Тема 6.2. Шаблоны Microsoft Excel

Как и Word, Excel содержит готовые шаблоны для стандартных документов. Однако их намного меньше. Дело в том, что специфика работы в Excel не допускает простого заимствования даже очень удачных документов. Ведь электронные таблицы осуществляют конкретные расчеты с помощью определенных формул и данных.

Тем не менее знать о существовании шаблонов Excel нужно, ­чтобы создавать собственные и на их основе формировать новые документы уже для ваших специфических условий. Если приходится выполнять повторяющиеся действия, то использование шаблонов, конечно, значительно экономит рабочее время. Именно для неоднократного составления типового бизнес-плана употребление шаблона в Excel более чем оправдано.

В Excel шаблон - это своего рода книга, создаваемая и используемая как начальный вариант для новых книг. Документ в Excel представляет собой несколько листов (по умолчанию - три). Можно создавать шаблоны книг и листов. По умолчанию используются Book (Книга), Sheet (Лист).

Шаблон может включать в себя параметры форматирования, стили, стандартный текст, например, заголовки страниц, подписи строк и столбцов, формулы и макросы. Стиль - это набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта, отступы абзацев и т. д., которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяют стиль, все содержащиеся в нем элементы форматирования применяются одновременно.

Стандартный шаблон книги становится активным при запуске программы или при создании книги без указания шаблона (кнопка Создать, расположенная на панели инструментов). Как уже говорилось, в Excel можно создавать собственные шаблоны как книг, так и листов. Чтобы воспользоваться готовым шаблоном, нужно сделать следующее.

1. Выполнить команду Файл ~ Создать.

2. В открывшейся справа области задач Создание книги щелкнуть на ссылке На моем компьютере.

3. В диалоговом окне Шаблоны выбрать нужны шаблон.

Шаблонов под расчетные таблицы для бизнес-­плана в стандартной конфигурации, разумеется, нет. Однако как только вы разработаете такие таб­лицы, вы сможете создать собственный шаблон. Чтобы сохранить уже отработанную книгу, со сти­лями и формулами, в качестве шаблона, нужно выполнить команду Файл ~ Сохранить как (В открыв­шемся окне следует обязательно установить тип сохраняемого документа (Шаблон) и его имя.

Тема 6.3. Использование графики в Word

Любой текст, даже деловой, становится инте­реснее и убедительнее, если его дополнить ил­люстрациями. Более того, иногда именно в офи­циальном документе необходимо использовать рисунки, графики и т. д. В Word предусмотрено огромное количество возможностей для исполь­зования графики. Имеет смысл кратко напомнить о некоторых из них, поскольку при оформлении бизнес-плана без иллюстраций порой не обой­тись.

Условно все иллюстрации можно свести к двум типам: изображения (рисунки или фотографии) и схемы (графики, блок-схемы и т. п.). Последние, которые наглядно отображают, например, иерар­хию управления или технологические цепочки, лучше всего рисовать непосредственно в тексте с помощью геометрических фигур (точками, ли­ниями, прямоугольниками и овалами). Это так называемая векторная графика; Word имеет встро­енный редактор векторной графики.

Обычные иллюстрации (растровая графика) ­это заранее подготовленные рисунки или цифро­вые фотографии, которые сопровождают изложе­ние. Их можно вставить в текст, используя какой­-нибудь способ обтекания или иное оформление. Для этого в Word тоже есть немало возможностей.

Растровая графика

Что касается графических изображений (их называют растровыми, или точечными, поскольку изображение сформировано совокупностью точек растра экрана), таких как рисунки и фотографии, то их вставляют в текст готовыми, в виде отдельного файла в одном из графических форматов (ВРМ, JPG, GIF или ТIFF). Растровой графикой явля­ются все отсканированные изображения. Если та­кое изображение увеличивать, то четкость значи­тельно ухудшается.

Вставить в текст растровое изображение можно, выполнив команду Вставка ~ Рисунок ~ Из файла. Затем нужно указать путь к тому файлу, который вы хо­тите вставить. После того как рисунок помещен в до­кумент, его можно редактировать: изменять разме­ры, обрезать, менять цветность и делать ярче или контрастнее. Для этого лучше всего использовать дополнительную панель инструментов для рисова­ния. У становите курсор на изображении и щелкни­те правой кнопкой мыши. В контекстном меню вы­берите пункт Отобразить панель настройки изображения. Над рабочим полем документа появляется панель инструментов, на которой расположены кнопки, служащие для выполнения следующих действий:

• вставки рисунков;

• изменения режима (черно-белый, оттенки серого, осветленный);

• увеличения/уменьшения контрастности;

• увеличения/уменьшения яркости;

• обрезки картинки (например, чтобы убрать окантовку или другие лишние участки);

• поворота изображения;

• изменения линий окантовки (вида, цвета или толщины);

• сжатия рисунка;

• включения обтекания текста;

• форматирования изображения (изменения раз­меров и пропорций);

• установки какого-нибудь цвета прозрачным;

• перезагрузки картинки.

Перезагрузка картинки отменяет все изменения. Нажав кнопку Меню "Обтекание текстом", можно выбрать вариант расположения картинки позади текста, поверх, в середине и т. д.

Векторная графика

Довольно часто возникает необходимость изоб­разить схему, описывающую структуру предприя­тия или процесса. Можно начертить это на бума­ге, отсканировать и вставить как рисунок, то есть использовать растровую графику. Однако это непродуктивно, несовременно и просто не нужно, поскольку в Word имеется неплохой инструмен­тарий для подобных целей - встроенный вектор­ный редактор.

Работая с векторной графикой, вы имеете дело с простыми геометрическими фигурами, такими как прямоугольник, круг и квадрат. Их легко мож­но описать математическими формулами. Эти фи­гуры рисуют прямо в тексте, сопровождая их над­писями. При увеличении векторный рисунок не теряет четкость. Эта особенность, кстати, позво­ляет просто узнать, какой именно тип изображе­ния представлен в вашем тексте (если рисунок те­ряет четкость, значит, он растровый).

Составные части векторного рисунка можно группировать, пропорционально увеличивать или уменьшать. Можно также менять цвет всего ри­сунка или отдельных его фигур.

Еще одна особенность векторных изображе­ний состоит в том, что они не занимают много дис­кового пространства. Растровые картинки имеют довольно большие размеры (даже в самом эко­номном формате это, как минимум, несколько со­тен килобайт). Когда такое изображение встав­ляют в документ, то увеличивается его размер. Большие файлы медленнее обрабатываются и пе­реносятся с компьютера на компьютер или носи­тель.

Что касается векторной графики, поскольку она создается по формулам, то имеет значительно меньшие размеры. Такие файлы удобнее в обра­щении.

Чтобы нарисовать векторный рисунок в до­кументе, нужно установить панель инструмен­тов для рисования. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши на панели инструментов и в контекстном меню выбрать пункт Рисование.

То же самое выполняют командой Сервис ~ Настрой­ка ~ Панели инструментов, устанавливая на соответ­ствующей вкладке флажок Рисование. В результате внизу появится дополнительная панель инстру­ментов. Здесь расположены кнопки для рисова­ния линий, стрелок, прямоугольников, овалов, текстовых блоков и т. д. Текстовый блок особенно удобен для создания блок-схем. Например, с по­мощью таких блоков можно изобразить структуру компании.

Текстовые блоки могут изображать элементы структуры. Удобны они тем, что внутрь можно по­местить поясняющие надписи. Контуры блоков можно форматировать, изменяя толщину линии, ее тип и цвет. Легко также изменить цвет фона, нажав кнопку Цвет заливки и выбрав нужный вари­ант в открывшемся меню.

Большой набор автофигур (меню Автофигуры) позволяет разнообразно оформлять любые изо­бражения.

Для большей выразительности векторному ри­сунку можно придать объем. Для этого используют кнопки Меню "Тени" и Меню "Объем". Достаточно выде­лить объект, нажать одну их этих кнопок и в по­явившемся окне выбрать нужный вариант отобра­жения тени или придания объекту объема.

Для удобства в работе готовый рисунок лучше сгруппировать. В этом случае он сохранит свою целостность, если вы случайно переместите ка­кой-нибудь элемент. Кроме того, сгруппирован­ное изображение можно пропорционально увели­чивать, уменьшать и перемещать по документу. Чтобы сгруппировать все элементы рисунка, вы­делите его (при этом обозначится контур изобра­жения - вокруг него отобразятся шарики), щелк­ните правой кнопкой мыши и выберите в меню Группировка пункт Группировать. Можно выделять эле­менты рисунка последовательно. Для этого, удер­живая нажатой клавишу Shift, поочередно выде­ляйте составляющие изображения. Группировку также выполняют командой Рисование ~ Группировать. Сгруппированные объекты в случае необходимо­сти можно, конечно же, и разгруппировать, чтобы внести изменения или заменить элементы.

Сложные изображения довольно трудно рисо­вать от руки. Поэтому предусмотрена возможность нанесения координатной сетки. Она существенно упрощает расположение отдельных элементов кар­тинки. Нанести сетку можно с помощью команды Рисование ~ Сетка. В открывшемся окне Привязка к сет­ке определяют шаг по горизонтали и вертикали, устанавливают возможность «прилипания» на­рисованных объектов к линиям сетки и выполняют другие настройки. После нажатия кнопки ОК все фигуры будут отображаться по линиям сет­ки, и расположить их в определенном порядке не составит труда.

Теперь понятно, что создавать рисунки в Word довольно просто. Причем они могут быть достаточ­но сложными, отвечающими любым запросам, не­зависимо от наличия или отсутствия художествен­ных способностей у автора.