4.1.3. Усне ділове спілкування. Види усного ділового мовлення

Сферою офіційно–ділового спілкування, як ми уже відзначали, є ділові стосунки між людьми – членами суспільства, працівниками організацій і установ. Ділові стосунки виникають між людьми, пов’язаними інтересами якоїсь певної справи. Ділове спілкування завжди має цільову направленість. На відміну від “дружнього”, ділове спілкування направлене на досягнення якоїсь предметної домовленості. При цьому ділові стосунки не виключають дружніх, і навпаки. Важливою ознакою ділового спілкування є потреба будувати відносини з різними людьми, добиваючись максимальної ефективності ділових контактів.

Зі всіх можливих способів передачі інформації (жести, міміка, пантоміма, образні контакти) мова – найуніверсальніший засіб, оскільки вона дає можливість найбільш точно передати зміст повідомлень. Виступ на зборах, укладення угоди, посередницька чи рекламна діяльність вимагають красномовства – вміння ясно і переконливо виразити свої думки.

Особливих знань, умінь і навичок вимагає мистецтво публічного виступу – ораторське мистецтво. Промова оратора повинна викликати реакцію слухачів: розуміння, схвалення чи, навпаки, осуд, незгоду.

Байдужість – також свого роду реакція. Добрий оратор може по ходу корегувати свою промову, досягаючи позитивної реакції слухачів. Великий римський оратор Ціцерон говорив: “Красномовство дається важче, ніж це видається, і народжується з багатьох знань і зусиль”.

Знання теорії красномовства, вивчення психології людей, постійна робота над словом – ось що дає можливість впливати на аудиторію і партнера.

Усне ділове спілкування здійснюється за дуже різноманітних обставин: одні вимоги ставить розмова з кількома людьми, інші – спілкування з однією людиною, ще інші з цілим залом слухачів. Усіх ситуацій, в яких відбувається ділове спілкування, звичайно, не перелічити, але, безперечно, коли змінюється ситуація, змінюється й мова.

Умовно поділяємо усне ділове спілкування на дві групи: усне ділове приватне і усне ділове публічне мовлення.

Розглянемо кожен з цих видів окремо.

Усне ділове приватне мовлення – це засіб спілкування людей у процесі виконання ними службових обов’язків, а також засіб спілкування працівників установи чи підприємства на зборах, нарадах, засіданнях і т.п. На ділових засіданнях (нарадах), як правило, присутні всі майбутні виконавці рішень, які приймаються, і не треба передавати їм інформацію.

Наради стали невід’ємною частиною ділового життя. Їх проводять для вирішення виробничих питань на підприємствах та в установах, управліннях, організаціях.

Наради є одним з найефективніших способів обговорення актуальних проблем і прийняття рішень у всіх сферах громадського і політичного життя.

Залежно від мети і завдань, які потребують вирішення, наради поділяють на проблемні, інформаційні (інструктивні) і оперативні (диспетчерські).

Проблемні наради проводять у невеликому колі спеціалістів або компетентних осіб для того, щоб знайти оптимальне управлінське рішення обговорюваних проблем. Схему вирішення таких питань містить доповідь.

До інформаційних належать ті наради, на яких учасників знайомлять з певними новими даними, новими положеннями й настановами.

Диспетчерські наради мають на меті охопити три стадії процесу управління: збір інформації, її переробку та прийняття рішень.

Дискусійні наради – найдемократичніший вид нарад. На такому засіданні кожен має право вільно висловити свою думку, навіть якщо вона розходиться з думкою більшості чи керівника. Підготовку наради в усіх формах проводить керівник – він визначає тематику, завдання, порядок денний, регламент, приблизний склад учасників, дату, годину початку, підготовку доповіді, проекту рішень і т.п.

Прийом відвідувачів проводять керівники установ та їх заступники, керівники структурних підрозділів і працівники цих підрозділів. Прийоми першого типу стосуються принципових питань діяльності підприємства чи установи.

Прийоми другого типу проводяться переважно з поточних, часткових питань, які торкаються якоїсь однієї функції підприємства чи установи. Частота прийому може бути неоднаковою – залежно від характеру діяльності установи і навіть від конкретних умов виробництва і управління ним. Організацію прийому здійснює секретар, він визначає графік, місце, регламент прийому. Сюди належить і розгляд скарг. Телефонна розмова – це один видів усного мовлення, до того ж дуже специфічний, оскільки співрозмовники не бачать один одного і виключається передача інформації через невербальні засоби. Службова телефонна розмова має такі компоненти: момент встановлення зв’язку, виклад справи, заключні слова, знак, що розмову закінчено.

Публічне усне ділове спілкування також має свої особливості. Мета публічного мовлення – це або лише інформація, або переконання, своєрідний вплив на слухачів, створення у них певного настрою. Інформативними бувають найчастіше звіти, доповіді, лекції.

Переконання як основна мета виступає у доповідях при обговоренні певної теоретичної чи практичної проблеми. Залежно від змісту, призначення, способу проголошення та обставин спілкування виділяють такі жанри публічного мовлення: доповідь, промова, лекція, бесіда, дискусія.

Ділова доповідь містить виклад певних питань з висновками та пропозиціями. Доповідь призначена для виголошення. Звітні доповіді нагадують письмовий звіт.

Промова – це виступ з метою висвітлення певної інформації та впливу на розум, почуття і волю слухачів. Звідси вимоги до промови: логічна стрункість, емоційна насиченість, вольові імпульси. Є ділові, мітингові, ювілейні промови. Лекція є формою пропаганди наукових є формою пропаганди наукових знань, у ній йде мова про вже розв’язані наукові проблеми, до того ж найбільш загальні.

У промові та лекції більшу роль відіграють сила голосу, ритм, темп (тим повільніший, чим більша кількість слухачів).

Бесіда проводиться звичайно з невеликою кількістю учасників і охоплює всього декілька питань.

Дискусія – це обговорення будь–якого спірного питання. Єжі Томан, автор відомої праці “Мистецтво говорити”, виділяє такі правила ведення дискусії: поступіться опонентові всім, чим можна поступитися; спробуйте обов’язково знайти щось спільне між вами, перекинути кладку між прірвою у ваших поглядах; ніколи не давайте опонентові зрозуміти, що прагнете переконати його і впевнені, що досягнете цього; не стверджуйте того, що не зможете довести; навчіться слухати, особливо критику, неприємні для вас речі; і, головне, – навчіться як вигравати, так і програвати з гідністю. Там, де ніхто не тріумфує – ніхто й не почуває себе переможеним.

Важливе місце в усному діловому мовленні займає підготовка до виступу. Виділяють кілька її етапів:

1. “Річ у собі” – нагромадження матеріалу, його осмислювання і запам’ятовування через складання конспекту, тез, підготовку плану виступу.

2. “Річ для себе” – внутрішній монолог, або прочитання тексту виступу вголос.

3. “Річ для інших” – можливість випробувати підготовлену промову на близьких людях.

Писати можна і тези, і повний текст. Все залежить від часу, який дається для виступу. Чим менше часу, тим ретельніше треба готуватись.

Треба вибрати метод викладу. Їх є два – дедуктивний та індуктивний. Дедуктивний – виклад від загальних положень до часткового, слухачі з самого початку знайомляться з головною думкою. Ним користуються при обговоренні складних питань. Він добрий при обмеженні виступу у часі. Індуктивний – це виклад від часткового до загального. Якщо ви викладаєте матеріал, зовсім незнайомий слухачам, то краще йти від простого до складнішого, або від відомого до невідомого.