39.Запросы к базе данных. Назначение и виды запросов.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в следующих запросах, формах, отчетах, страницах доступа к данным. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

•выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

•включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

•произвести вычисления в каждой из полученных записей;

•сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях в одну запись с одновременным выполнением над другими полями групповых функций;

•произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

•создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

•удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц БД и включения нужных полей из нескольких таблиц. В частности, при объединении двух нормализованных связанных одно-многозначными отношениями таблиц результирующая запись образуется на основе записи подчиненной таблицы, в которую добавляются поля из связанной записи в главной таблице. Заметим, что подобное объединение формирует новую таблицу, которая не является нормализованной. Выбранный тип объединения таблиц задается при установлении связи между таблицами и определяет способ формирования записей запроса. По умолчанию связи устанавливаются с параметром объединения первого типа: объединение только тех записей, в которых значения связанных полей обеих таблиц совпадают.

Последовательное выполнение ряда запросов по образцу позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

В Access может быть создано несколько видов запроса.

•Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе этого вида запроса могут строиться запросы других видов.

•Запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, сохраняет результат в новой постоянной таблице.

•Запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Режим «Конструктор» – «ручное» создание запроса:

Можно создавать в режиме «Конструктор» – «ручное» создание запроса на основе одной или нескольких таблиц.

На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»;

Выбираем таблицу, связанный с запросом справочник или базу данных и нажимаем кнопку «Закрыть». Они, вместе со связкой по соответствующим полям, появятся в верхней части экрана создания Запроса – схема данных данного запроса (при наличии заранее заданной связки). Например, справочник «Цеха» и База данных «Личные карточки», связанные по полю «Цех».

Далее необходимо в колонках Запроса выбрать в каждом столбце:

•таблицу

•поле из таблицы

•вид сортировки и т.д.

Если не устраивает сортировка данных, можно ее осуществить с помощью выбора поля в столбце и нажатия кнопок <А-Я> или <Я-А> .

Режим «Простой запрос» – ( для показа суммирования в одной колонке):

На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»;

Выбираем таблицу или Запрос, указываем поля (все или выборочно).

Далее нужно указать: подсчет для всех или Итоги.

Если интересуют Итоги – нужно нажать на кнопку <Итоги>. Так как цифровых полей нет, то Access сам предложит вариант «Подсчет количества записей KartPers».

Необходимо включить флажок. Далее даем название таблице и получаем сумму персонала по цехам (на основе выше описанного сделанного в Конструкторе Запроса).

Режим «Перекрестный запрос» – ( для создания всевозможных подсчетов на базе Схемы данных):

Данный запрос строится на основании продуманных заранее взаимосвязей и, обычно, на основе сводной Базы данных.

Сначала необходимо выбрать базу данных. Обычно – основную. В работе с Кадрами - это БД «Личные карточки».

Далее нужно выбрать одно – три поля – для организации строк – уровни вложения полей.

И одно поле для организации расчетов. В нем необходимо выбрать вид вычислений: Count (подсчет количества – например, персонала по цехам, должностям и т.д.), Sum (сумма – например, сумма окладов, зарплаты и т.д.). Расчеты производятся по выбранным полям.

Режим «Повторяющиеся записи» – ( для повторов данных в таблицах):

Режим «Не имеющие подчиненных» – ( для показа записей, не имеющих связей): Например, клиенты, не имеющие заказов.