2 Управление как система
Развитие общества и народного хозяйства без реализации определенного свода законов, правил, норм, алгоритма его поведения в целом и его составляющих – производственных коллективов, неформальных объединений людей вплоть до семьи. Этот процесс воздействия на социум, на его материальное производство и является предметом изучения науки управления.
Несомненно, что каждый объект управления (государство, отрасль, предприятие, коллектив, личность) характеризуется существенными особенностями, отличиями, но научные методы управления имеют в своем арсенале общие принципы и методы воздействия на любой управляемый объект.
Каждый из управляемых объектов является системой, состоящей из отдельных, но взаимосвязанных частей, элементов. Причем система приобретает новые свойства, которыми не обладают соответствующие ее элементы. Так, толпа – это не сумма отдельных личностей, это новое образование, новый организм со своими особенностями, который подчиняется иным законам, чем составляющие ее люди. В общем случае система состоит из множества взаимосвязанных элементов, каждый из которых обладает присущими ему свойствами, но в целом все они действуют целенаправленно.
Управление – непрерывный и целенаправленный процесс воздействия на управляемый объект, которым может быть технологическая установка, СЭС, коллектив и отдельная личность. Управление есть процесс, а система управления - механизм, который обеспечивает этот процесс. Системы управления должны быть динамичными и детерминированными, т.е. обеспечивать реакцию на изменение окружающей среды и взаимосвязь элементов, подразделений органов управления. Если в организационной структуре есть элемент, действия которого не влияют на поведение системы и не реализуют ни одну из целей ее функционирования, то это верный признак ненужности этого элемента.
Принципиально процесс управления характеризуется 2 основными составляющими: управляющий системой и объектом управления. Этими составляющими могут быть руководитель и подчиненный, министерства и отдельные предприятия, диспетчер и заводские цехи, человеческий мозг и управляемые им через нервную систему органы. Основная особенность процесса управления – единство и взаимосвязь его составных частей, обеспечивается обратной связью. В этом случае управление осуществляется по замкнутому циклу (рис.2).
ОС
Обратная связь
Рисунок 2 - Принципиальная схема управления
Информация о состоянии объекта управления по каналу обратной связи поступает в орган сравнения (ОС), который может внести необходимые коррективы в процесс управления.
Различают технические системы (энергосистема, информационно-вычислительная сеть, технологический процесс и т.д.), СЭС – (отдельные предприятия, отрасли, регионы, транспортные системы и сферы обслуживания и т.п.) и отдельно выделяют особо сложные системы – организационные, основным элементом которых является человек – элемент сам по себе сложный, активный и далеко не всегда предсказуемый.
Существуют реально. Однако теория, отражающая эту реальность , так же как и модели этой теории, являются абстракциями, описывающими в той или иной мере сущность и свойства СЭС.
Под СЭС будем понимать любое социально-экономическое образование, обладающее определенной свободой выбора форм деятельности и представляющее собой организационную структуру, элементы которой взаимосвязаны и совместно функционируют для достижения общих целей. СЭС относится к классу искусственных, организационных систем, т.е. организаций созданных и управляемых людьми, где люди составляют главный, определяющий компонент.
Свойства систем:
1) Целостность. Системы существуют как целое, которое затем можно членить на компоненты. Эти элементы существуют лишь в силу существования целого. Т.е., не элементы составляют целое, а наоборот, целое порождает при своем членении элементы системы. Первичность целого – основной постулат теории систем. Каждый элемент можно рассматривать только в его связи с другими элементами системы. С другой стороны, функционирование системы нельзя сводить к функционированию отдельных элементов, т.к. лишь взаимосвязанное функционирование рождает качественно новые свойства целого, не имеющие аналогов в свойствах отдельных элементов. Это означает принципиальную не сводимость свойств целостной системы к сумме свойств ее элементов и не выводимость свойств целостной системы из свойств ее элементов. Т.е. целостной системе присуща не аддитивность. Свойства системы ¹ å свойств ее элементов. Прибыльность фирмы ¹ å прибыльности ее подразделений, т.к. они выполняют разнохарактерные работы. Фирма существует не потому, что в ней работает Иванов, а Иванов работает, т.к. существует фирма.
2) Целостную систему отличает относительная независимость от окружающей среды, т.е. система реагирует на изменения окружающей среды, эволюционирует под ее воздействием, но при этом сохраняет качественную определенность и свойства, отличающие ее от других систем. Например, экономическая система при любых изменениях внешней среды (политических, социальных, ресурсных, экономических и других) сохраняет свою сущность и основную функцию – осуществлять материальное производство.
3) Структура – совокупность элементов и связей, определяющих внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы. Она динамична и отражает процесс развития систем.
4) Бесконечность – невозможность ее полного познания и всестороннего представления конечным множеством описаний, т.е. конечных числом качественных и количественных характеристик, т.к. очень сложны.
5) Иерархичность, т.е. каждый элемент в декомпозиции системы может рассматриваться как целостная система, элементы которой в свою очередь, могут быть также представлены, как системы, а с другой стороны, любая система лишь компонент более широкой системы.
6) Непрерывность функционирования. Система существует пока функционируют ее элементы СЭС непрерывны и не могут быть прерваны, иначе СЭС перестают существовать.
7) Способность к саморазвитию. Внутренним источником саморазвития является непрерывный процесс возникновения и разрешения противоречий. Развитие связано и с усложнением систем, т.е. с увеличением ее внутреннего многообразия.
8) Целенаправленность, т.е. общество имеет цели своего развития и движется в направлении этих целей.
9) Управляемость – сознательная организация целенаправленного функционирования систем. Целенаправленное управление позволяет решать внутр. и всех проблемы существующих СЭС.
10) Стремление к динамическому равновесию. Это также условие непрерывного возникновения противоречий как сил ее эволюции.
11) Принципиальная неопределенность развития. Конкретный путь эволюции системы никогда не известен. Можно прогнозировать лишь общее направление развития.
12) Неполная наблюдаемость процессов функционирования СЭС. Многие политические, социальные, экономические и другие процессы вообще не поддаются прямому наблюдению и о них можно судить лишь косвенно. Большинство процессов имеет лишь качественную, а не количественную оценку. Мы всегда имеем запаздывающую информацию об интересующих нас процессах.
Неопределенность развития систем и неполная наблюдаемость происходящих в них процессов составляют основные проблемы информационного обеспечения принятия решений.
По степени взаимодействия с внешней средой, т.е. с более широкой системой системы классифицируются на:
изолированные – не имеют связи с внешней средой;
закрытые – испытывают влияние внешней среды, но обратного влияния не оказывают;
открытые – взаимодействуют с внешней средой, обмениваясь веществом, энергией и информацией.
Все СЭС являются открытыми. Хотя при открытых часто рассматриваются как закрытые, т.е. искусственно могут игнорироваться их связи с внешней средой.
Проблемы, связанные с методологией научной организации процедур принятия решений в СЭС, стали предметом нового, самостоятельного системного анализа - теории принятия решений. К основным задачам этого направления относятся:
- исследование механизмов и закономерностей принятия решений в организационных системах;
- разработка теории, принципов и методов нахождения лучших решений и их обоснования;
- разработка научного инструментария для обеспечения принятия лучших решений, повышения их качества и обоснованности (новые информационные технологии).
Процессы принятия решений в звеньях иерархических систем управления социально-экономическими организациями обладают рядом специфических особенностей:
1) большинство решений принимается в ситуациях, ранее не встречавшихся, т.к. совпадение ситуаций в политической, социальной и экономической области – событие маловероятное;
2) выбор вариантов решений происходит, как правило, в условиях высокой степени неопределенности, т.е. при недостаточных знаниях о текущей ситуации и тенденциях ее развития и неясных представлениях о всех последствиях принимаемого решения;
3) решения, и подчас самые ответственные, принимаются в условиях жесткого ограничения времени.
4 В зависимости от того, на каких аспектах подготовки и принятия решений делается акцент, можно выделить следующие три подхода к теоретическим построениям в этой области.
В рамках математической теории принятия решений разрабатываются нормативные модели принятия решений (первый подход). Цель применения этих моделей – выбор наилучших действий (альтернатив) исходя из заданного критерия и ситуации, в которой принимается решение. Нормативные модели делают акцент на том, как ЛПР должно подходить к принятию решений, чтобы добиться достижения поставленных целей (нормативов), какие методы обоснования решений целесообразно использовать. Основной акцент в этой концепции делается на разработке математических методов, моделей и алгоритмов выбора решений. Роль ЛПР практически игнорируется. Однако в целом данная концепция не адекватна процессу формирования решений, поскольку наиболее сложные и неформальные процедуры, связанные с постановкой задачи, формированием ситуаций, целей, ограничений, вариантов решений и оценкой их предпочтений, в ней не рассматриваются. Эта концепция сформировалась и развивалась математиками и кибернетиками и была ориентирована в основном на решение задач в технических системах.
Кроме того, данный подход основан на предположении, что все ЛПР являются «экономически мыслящими» людьми, т. е. в пределах, допустимых законами, морально-этическими стандартами и т. п., они стараются оптимизировать результаты производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Однако в жизни ЛПР не всегда стремится максимизировать экономический результат. Вместо этого ЛПР принимает «удовлетворительные», «достаточно хорошие» решения. В этом случае при принятии решений могут использоваться такие критерии, как «приемлемая величина прибыли», «надежное выполнение плана» и т. п.
Попытка осмыслить истинные причины принятия решений привела к возникновению дескриптивных моделей, в основе которых лежит поведенческая теория принятия решений (второй подход). Она носит ярко выраженный объясняющий (как фактически принимаются решения), а не предписывающий (какими должны быть решения) характер. В ней используются психологические модели, в которых учитываются процессы и силы, объясняющие реальное поведение ЛПР.
В этих моделях учитывается, что большое влияние на подходы к принятию решений оказывают личностные качества ЛПР. Люди по-разному относятся к риску, к оценке отдаленных последствий принятых ими решений, к воздействию их на достижение целей других людей и т. п.
В психологическом направлении предметом исследований является мыслительная деятельность человека, роль мотивов его поведения, эмоции и воли в процессе принятия решений.
Психологическая теория решений – это система мотивированных утверждений, раскрывающих внутреннее содержание деятельности людей в процессе подготовки и принятия решений [5]. В процессе принятия решений большое значение имеют такие личностные особенности ЛПР, как память, скорость переработки информации.
Важнейшими типами утверждений психологической теории принятия решений являются следующие:
ЛПР упрощает ситуацию, не учитывает некоторые альтернативы или их последствия.
Принимая решение, ЛПР исходит из субъективной ценности того или иного варианта решения, называемой полезностью.
Оценивая субъективную вероятность тех или иных последствий принимаемого решения, ЛПР переоценивает вероятность наступления маловероятных событий и одновременно недооценивает вероятность наступления очень правдоподобных событий.
При выборе альтернатив, связанных с риском, ЛПР основывает свое решение на максимизации линейной комбинации полезности и субъективной вероятности ее получения (об этом пойдет речь в одной из статей данного цикла).
Чем сильнее у ЛПР потребность в доминировании, тем более высокий уровень риска оно допускает. Коллективные решения более рискованные, чем индивидуальные.
ЛПР скорее старается не максимизировать, а найти достаточно хорошее решение в конкретных условиях с учетом традиций принятия решений. Иными словами, скорее традиции принятия решений, личные качества ЛПР являются определяющими, чем стремление к максимизации какого-либо критерия.
Описание того, чем руководствуются ЛПР при принятии решений, используемых ими аргументов, психологических аспектов этого процесса (дескриптивная модель), – важная и сложная задача. Эта сложность усугубляется тем, что многие количественные оценки, используемые при подготовке решений («веса» целей и критериев, например), носят субъективный характер. Недостатком данного подхода является то, что практически не используются математические методы. Качественный описательный характер исследований в рамках этой концепции приводит к очень нечеткому представлению о закономерностях процесса принятия решений.
В основе логической схемы процесса принятия решения, рассматриваемого в данной статье, лежит комплексное использование нормативных и дескриптивных моделей (третий подход).
Комплексная концепция управленческих решений характеризуется рациональным использованием логического мышления и интуиции ЛПР, математических методов и вычислительных средств при принятии решений. Однако математические методы и вычислительные средства рассматриваются как вспомогательный инструмент. Важной особенностью этой концепции является использование качественных данных, которые с помощью математических методов могут быть подвергнуты количественному анализу.
Такой комплексный подход имеет свои особенности.
Построение комплексных методик обоснования решений, сочетающих применение взаимодополняющих методов структуризации, характеризации и оптимизации, направленных на последовательное уменьшение неопределенности в процессе принятия решений [3].
Структуризация – это выделение основных элементов задачи и установление отношений между ними. Процедура структуризации позволяет получить в явном виде структуру задачи, т. е. логически упорядоченную систему, удобную для последующего анализа, что дает обоснование для получения необходимой информации. Результаты структуризации отражаются в виде формальной символической записи, схем, таблиц. Примером структуризации является схема процесса принятия решений, деревья целей и решений.
Второй фазой уменьшения неопределенности является характеризация – определение системы характеристик, количественно описывающих задачу принятия решения. Определение вероятностей ситуаций, приоритетов целей, предпочтений решений является примером характеризации в задаче принятия решений. Проведение характеризации приводит к более полному и точному описанию решаемой задачи по сравнению с фазой структуризации и дает исходные данные для последней фазы – оптимизации.
Фаза оптимизации — это преобразование всей имеющейся информация в конечную форму – решение. Во многих случаях ЛПР, как отмечалось ранее, осуществляет оптимизацию в неявном виде, опираясь на некоторые общие принципы и свои предпочтения.
Применение этих трех групп методов дает возможность последовательно снижать неопределенность в процессе принятия решения, повышает эффективность деятельности ЛПР и специалистов, готовящих решения.
Сочетание формальных и неформальных методов обоснования решений предполагает широкое использование экспертных оценок и человеко-машинных процедур подготовки и принятия решений.
Включение руководителя в процесс подготовки, принятия и реализации решения на всех его основных этапах.
Комплексный подход дает возможность сконцентрировать неформальное мышление ЛПР на наиболее критических аспектах проблемной ситуации, в которой принимается решение, и предлагаемых альтернативах решения возникшей проблемы.
При этом выявляются и становятся более ясными скрытые предположения, мотивы поведения, аргументы: они логически включаются в модели процесса подготовки, принятия и реализации решения.
5 Эффективность и качество управления решения определяется, прежде всего, обоснованностью методологии решения проблем. К менеджменту применяют 13 научных подходов, каждый из которых отражает или характеризует один из аспектов менеджмента.
Системный подход. Любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая “выход” (цель), “вход” связь с внешней средой, обратную связь. В системе “вход” перерабатывается в “выход”.
Комплексный подход. Должны - учитываться экономические, экологические, организационные, социальные, психологические и другие аспекты менеджмента и их взаимосвязи.*
Интеграционный подход нацелен не исследование и усиление взаимосвязей:
а) между отдельными подсистемами и элементами системы менеджмента;
б) между стадиями жизненного цикла объекта управления;
в) между уровнями управления по вертикали;
г) между субъектами управления по горизонтали.
Маркетинговый подход предусматривает ориентацию управляющей подсистемы при решении любых задач на потребителя. Приоритеты выбора критериев маркетинга:
повышение качества объекта в соответствии с нуждами потребителей;
экономия ресурсов у потребителей за счет повышения качества;
экономия ресурсов в производстве за счет эффекта масштаба, НТП, организации мероприятий.
Функциональный подход. Потребность рассматривается как совокупность функций, которую нужно выполнить для ее удовлетворения. После установления функций создают несколько альтернативных объектов для выполнения этих функций и выбирается тот из них, который требует минимально совокупных затрат за жизненный цикл объекта на единицу его полезного эффекта.
Динамический подход. Объект управления рассматривается в диалектическом развитии, в причинно-следственных связях и соподчиненности, проводится ретроспективный а за 5-10 и более прошлых лет и перспективный а.(прогноз).
Воспроизводственный.
Процессный.
Нормативный.
Количественный.
Административный.
Поведенческий.
Ситуационный.