38.Назначение и основные элементы субд Access.

Системы управления базами данных (СУБД) используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации. В процессе упорядочения информации СУБД генерируют базы данных, а в процессе обработки сортируют информацию и осуществляют ее поиск. Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных.

Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный. В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.

Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную таблицу. Под записью здесь понимается строка двумерной таблицы, элементы которой образуют столбцы таблицы. В зависимости от типа данных столбцы могут быть числовые, текстовые или содержать дату. Строки таблицы нумеруются.

Работа с СУБД начинается с создания структуры базы данных, т. е. с определения: • количества столбцов; • названий столбцов; • типов столбцов (текст/число/дата); • ширины столбцов. Рассмотрим структуру базы данных на примере базы данных Процессоры. Количество столбцов — 5. Названия и типы столбцов: Тип процессора (текст), Год создания (дата), Частота (число), Разрядность по данным (число), Разрядность по адресу (число). Ширина каждого столбца устанавливается пользователем в соответствии с удобством представления данных на экране. Структура созданной базы данных может быть впоследствии изменена (добавлены/удалены столбцы, изменены их названия и т. д.). В созданную «пустую» базу данных необходимо занести записи и при необходимости их редактировать.

Обычно предусмотрены следующие режимы: • добавление записи; • удаление записи; • редактирование записи. Занесенную в базу данных информацию можно обрабатывать, а именно — осуществлять следующие операции: • сортировка по любому столбцу (по возрастанию/ убыванию чисел, символьных строк, дат); • поиск по любому столбцу с различными условиями (равно, больше, меньше и т. д.). Так, в результате выполнения сортировки по убыванию по столбцу Год создания порядок записей изменится на противоположный.Могут осуществляться операции сложного поиска, когда задаются несколько условий по разным столбцам. В результате будут найдены записи, удовлетворяющие всем заданным условиям.

Созданные базы данных можно записывать/считывать с диска и распечатывать на принтере

В окне База данных расположены ее объекты: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты и др.

Рассмотрим кратко назначение каждого объекта.

Таблица является основным объектом базы данных, который предназначен для хранения данных. Таблица состоит из записей и полей. На основе таблицы создаются остальные объекты базы данных. Как правило, для решения сложных задач одной таблицы недостаточно. Поэтому в базе данных присутствует сразу несколько таблиц связанных между собой.

Запрос предоставляет возможность отобрать данные из таблиц на основании определенных условий.

Форма отображает данные из таблиц или запросов. С помощью форм удобно вводить данные в таблицы.

Отчет предназначен для создания документа, построенного на информации, отобранной из базы данных. Отчет можно просмотреть на экране, распечатать на принтере.