4.4 Организация работы с документацией под грифом "Для служебного пользования"

1. Документация, поступающая в ООО «Базстрой» с грифом "Для служебного пользования" в день поступления регистрируется канцелярией в "Журнале учета документов и изданий для служебного пользования", а также в электронных регистрационных карточках с пометкой "ДСП". При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

Форма "Журнала учета документов и изданий для служебного пользования" установлена "Инструкцией о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения" М, 1997.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и издания возвращаются отправителю.

Каждому документу присваивается входящий номер, после

чего, копия документа, под расписку, передается лицу, которому направлен данный документ. Документы учитываются полистно, а издания (книги, журналы, брошюры, проектная документация) – поэкземплярно.

Движение документов "Для служебного пользования" своевременно отражается в журналах или карточках.

2. Зарегистрированные документы "Для служебного пользования" докладываются генеральному директору или его заместителям.

3. К работе с документами "Для служебного пользования" допускаются лица, указанные в резолюциях генерального директора, его заместителей и руководителей структурных подразделений.

4. Оригиналы документов (кроме приложений) хранятся в канцелярии в отдельной папке документов для служебного пользования.

5. Копии документов и оригиналы приложений должны храниться в подразделениях предприятия в отдельных папках с грифом "ДСП".

6. Документы и издания "Для служебного пользования" должны

храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. При этом должны быть созданы условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

5. Запрещается выносить документы и издания "Для служебного

пользования" из помещений специально для этого предназначенных и оборудованных.

5. Проверка наличия документов и изданий "Для служебного

пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначенными приказом генерального директора, в состав которых входят и лица, которым поручен учет и хранение этих материалов. Результаты проверки оформляются актом.

9. О фактах утраты документов и изданий "Для служебного пользования", либо разглашения содержащихся в них сведений, немедленно ставятся в известность генеральный директор и начальник первого отдела.

Для расследования факта утраты документов и изданий или установления факта разглашения сведений в них содержащихся, приказом генерального директора назначается комиссия. Заключение комиссии о результатах расследования утверждается также генеральным директором. На утраченные документы составляется акт, а в учетные документы вносятся соответствующие отметки.