10.Интегрированные пакеты программ офисной деятельности. Их назначение и состав.

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию интегрированных пакетов - так называемых «настольных офисов», или офисных систем, которые вмещают в себя возможности текстовых и графических редакторов, средств обработки таблиц и создания презентаций, электронной почты и некоторых других программных средств. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций — создания и обработки данных обусловлено наличием трех основных видов информации: числовой, Текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются базы данных, которые позволяют соединять все эти виды данных в единое целое. Кроме того, большое развитие получили редакторы звуковой и видеоинформации, эти виды информации становятся неотъемлемой частью большинства баз данных.

Главной отличительной чертой, позволяющей определять набор программ как интегрированный офисный пакет, является единый интерфейс пользователя, общий для всех программ, входящих в пакет. Это позволяет использовать схожие приемы при работе с различными приложениями данного пакета, что уменьшает затраты на обучение пользователя.

Основную часть любого офисного пакета составляют следующие программы: — текстовый редактор; — редактор таблиц; — СУБД.

Кроме того, в пакет могут входить и другие программные продукты.

Самым популярным из представленных интегрированных пакетов программ для офиса является Microsoft Office 2000 (или его более ранняя версия Microsoft Office 97).

Основные составляющие данного программного продукта:

— текстовый редактор Microsoft Word; Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.

— редактор таблиц Microsoft Excel;создание таблиц,редактирование таблиц;вставка формул, диаграмм ,иллюстраций,текста; работа с данными

— система управления базами данных Microsoft Access; совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных

— личный информационный менеджер Microsoft Outlook; почтовый клиент для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

— программа Microsoft Binder для работы с подшивками документов; Microsoft Office Binder представляет собой набор программ, которые сводятся водну «записная книжка». С подшивками Microsoft Office можнодобавить новый документ Microsoft Word, электронная таблица MicrosoftExcel и презентации Microsoft PowerPoint подшивки не открывая Word,Excel или PowerPoint по отдельности для создания файлов.

— средство создания презентаций Microsoft PowerPoint. PowerPoint презентации состоит из ряда отдельных страниц или "слайды". Слайды могут содержать текст, графику, звук, видео и другие объекты, которые могут быть расположены свободно. PowerPoint, однако, облегчает использование последовательного стиля в презентации с использованием шаблона или "слайдов".