов, с которыми давно не общались ваши менед­жеры, то можно добавить в результат выборки данные о последнем кон­такте. Или отобразить параметры последней продажи для выбранных товаров.

Формирование Выборки (запроса).

В пункте меню «Модули» выбрать пункт «Выборки» Для добавления нужной выборки (запроса) нажмите на кнопку «Добавить запрос» в верхней части окна и выберите нужный тип выборки (контрагенты, товары и услуги, сотрудники) из выпа­дающего списка.

Окно выборки разделено на две части: в верхней части задаются па­раметры выборки, в нижней отображается результат.

В левой части окна выведены «Поля выборки», по которым можно устанавливать параметры выборки. Для установки или изменения параметров выбора в одном из разделов необходимо выделить нужный раздел в левой части окна. Далее можно воспользоваться одним из следующих способов:

• дважды кликнуть левой кнопкой мыши на строку с наименованием требуемого параметра,

• правой кнопкой мыши вызвать меню и затем выбрать пункт «Из­менить»,

• клавишей Enter.

В открывшемся окне необходимо установить критерии отбора. Для установки выбранных в данном окне критериев необходимо на­жать кнопку «ОК». Можно сформировать сложный запрос, используя переключатели «и / или» и «не» в верхней части основного окна. В этом случае условия «и / или» и «не» задаются между разделами «Выборки».

Для удаления определенногоусловия запроса нужно выделить элемент запроса и вос­пользоваться либо клавишей Delete, либо правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и затем выбрать пункт «Очистить параметр».

Для построения выборки по заданным критериям нажмите кнопку «Расчет».

Одновременно может быть открыто несколько различных или одно­типных выборок, между которыми можно переключаться. Переключаться между открытыми выборками, удалить выборку можно с помощью кнопок в нижней части окна.

Для переименования выборки необходимо кликнуть правой клави­шей мыши на наименовании запроса (на Закладке), далее выбрать «Переимено­вать», и ввести новое наименование.

Построенный запрос можно сохранить для последующего использо­вания. При этом сохраняется не сам список выбранных организаций, а набор критериев, который был задан. Для сохранения текущего запроса необходимо нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов. Для загрузки ранее сохраненного запроса следует нажать кнопку «Открыть» на панели инструментов.

При сохранении построенного запроса в открывшемся окне необхо­димо ввести название для запроса.

Для просмотра и редактирования ранее сохраненных запросов следует нажать кнопку «Сохраненные».

Запросы сохраняются для текущего пользователя.

Запрос может быть добавлен в «Меню пользователя». Для этого не­обходимо установить соответствующий флажок в открывшемся окне.

Обработка результатов выборки (запроса).

В полученном запросе можно выполнить ряд изменений и настроек, есликурсор поместить в поле результата выборки (запроса) и затем вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши. Рассмотрим пункты контекстного меню:

• Пункт «Настройка результата».

Пользователь может добавить поля в документе, полученном по запросу. По умолчанию выводится ограниченное количество полей.

В окне «Настройка результата» необходимо установить галочку рядом с нужным пунктом. Порядок вывода полей может быть изменен по желанию пользователя.

• Пункт «Обработка».

По данному пункту имеется возможность:

- результаты запроса с помощью контекстного меню экспортировать в MS Word и электронную почту;

- добавить или изменить данные в запросе вводом дополнительных параметров;

- выполнить слияние, удаление записей, распределение записей по группам, признакам, регионам и менеджерам.

• Другие пункты дают возможность: удалить или изменить записи выборки, вывести результаты запроса на печать, импортировать в Excel.

Результаты выборки могут быть помещены в соответствующее окно выбранного отчета для проведения дальнейшего анализа (для помещения результатов выборки в отчеты, соответст­вующий отчет должен быть открыт заранее).