2. Организация работы с входящей документацией

1. Входящая документация (подлинники), поступающая на имя

предприятия, генерального директора или его заместителей подлежит обязательной регистрации.

3. Секретариат ООО «Базстрой» осуществляет прием и первичную обработку входящей документации.

4. Регистрация осуществляется в день поступления документации независимо от способа ее доставки: по почте или нарочным.

5. Регистрация входящей документации производится в Журнале регистрации входящей документации, а также в электронных регистрационных карточках. В журнале регистрации каждому поступившему документу присваивается порядковый номер, отмечаются дата его поступления и исходящий номер.

6. Поступающие конверты вскрываются, за исключением именных пакетов с надписью «лично». Проверяется их первоначальная целостность, а после вскрытия - наличие вложенных в них документов.

Конверты от поступившей документации сохраняются и прилагаются к документам в том случае, если по ним нужно установить адрес отправителя или дату почтового штемпеля, которая является доказательством времени отправки и получения документа. Конверты от претензионных писем, исковых заявлений и писем из судебных органов (суды, служба судебных приставов и исполнителей, прокуратура и т.д.) также сохраняются и передаются в юридический отдел. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

7. Документация, прошедшая регистрацию, за исключением документов и изданий с грифом "Для служебного пользования", рассылается генеральному директору, его заместителям для подготовки резолюции в бланке поручения или в структурные подразделения. Рассылка осуществляется через специальные ячейки в канцелярии, на которых указаны должность и ФИО руководителя, либо наименование структурного подразделения.

Документация, адресованная на имя Г.А.Щербакова., как генерального директора ООО «Базстрой» О.А.Попова, передается ему через первого заместителя генерального директора.

Документация, адресованная заместителям генерального директора, передается непосредственно адресатам.

Документация по текущим вопросам, адресованная руководителям структурных подразделений, также передается непосредственно адресатам.

8. Документы с резолюцией генерального директора или его заместителей, внесенной сотрудником секретариата в электронную регистрационную карточку, возвращаются в канцелярию для рассылки в структурные подразделения.

В резолюции должны быть определены участники исполнения поручения, из состава участников назначены ответственные, установлены сроки исполнения документа.

Документы рассылаются специалистам в структурные подразделения под роспись, в печатной копии электронной карточки, каждого ответственного лица, указанного в резолюции.

Приказы и распоряжения МКА, Правительства Москвы, а также другие важные документы, при наличии соответствующей резолюции руководства предприятия, передаются в подразделения под роспись уполномоченных представителей в листе "Расписка в получении".

9. Документы с поручением руководства передаются в соответствующие структурные подразделения в подлиннике поочередно всем указанным в поручении участникам, либо в копиях одновременно всем участникам. В последнем случае поручения руководства ООО «Базстрой» копируются по числу исполнителей, а подлинники направляются ответственному исполнителю.

Ответственный исполнитель, получив документ, должен организовать его исполнение, с учетом установленного контрольного срока, при участии соисполнителей.

При отсутствии указаний о сроке исполнения, документ должен быть исполнен в течение 3-х дней со дня его поступления. Если для исполнения документа требуется более длительный срок, ответственный исполнитель обязан заблаговременно доложить об этом лицу, направившему документ.

Документы с пометкой "Срочно" подлежат исполнению в течение 1-2-х дней.

10. После регистрации в канцелярии документация поступает в подразделение. Ответственный за делопроизводство производит запись о поступившем документе в журнале входящей документации и передает его на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

Руководитель структурного подразделения своим распоряжением или поручением назначает ответственного исполнителя, направляет ему документ и осуществляет контроль исполнения.

11. К документации, не регистрируемой канцелярией, относятся:

- документация, направленная по факсу и электронной почте;

- ксерокопии любых документов;

- рекламные письма;

- приглашения на выставки, семинары и пр.;

- информационные сообщения;

- именные пакеты с надписью «лично».

12. Документация, поступающая на предприятие, на имя руководителей структурных подразделений по вопросам, отнесенным к их компетенции, без регистрации канцелярией передается непосредственно в подразделение указанному адресату и подлежит обязательной регистрации в этом подразделении.

Приглашения на выставки, семинары и т.д. передаются зам. генерального директора - гл. инженеру предприятия для принятия решения об участии в данных мероприятиях.