5.Документооборот предприятия

В настоящий момент в ООО «Базстрой» разрабатываются документы следующих типов:

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Приказ – распорядительный документ, издаваемый генеральным директором для решения задач по основной деятельности, производственным и кадровым вопросам.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый генеральным директором и его заместителями по оперативным вопросам в своей повседневной деятельности, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных актов.

Заместители генерального директора могут издавать распоряжения только для закрепленных за ними подразделений.

Указание – распорядительный документ, составляемый в целях разрешения вопросов, связанных с исполнением приказов, поручений, инструкций и т.п.

Резолюция на документе – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Виза документа – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – письмо, пересылаемое одним подразделением другому.

Объяснительная записка – документ, адресованный руководству и содержащий изложение причин, которые привели к каким-либо нарушениям.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.п.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях руководства или комиссий, назначенных генеральным директором

Справка – документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий.

4.1 Организация документооборота предприятия

1. Основные положения

1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

2. Требования данной инструкции распространяются на следующие потоки документооборота предприятия:

- входящая документация (Указы президента РФ, законы РФ и г. Москвы, постановления, распоряжения, указания Правительства РФ и Москвы, письма заказчиков, субподрядчиков и частных лиц);

- исходящая документация (письма, телеграммы, бандероли);

- организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, указания, протоколы, справки, отчеты, записки);

- документация с грифом "Для служебного пользования";

- документация, содержащая коммерческую тайну;

• письма и обращения граждан.

3. Документооборотом предприятия установлены и используются следующие виды бланков документов:

• «Приказ»

• «Распоряжение»

• «Указание»

• письмо для внешней переписки за подписью руководства предприятия

• письмо для внешней переписки за подписью руководителей структурных подразделений.

Бланки каждого вида имеют сквозную нумерацию и выдаются в канцелярии ответственным за делопроизводство подразделения под роспись в журнале «Учета бланков».

После подготовки документа на бланке, он возвращается в канцелярию для регистрации в журнале, либо, в случае порчи бланка, делается отметка об уничтожении бланка. Испорченные бланки подлежать списанию по акту.

Заявку на размножение бланков осуществляет только канцелярия. Размножение бланков подразделениями не допускается.