Раздел 6. Использование универсальных офисных программ в бизнес - планировании

Возможностей, которые предоставляют стан­дартные офисные приложения (текстовые редакто­ры или электронные таблицы), вполне хватает для составления бизнес-плана. У нас повсеместно ис­пользуют ограниченный набор таких программ ­это пакет Мicrosоft Office, включающий Word и Excel. За рубежом ситуация не та­кая однозначная, там в конкурентной среде, наряду с продуктами Microsoft, используют схожие по воз­можностям программы от компании Symantec или Lotus, например Lotus Notes. Российский пользова­тель свой выбор сделал, кажется, раз и навсегда. Од­нако универсальные программы предназначены для выполнения самых разнообразных задач, а боль­шое количество функций может мешать работать эффективно. Это относится и к применению офис­ных программ при составлении бизнес-плана.

Однако избыток функций подсказал путь к воз­можной организации эффективной работы. Для упрощения рутинной работы предусмотрена воз­можность использования шаблонов (templates). Шаблон - это особая форма, которая содержит ин­формацию о стилях форматирования документа, его внешнем виде и структуре и служит основой для со­здания нового документа. Другими словами, это своего рода заготовка с элементами документа опре­деленного назначения. Использование шаблона по­зволяет упростить ввод информации, а, следователь­но, сократить рабочее время.

Итак, используя шаблоны Word и Excel, мож­но существенно автоматизировать работу по со­ставлению бизнес-плана.

Тема 6.1. Шаблоны Мicrosоft Word

Шаблон Word содержит ту же информацию, что и обычный документ. Однако, один раз образованный, он позволяет быстро создавать новые, аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на их оформление и форматирование. Можно изменять имеющиеся шаблоны и создавать свои собственные. В отличие от файлов документов, файлы шаблонов имеют расширение DOT. В Word по умолчанию установлено несколько десятков готовых шаблонов. Они предназначены для быстрого оформления наиболее употребитель­ных документов, таких как письма, факсы, отчеты, заметки, резюме и даже веб-страницы. Готовых шаблонов для составления бизнес-плана или хотя бы отдельных его разделов пока нет (по крайней мере, в локализованных, русскоязычных версиях программы). Однако ничто не мешает создавать их самостоятельно.

Все новые документы в Word создаются не на пустом листе, как это может показаться, а на базе шаблона Noгmal (Обычный). Чтобы выбрать его, необходимо выполнить команду Файл ~ Создать (не путать с кнопкой Создать файл (по умолчанию), распо­ложенной на панели инструментов; при ее нажа­тии откроется новый документ). Справа появится область задач Создание документа, в которой можно выполнить следующие действия:

• создать новый документ;

• выбрать шаблон для обычного документа, элек­тронного письма или веб-страницы;

• оздать новый документ на основе уже суще­ствующего;

• создать документ на основе подготовленных шаблонов, находящихся на компьютере или в Интернете, и др.

При щелчке на ссылке На моем компьютере откры­вается окно Шаблоны. Здесь перечислены все до­ступные шаблоны: для служебных и личных писем, факсов, отчетов, диссертаций, публикаций, запи­сок, повесток, резюме и т. д. Они сгруппированы на вкладках по функциональности: Общие, Другие доку­менты, Записки, Отчеты, Письма и факсы, Публикации и Слия­ние. Шаблона для бизнес-плана, как упоминалось, к сожалению, нет.

Как уже упоминалось, по умолчанию новый документ в Word создается на основе шаблона Normal. Он является универсальным для любых типов документов и характеризуется следующи­ми параметрами: страницы документа имеют книж­ную ориентацию и размер, соответствующий фор­мату А4 (210 х 297 мм); размер верхнего и нижнего полей страницы равен 2 см; для основного текста назначен шрифт Times New Roman и т. д. Однако даже если вы начали создавать документ в шабло­не Normal, вы в любой момент можете добавить дру­гие элементы форматирования, просто подключив другой шаблон. Для этого выполните команду Сер­вис ~ Шаблоны и надстройки и в списке Общие шаблоны и надстройки установите флажок рядом с предназ­наченным для загрузки шаблоном. Если нужный шаблон отсутствует в диалоговом окне, нажмите кнопку Добавить, найдите и выберите требуемый шаблон, щелкнув на нем кнопкой мыши. После загрузки характеристики этого шаблона доступны в любом другом документе до окончания текуще­го сеанса работы с Word.

По умолчанию все шаблоны хранятся в папке Шаблоны. Их можно использовать в изначальном виде, модифицировать или брать за основу при разработке новых шаблонов. Рассмотрим наибо­лее популярные из них.

На вкладке Общие окна Шаблоны хранятся самые простые шаблоны: шаблон по умолчанию, шаблон для создания электронного письма, веб-страницы и др.

Вкладка Другие документы содержит следующие шаблоны: Изысканное резюме, Стандартное резюме, Мас­тер календарей, Мастер повесток и др.

На вкладке Записки можно найти шаблоны для создания различного рода записок, а на вкладке Отчеты - формы для создания отчетов.

Письма и факсы - шаблоны этой вкладки содер­жат заготовки для официальных и неофициальных писем на любой вкус. В том числе и такие, как Изыс­канный факс и Изысканное письмо, в которых подробно указывают в удобном виде максимум сведений.

Вкладка Публикации содержит формы для фор­мирования следующих документов: Брошюра, Дис­сертация, Руководство и Справочник.

На вкладке Слияние расположены шаблоны сли­яния, которые позволяют создавать бланки с по­лями; они заполняются автоматически при присо­единении списка (Изысканное составное письмо, Изысканный составной факс, Простое составное письмо, Стандартный со­ставной факс и др.).

Как сделать собственный шаблон? Существу­ют три основных способа.

1. На основе существующего шаблона.

2. Путем модификации существующего шаблона.

3. Создать совершенно новый шаблон.

Если ни один из стандартных шаблонов Word не удовлетворяет требованиям пользователя, следует разработать новый. В процессе создания можно:

• вставить в шаблон тексты и иллюстрации;

• определить способ размещения частей шабло­на на странице;

• изменить оформление символов;

• создать и модифицировать стили оформления, макрокоманды и элементы автотекста;

• вставить в документ гипертекстовые ссылки.

После создания (изменения) шаблон докумен­та следует сохранить с помощью команды Файл ~ Сохранить как. Разумеется, при этом нужно не толь­ко задать имя файла, но и выбрать из списка соот­ветствующий тип документа: Шаблон документа.

Шаблоны не обязательно создавать заново, их можно связывать. Как уже говорилось, если дру­гой шаблон не выбран, при создании нового доку­мента по умолчанию используется Normal. Чтобы активизировать другой шаблон и использовать содержащиеся в нем стили форматирования, не­обходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть нужный документ, выполнив коман­ду Файл ~ Открыть.

2. В меню Сервис выбрать команду Шаблоны и над­стройки.

3. В поле Шаблон документа диалогового окна Шабло­ны и надстройки указать имя нужного шаблона.

4. Если нужный шаблон находится в другой пап­ке или на другом диске, нажать кнопку Присое­динить и в открывшемся диалоговом окне Присо­единение шаблона выбрать нужный пункт.

5. Подтвердить выбор с помощью кнопки Открыть.

При назначении шаблона документу внешний вид текста остается прежним, однако изменения могут появиться в элементах автотекста, в строке меню или на панелях инструментов.

Пункт Шаблоны и надстройки меню Сервис позволя­ет определить, какой шаблон присоединен к дан­ному документу. Его имя отображено в поле Шаб­лон документа диалогового окна Шаблоны и надстройки.

Поскольку способов выбора шаблона несколь­ко, существует определенная последовательность, или иерархия, шаблонов. Каждый документ ос­нован на некотором шаблоне, выбираемом в мо­мент его создания. Доступными шаблонами яв­ляются общие, шаблоны пользователя и рабочей группы. Их расположением можно управлять с по­мощью вкладки Расположение диалогового окна Па­раметры (меню Сервис). По умолчанию использует­ся общий шаблон Normal. Однако к документу, основанному на одном шаблоне, можно присое­динить другой (в окне Шаблоны и надстройки выпол­ните описанные выше действия). Можно загру­жать дополнительно произвольные шаблоны из про из вольных папок - это также определенным образом будет влиять на поведение документа. Многочисленные шаблоны вполне могут иметь оди­наковое название (поскольку их можно разме­щать в разных папках), но различаться элементами стиля, автотекста, макросами и т. д.