Информационные технологии делопроизводства и документоведения. Основные понятия и определения делопроизводства

Деятельность любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме документов.

Документом (лат. documentum — свидетельство) называется все, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете. Документы используются в разных областях человеческой деятельности, поэтому понятие "документ" многозначно: для юриста — это способ доказательства, для историка — источник ценных сведений, для менеджера — средство принятия управленческих решений. Наиболее общая функция любого документа — способность содержать информацию.

Документы — носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации (газет, журналов, книг и др.), содержащих переработанную (вторичную) информацию. Любой документ полифункционален (многолик).

Подытоживая вышесказанное, можно дать следующие определения.

Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией о событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством.

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организация работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

В основу делопроизводства современного предприятия должен быть положен единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними, которые позволяют обеспечить:

• юридическую силу документа;

• оперативное и качественное составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов;

• применение компьютерной техники и современных информационных технологий.

Виды документов и их классификация

Многофункциональность и чрезвычайное многообразие до­кументов позволяют классифицировать их по различным признакам.

По происхождению, документы подразделяют на официальные (служебные) и личные. Официальными считаются документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке, удостоверяющие личность человека и его права, а также документы, содержащие сведения биографического характера - паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д. Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

По наименованию, документы классифицируют как акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

По содержанию различают следующие деловые документы:

• по административным вопросам;

• вопросам материально-технического снабжения;

• планирования;

• бухгалтерского учета;

• подготовки кадров;

• внешнеторговой деятельности и т.д.

• 4. По видам деятельности различают официальные деловые документы:

• организационно-распорядительные;

• финансово-расчетные;

• снабженческо-сбытовые.

Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, с помощью которых определяются функции и права органа управления, устанавливаются структура и штаты подразделений, контролируются подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т.д.

Можно выделить следующие группы ОРД:

• организационные (уставы, учредительные договоры, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

• справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

• документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);

• документы предпринимательской деятельности (контракты, договоры).

Финансово-расчетная документация обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денеж­ных средств.

Значительное место в общем объеме делопроизводства занимает документация материально-технического снабжения и сбыта (ДМТС). Выделяют следующие группы ДМТС:

• договорные (хозяйственные договоры по снабжению и сбыту продукции);

• переписка между коммерческими службами и органами снабжения и сбыта (запросы, извещения, ответы, напоминания, коммерческие письма);

• сопроводительная по отгрузке и транспортировке (сертификаты, спецификации, накладные, коммерческие акты, доверенности на получение материальных ценностей);

• претензионные (претензионные письма, рекламации, исковые заявления, кассационные жалобы);

• рекламные (рекламные объявления, листки, брошюры, презентации).

По месту составления различают документы:

• внешние, полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие). К внешним относятся также документы, полученные извне или направленные в адреса других организаций;

• внутренние, составленные в данном учреждении и исполь­зуемые внутри его;

• входящие — документы, поступившие на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны вызывать появление соответствующих исходящих, причем в заранее установленные сроки. Отдельную группу входящих документов составляют нормативные документы вышестоящих ор­ганов, которые поступают от государственных и муниципальных органов власти и регулируют деятельность предприятия, например, положения о налогах, об охране окружающей среды и т.п.;

• исходящие — документы, которые являются ответом организации на соответствующие входящие. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия.

По средствам фиксации на материальном носителе различают документы:

• рукописно-печатные;

• электронные;

• фото-, видео- и кинодокументы.

Рукописно-печатные документы изготавливаются на бумаге рукописным, машинописным, типографским способом или на множительных аппаратах.

Электронные документы применяют для записи информации на магнитные и оптические носители. Для их воспроизведения используют компьютер, магнитофон, видеомагнитофон. Такие документы могут содержать текст, графические объекты, звуковые фрагменты, например, речь, фотографии, видео- или кино­фрагменты.

Фото-, видео- и кинодокументы фиксируют информацию на фото-, видео- или кинопленке и позволяют запечатлеть процессы, которые невозможно или затруднительно фиксировать другим путем.

По характеру отображаемой информации известны документы:

• текстовые;

• гипертекстовые;

• графические;

• звуковые;

• мультимедиа;

• гипермедиа.

Текстовый документ содержит в основном текст с небольшим включением иллюстраций.

Гипертекстовым называется документ, включающий гиперссылки — интерактивные ссылки на другие документы, необходимые для получения дополнительной информации.

К графическим документам относятся чертежи, схемы, карты и рисунки.

Звуковые документы позволяют фиксировать живую речь — заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др.

Мультимедиа документы наряду с текстом и графикой включают звук и видеоизображения.

Гипермедиа документы объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в них в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), наряду с этим они содержат гиперссылки на другие документы. В последнее время гипермедиа документы получили широкое распространение в связи с использованием компьютерных сетей.

По форме (способу создания) различают документы:

• индивидуальные;

• типовые;

• трафаретные.

Индивидуальные документы создаются в произвольной форме, например, документы личного характера.

Типовые документы представляют собой текст — образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия.

Трафаретные документы содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.

По стадиям создания существуют:

• документы-оригиналы;

• копии документов.

Оригиналом называется документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов. Если оригинал составлен по определенной форме и подписан должностными лицами, то он называется подлинником. Оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными и имеют каждый одинаковую юридическую силу.

Копия — это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. Различают несколько видов копий:

• дубликат — это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа, она имеет одинаковую юридическую силу с подлинником;

• выписка — это копия, воспроизводящая часть текста документа;

• отпуск — это полная копия отосланного документа, подшиваемая в дела отправителя.

Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

По срокам хранения различают документы:

• постоянного (вечного) хранения;

• долговременного хранения (более 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).