6.2. Совершенствование организационной структуры управления предприятием на основе процессного подхода

Организационная структура управления промышленным предприятием состоит из нескольких (3-12) уровней управления. Подразделения предприятия сгруппированы по функциональному признаку, т.е. по видам деятельности, например бухгалтерия, отдел планово-экономический, отдел производственно-диспетчерский и т.д. Внутри каждого такого подразделения существует функциональная иерархия от начальника верхнего уровня к простому исполнителю. Внутри подразделений и между ними движутся потоки информации. Примерами таких потоков могут служить [8]:

1)плановая информация о деятельности подразделения, доводимая руководителями до подчиненных;

2)передача оперативной и периодической отчетности по выполненной работе исполнителями снизу вверх, формирование свободных отчетов и передача руководителям;

3)контроль (согласование, визирование) подготовленных на нижнем уровне документов последовательно по всем уровням иерархии в рамках функционального подразделения.

Таким образом, на предприятии как бы существуют две системы управления (процессная и функциональная), действия которых должны быть согласованы. «Реальность» процессов достигается путем привязки системы процессов к функциональным подразделениям предприятия. В данном случае процесс- это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя [8]. На рис. 6.2 приведена концептуальная схема управления процессом, основанная на сформированном выше определении процесса.

Отчетность по процессу

План и цели процесса

Процесс

Информация от клиента процесса

Владелец процесса

Управленческие решения

Информация о процессе и его результатах

Входы процесса

Выходы процесса

Технология процесса

Ресурсы процесса

Рис. 6.2.Концептуальная схема управления процессом

Процесс имеет входы и выходы. Вход процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал, услуги и т.д.

Выход – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами. Выход процесса всегда имеет потребителя. К выходам процесса могут относиться готовая продукция, документация, информация, услуги и т.д. В случае, когда потребителем является другой процесс, для него этот выход является входом.

Ресурс процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса. К ресурсам процесса могут относиться информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура и т.д. Ресурсы процесса находятся под управлением владельца процесса. Их объем планируется на большое количество циклов или длительный период работы процесса.

Управление процессом осуществляет владелец процесса. Владелец процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса. Для того, чтобы вести управление процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Соответственно вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.

Для работы процессов вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса. Владелец процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основании поступившей информации и установленных планов.

Внутри подразделения предприятия можно выделить несколько взаимосвязанных процессов, которые образуют сеть процессов. Сеть процессов – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов предприятия, включающих в себя все виды деятельности. Применение для управления деятельностью и ресурсами предприятия системы взаимосвязанных процессов называется процессным подходом [8].

На рис. 6.3. приведена схема сети процессов на предприятии.

Рис. 6.3. Сеть процессов предприятия

Выделив сквозные процессы, можно сопоставить их с существующей структурой организации управления предприятием и понять, где структура «рвет» процессы с точки зрения ответственности руководителей. В этом случае необходимо изменить границы функциональных подразделений так, чтобы они совпадали с процессами. Изменение границ структурных подразделений будет проводиться исходя из целей процессов – достижения наилучшего результата, а не для получения аппаратно-административных выгод. Привязав процессы к функциональным подразделениям, добиваемся однозначного определения:

1)границ процессов (по входам/выходам, выполняемым функциям);

2)взаимодействия процессов в рамках предприятия;

3)владельцев процессов, которые отвечают за их результативность и эффективность;

Итак, процессный подход состоит в организации сети процессов и управления этими процессами. В современном менеджменте произошло постепенное сближение понятий «процесс» и «бизнес-процесс», они стали синонимами. Основываясь на этом, можно сделать вывод, что сеть процессов на предприятии представляет собой бизнес-процессную производственную структуру. Бизнес-структура характеризует предприятие со стороны его рыночной ориентации, поскольку процесс удовлетворения потребностей потенциального покупателя продукцией предприятия и сам производственный процесс становятся взаимообусловленными и взаимосвязанными частями. Бизнес-структура состоит из бизнес-единиц, ответственных за реализацию определенных функций. В зависимости от того, с какими ресурсами оперирует та или иная бизнес-единица, их подразделяют на центры ответственности. Те центры ответственности, которые отвечают только за экономию ресурсов, получили название центров издержек, те центры ответственности, которые, кроме экономии ресурсов, должны соизмерять их с получаемой прибылью, называются центрами прибыли; центры ответственности, которым доверен риск введения новшеств, называются центрами инноваций. Центры издержек – участок, цех, производственный отдел, отдел материально-технического обеспечения. Центры прибыли – планово-экономический отдел, отдел труда, отдел маркетинга. Центры инноваций – конструкторские и технологические отделы.

Итак, процессный подход позволяет сделать следующий шаг, а именно, приступить к созданию системы управления затратами и разработке комплексного плана мероприятий по их минимизации. Эти мероприятия вовлекают руководителей всех уровней, специалистов всех структурных подразделений и рабочих в процесс непрерывного поиска улучшения и повышения эффективности прямо на своих рабочих местах. Они ориентируют на ведущую роль человека в деятельности предприятия.

Таким образом, процессный подход позволяет создать бизнес-структуру предприятия и строго увязать ее с организационной структурой управления. Следствием этого станет адаптивность организационной структуры к динамичным условиям рыночной среды.

Выделение бизнес-процессов и построение системы управления ими возможны, если на предприятии существуют документы, регламентирующие распределение зон ответственности и обязанности руководителей подразделений и исполнений: положения о подразделениях, должностные инструкции, рабочие инструкции.

Выводы

1.Управление предприятием – целенаправленное воздействие, необходимое для согласования совместной деятельности людей.

2.Структура управления – это совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие предприятия как единого целого. Структура управления находится в тесной взаимосвязи с функциями.

3.Организационная структура управления должна отражать цели и задачи предприятия, а следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими в нем изменениями.

4.Существует три типа организационных структур: линейно-функциональная, дивизиональная, матричная.

5.Выбор организационной структуры управления предприятием осуществляется на основе тщательного анализа всех факторов, оказывающих на нее влияние, оценки преимуществ и недостатков различных типов организационных структур.

6.Структура управления предприятием должна обладать такими свойствами как оптимальность, оперативность, экономичность.

7. Организационную структуру управления предприятием можно совершенствовать на основе процессного подхода путем построения сети бизнес-процессов и согласования процессной и функциональной структур управления.