Тема 1.10. Персональный менеджмент

План занятий

1. Организация труда руководителя.

2. Использование рабочего времени руководителем.

3. Рекомендации по реализации трудового процесса руководителя.

Каждый руководитель прекрасно понимает, что время, которым он располагает, строго ограничено. Существует утверждение, что управлять своим временем возможно, лишь научившись управлять собой.

В зависимости от индивидуальности руководителя, от умения да­вать поручения у отдельных руководителей время используется следующим образом.

1. При ориентации на выполнение задачи и достижение успеха руко­водитель пытается все делать сам. Его неумение руководить проявля­ется в неумении давать поручения, в результате чего он тратит много времени на выполнение заданий.

2. При ориентации на лидерство, доминирование и принятие решений руководитель своей властью подавляет инициативу подчиненных, имея привычку брать всю ответственность на себя.

3. При ориентации на импульсивность и энергичность, а это присуще активным, энергичным людям, решения принимаются руководителем зачастую скоротечно, без предварительного обсуждения.

4. При ориентации на теплые, добрые личные отношения руководи­тель склонен тратить много времени на общение с подчиненными, лю­бит чувствовать эмоциональную близость с ними.

5. При ориентации на теоретический, деятельный и структурный под­ход руководитель с таким теоретическим складом ума тратит много вре­мени на тщательный анализ проблемы в ущерб практическому её реше­нию.

Каким образом организовать себя? В чем сущность организации труда руководителя? Организация труда - это планирование и распределе­ние его времени, организация контактов с работниками аппарата управле­ния, организация правильной работы с информацией и документацией, ор­ганизация приема посетителей, подготовка и проведение совещаний и засе­даний.

Для того чтобы планировать распределение времени между раз­личными видами деятельности необходимо классифицировать их по опре­деленным признакам: по содержанию работы (комплексные, экономические и т.п.), по характеру побудительных причин (собственная или инициатива подчиненных, указами сверху и т.п.), по периоду, охватываемому руково­дящей деятельностью (перспективные и текущие вопросы), по формам дея­тельности (индивидуальная работа, собрания, совещания, прием посетите­лей, телефонные разговоры и т.д.).

Руководитель должен составить свою, соответствующую условиям его работы, группировку видов работ по тем или иным признакам.

Для повышения условия работы руководителя ему необходима инфор­мация о практическом использовании рабочего времени и продолжительно­сти отдельных видов работы, анализ этих затрат времени.

Рационализация трудового процесса предполагает ряд действий. Назо­вем некоторые из них в качестве рекомендаций:

1. Ориентируйтесь, в первую очередь, на выполнение самой важной работы. В этом случае наиболее продуктивно используется время на реше­ние сложных задач, поэтому руководителю важно определить, какие дела он может не делать. Для учета укрупненных затрат времени целесообразно за­вести дневник.

2. Составляйте бюджет вашего времени. Установление сроков и гра­фиков выполнения заданий обеспечивает планомерность работ, сберегает нервную систему. Руководителю непременно следует разработать округ­ленный режим дня, как одно из условий создания ритма в деятельности. Ре­жим дня - это разделение суток на основные отрезки времени, включающие в себя основные процессы жизни: работу, питание, отдых и т.д.

3. Не регламентируйте строго выполнение работы. При гибком пла­нировании времени на день или неделю следует на отдельном листе бумаги перечислить предстоящие задачи по степени их важности, выполнять в той же очереди, не ограничивая регламентом способа достижения цели.

4. Рекомендуется использовать форму плана, в которой слева каж­дой стороны записывают плановое задание, а справа - фактическое выпол­нение.

5. Достигайте своей цели при минимальном вмешательстве в деятель­ность подчиненных. При желании их привлечь Вас к решению вопро­сов, уйти от ответственности за работу, приучите к анализу, а именно, ясно представлять, в чем суть проблемы, какие препятствия на пути её решения, возможности по устранению существующих препятствий, как можно решить проблему и кто будет задействован при этом.

Значительная часть рабочего времени руководителя уходит на ра­боту с документами. Они являются источником информации, средством до­ведения до исполнения сведений о принятых мерах, главной формой реали­зации управленческих решений.