Реквізити ділових паперів

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовуються такі реквізити:

1. Державний Герб України (для державний організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак).

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств та організацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державний організацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телефонна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунку а назва банку.

10. Назва документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15. Гриф обмеженого доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Відбиток печатки.

27. Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконання та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікований форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання).

Наявність того чи іншого реквізити документу зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Більшість документів умовно можна поділити на три частини:

- заголовна (до неї відносять усі реквізити, що передують тексту);

- основна (текст і додатки до нього);

- оформлення (реквізити, що розміщують нижче від додатків).

Дата

Дата – обов’язків реквізити усіх документів; оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік.

Якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 (нуль). Рік зазначають лише останніми цифрами без крапки після них (якщо це не кінець речення), без слова “рік” і без скороченої позначки “р.”, напр.: 27.09.99, 01.12.98, але 10.07.2000, 02.10.2003. Подібний уніфікований і спрощений спосіб датування не потребує кодування дат під час обробки документів за допомогою обчислювальної техніки.

У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансовго характеру, дату зазначають словесно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літерами, а цифри року – повністю зі скороченою позначкою слова “рік” (р.) із крапкою, наприклад: 4 травня 1999 р. або 24 лютого 2005 р.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазначають у такий спосіб:

10 – 15.07.99 (у межах одного місяця);

з 16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року);

на 07.12.99 – 07.04.2000 (протягом п’яти місяців, у межах двох років).

Для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану датою є день їх затвердження, датою наказу, листа – день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлений інший термін.

Місце дати залежить від призначення та форми документа.

Увага! Коли визначається час за роком, слід користуватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в).

Наприклад: народився 1979 р. (року) ...; 1999 р. (року) закінчив ..., вступив ..., ... була зарахована.

Індекс

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та обробку документа, його збереження й контроль виконання. Три пари арабських цифр індексу № 07-14/89 для вхідного документа означають:

07 – шифр структурного підрозділу автора документа;

14 – номер справи, де зберігається копія вхідного документа (за номенклатурою для підрозділу);

89 – порядковий реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

Літери ВК, що стоять через дефіс після номера наказу, означають – відділ кадрів.