Документи різних видів: вимоги до оформлення

Проблема розробки, систематизації та уніфікації доку­ментів набула особливої актуальності в наш час у зв'язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно вико­ристовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата і т.ін.). Ці зміни, у свою чергу, зу­мовлені об'єктивними факторами:

1) активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 році;

2) розвитком ринкових відносин в економіці;

3) наданням українській мові статусу державної мови, необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

ЗАЯВА

Це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані)особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстави (додаток): перелік документів, додаток до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява забов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Ректорові

Чернівецького національного

університету ім. Ю. Федьковича

проф. Ткачу М. В.

Остропольської

Марини Петрівни

ЗАЯВА

Прошу допустити мене до складення вступних іспитів на філологічний факультет Чернівецького національного університету.

У 2001 році закінчила 11 класів ЗОШ № 11 м. Чернівці.

До заяви додаю:

1. Атестат про середню освіту.

2. Автобіографія.

3. Медична довідка.

4. Довідка з місця проживання.

5. Чотири фотокартки.

23 червня 2001р. Підпис

Автобіографія

Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

— прізвище, ім'я, по батькові;

— дата народження;

— місце народження;

— відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

— відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

— короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

3. Дата написання.

4. Підпис.

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Зразок:

Автобіографія

Я, Давиденко Інна Михайлівна, народилася 10 жовтня 1985 року в м. Чернівці, у родині службовців.

У 1991 році пішла до першого класу загальноосвітньої школи № 6 м. Чернівці, яку закінчила у 2002 році.

У цьому ж році вступила до Буковинської державної медичної академії, на медичний факультет № 2, спеціальність “лікувальна справа”, де навчаюсь і зараз.

Склад сім'ї:

батько – Давиденко Михайло Іванович, 1955 р.н., вчитель історії, працює в загальноосвітній школі № 6;

мати – Давиденко Оксана Петрівна, 1960 р.н., викладач анатомії медичного училища м. Чернівці.

Рідних братів та сестер немає.

Не одружена.

Проживаю з батьками за адресою:

вул. Кобилянської, 16, кв. 64.

1 грудня 2002 року Підпис

ХАРАКТЕРИСТИКА

Це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; освіта; національність; посада; якщо треба – місце проживання).

3. Текст:

– трудова діяльність людини (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

– ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення, покарання);

– моральні якості;

– висновки;

– призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання

5. Підпис керівника установи.

6. Печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Зразок:

Характеристика

студентки медичного факультету №1

Мельник Ірини Володимирівни,

1980 р.н., українки

Мельник Ірина навчається на III курсі медичного факультету №1 Буковинської державної медичної академії. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у вищому навчальному закладі студентка зарекомендувала себе як хороший організатор під час підготовки та проведення студентських вечорів. З I-го курсу працює над науковою темою; неодноразово брала участь у наукових конференціях.

І.В.Мельник сумлінно виконує громадські доручення, є старостою 5 академічної групи. Вимоглива до себе, користується повагою серед товаришів та викладачів академії.

Характеристику видано для...

Дата

Декан медичного факультету №1,

професор (підпис) Т.М.Бойчук

Печатка

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, ак­туальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, неви­конання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі устано­ви, оформляється на бланку або стандартному аркуші із за­значенням таких реквізитів:

1. Адресата.

2. Назви виду документа.

3. Коду.

4. Прізвища (адреси) адресанта.

5. Заголовка.

6. Тексту.

7. Дати складання.

8. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформ­ляють на бланку і реєструють.

Зразок:

Деканові медичного

факультету № 2 БДМА

доц. Глубоченку В.Г.

старости 14 групи

Хащенка Івана

Пояснювальна записка

Студенти 11 академічної групи медичного факультету № 2 20 листопада 2002 року не з’явилися на заняття з анатомії (II-III пари) тому, що були присутніми на науково-методичній конференції „Актуальні проблеми підготовки фахівців у вищих медичних та фармацевтичному навчальних закладах України”.

21.11.02 Підпис

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Це документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. Наприкінці подаються висновки та пропозиції.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

3. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (найчастіше розташовується після адресата).

4. Текст.

5. Дата складання.

6. Підпис

Зразок:

Деканові хіміко-біологічного

факультету ЧНУ

доц. Бойко Н.П.

викладача кафедри

медичної біології

Петренка Михайла Івановича

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом I семестру студент I курсу, 3 групи Коваль М.М. пропустив 28 академічних годин, має неатестації, численні зауваження. Прошу вжити заходів до студента Коваля М.М.

2. Підпис

ДОВІДКА

Це документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи).

Найкраще довідки оформляються на бланках установи, де від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

6. Текст.

7. Призначення (куди подається документ).

8. Підписи службових осіб.

9. Печатка.

Зразок:

Чернівецький національний

університет ім. Ю.Федьковича м.Чернівці

“___”__________200__р.

№____

Довідка

Видана___________________________________________________в тому, що він (вона) є студентом_______курсу ____________________факультету Чернівецького національного університету ім.Ю.Федьковича.

Видана для_________________________________________________

Декан факультету

Секретар

Печатка

РОЗПИСКА

Це письмове підтвердження певної дії, що мала місце, – передачі й отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей тощо.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст:

– прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

– прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

– у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);

– відомості про документ (паспорт, посвідчення, військовий квиток), що засвідчує особу, яка отримує цінності;

– підстава передачі й отримання цінностей.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Завіреня підпису (у приватній розписці).

Розписка може бути приватного (особистого) (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

Зразки:

Розписка

Я, Марченко Ганна Миколаївна, взяла в борг у Чередниченко Марини Василівни 500 (п’ятсот) гривень. Зобов’язуюсь повернути всю суму 20 жовтня 2003 року.

Домашня адреса: вул. Лесі Українки, 10, кв.5, м. Чернівці.

2. (підпис)

Підпис Марченко Г.М. засвідчую:

Приватний нотаріус О.В. Половинська

Печатка

Розписка

Я, викладач кафедри анатомії БДМА Олексюк М.А., отримав від декана академії Савченка І.Б. 10 (десять) комп’ютерів для роботи в лабораторії.

Підстава: наказ ректора академії № 321-У від 5 жовтня 1999 року.

08.10.1999 Підпис

ДОРУЧЕННЯ

Це документ, яким організація (офіційне) чи окрема особа (особисте) надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей, грошей від її імені.

Особисте доручення юридично правомірне лише тоді, коли підпис особи, яка склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка склала доручення.

5. Завірення підпису.

6. Штамп, номер, підпис керівника установи, печатка (якщо доручення офіційне).

Зразок:

Доручення

Я, Олійник Іван Петрович, доручаю Пилипенку Ігорю Володимировичу отримати належну студентам 10 групи медичного факультету №1 БДМА стипендію за грудень 2002 року.

Доручення дійсне до 30 січня 2003 року.

25 грудня 2002 р. (підпис) І.П. Олійник

Підпис студента Олійника І.П. засвідчую:

Декан медичного факультету №1 (підпис) М.М. Боднар

25 грудня 2002 р.

ЗАПРОШЕННЯ

Це документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і фор­муляром запрошення подібне до службового листа та оголо­шення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Текст, в якому вказуються:

— дата й час події;

— місце;

— порядок денний, тематика події;

— прізвища доповідачів з кожного питання;

— прізвище й телефон відповідальної особи;

— маршрут проїзду.

4. Підпис.

5. Печатка (при потребі).

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

Зразок:

Запрошення

Шановна Кривороженко Світлано Миколаївно!

Запрошуємо Вас на прем’єру повнометражного науково-історичного фільму “Трагедія Бабиного Яру”, що відбудеться 22 квітня 1999 року у Червоному залі республіканського Будинку кінематографістів (вул. Саксаганського, 6).

Початок о 17-ій годині.

„Київнаукфільм”

ОГОЛОШЕННЯ

Це документ, в якому подається потрібна інформація, ад­ресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

— оголошення про майбутню подію;

— оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

— дату;

— місце;

— організатора;

— зміст (порядок денний) події;

— коло осіб, які запрошуються на подію;

— умови входу (платний чи вільний).

3. Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо треба.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст.

4. Адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа ("Оголошення") розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: "Найму", "Продам", "Потрібні", "Робота за кордоном" тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

Текст оголошень обох видів може бути різним за обся­гом: від максимально стислого до розгорнутого, який набли­жається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближа­ються до реклами за стилем викладу: в них використовують­ся риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.

Зразок:

Оголошення

20 грудня 2002 року о 14 годині в палаці „Академічний” БДМА

(вул. Шіллера,11) відбудеться лекція професора Бостонського університету (США) Джона Пірса „Екологічна катастрофа:

міф чи реальність.”

Запрошуються викладачі та студенти академії.

Оргкомітет

Профком академії

ПРОТОКОЛ

Це документ, в якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в ре­зультаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують го­лова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісії.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список скла­дається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що роз­глядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

— слухали;

— виступили;

— ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літе­рами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно).

6. Текст.

7. Підписи голови й секретаря.

Зразок:

Протокол № 102

загальних зборів студентів І курсу

природничо-географічного факультету

Чернівецького національного університету ім. Ю.Федьковича

12.04.96

Голова Мойсеєнко Л.Д.

Секретар Доценко В.О.

Присутні: заступник декана факультету доц. Кащенко М.П., доц. Макаров П.К., доц. Волошин Г.В., асистенти Кри­воніс Б.М., Литвин С.Ф., студенти І курсу.

Порядок денний:

1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

2. Робота з озеленення й благоустрою навколишньої те­риторії.

І. СЛУХАЛИ:

Макаров П.К. Інформація керівника виробничо-польової практики.

ВИСТУПИЛИ:

Кривоніс Б.М. Запропонував поділити студентів на підгру­пи, визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Литвин С.Ф. Зазначив, що треба підготувати рослини, реактиви до початку практики.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

ІІ. СЛУХАЛИ:

Голова зборів (підпис) Л.Д. Мойсеєнко

Секретар (підпис) В.О. Доценко