9.Особливості планування особистої праці менеджера

Як відомо, будь-яка діяльність повинна мати мету і здійснюватися за раніше складеним планом. Повною мірою це стосується праці менеджера. Як функція управління планування полягає у встановленні цілей і визначенні шляхів їх досягнення. Отже, процес планування праці керівника повинен починатися з вибору менеджером особистих цілей.

Встановлення цілі - це свідоме виконання своїх дій для її реалізації. Встановлення цілей - це постійний процес, оскільки в процесі діяльності керівника може з’ясуватися, що ті або інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни цілі. Саме в постановці цілей полягають основи діяльності підприємства і його успішне майбутнє. Якщо у менеджера існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані й усі неусвідомлені сили менеджера, тобто цілі служать для концентрації сил на важливих напрямах. Цілі менеджера повинні відповідати таким вимогам:

1. Цілі повинні бути досяжними.

1. Конкретні та вимірювані цілі.

2. Цілі повинні мати конкретний часовий горизонт.

1. Суперечливість цілей (цілі повинні бути узгоджені між собою).

Процес встановлення особистих цілей менеджера передбачає три етапи:

1. Визначення цілей.

2. Аналіз можливостей досягнення встановлених цілей

3. Уточнення і конкретне формулювання цілей.

Після встановлення цілей розпочинають власне планування праці. Схема процесу планування особистої праці менеджера складається з етапів:

1. Складання переліку робіт, що потрібно зробити в плановому періоді.

2. Визначення витрат часу на ці роботи.

3. Визначення резерву часу.

4. Визначення фонду робочого часу у плановому періоді.

5. Контроль: якщо часу замало, слід переглянути перелік робіт.

6. Складання плану.

7. Внесення змін під час реалізації.

На першому етапі менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Це можуть бути завдання із перспективного переліку справ, не виконаних у минулому періоді, додані інші справи, завдання, які періодично виникають. Перелік робіт слід складати у письмовій формі.

Другий етап: після складання переліку робіт на плановий період необхідно визначити витрати часу, потрібного для виконання кожного виду роботи.

Третій етап: оскільки заздалегідь неможливо передбачити, які завдання потрібно буде виконати протягом планового періоду, слід зарезервувати час для непередбачених справ. Взагалі робочий час керівника можна поділити на три частини :з таким розподілом часу:

• заплановані справи - 60%. Виходячи з 8-годинного робочого дня, запланована активність не повинна перевищувати 5-6 год.;

• резерв часу на непередбачені роботи - 20%;

• резерв часу на творчу діяльність керівника - 20%.

Четвертий етап: необхідно визначити фонд робочого часу планового періоду. Визначаючи плановий час, слід виходити з 5-6 год. на день. Таким чином, у тижневому плані за п’ятиденний тиждень загальний фонд робочого часу становитиме 40 год., а для розв’язання планових завдань - не більше як ЗО год.

П’ятий етап: перш ніж остаточно встановити план особистої роботи, необхідно здійснити контроль співставленням розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу.

Шостий етап: менеджер складає план особистої роботи до виконання. Для зручності такі плани рекомендується розробляти за допомогою щоденників часу, в яких відображають завдання, необхідні дії, номери телефонів, адреси та іншу інформацію.

Такий метод планування, щоб щогодини залишати 15 хв вільного часу добре зарекомендував себе.

Особистий план роботи має бути реальним і не перевантаженим. Планування ОПМ повинно здійснюватись з урахуванням раціональної черговості проблем, які треба вирішити. В першу чергу до особ.плану заносять:

- справи з фіксованим терміном виконання

- справи, що вимагають значних витрат часу

- невідкладні та неприємні справи.

Варто обмежувати час на проведення нарад,зборів, засідань, з 2-го боку цей час має бути достатнім для обміну інформацією.

Денний план має включати не більше 10 проблем,в тому числі не більше 3-х першочергових. Важливі складні, неприємні справи треба планувати на першу половину дня.

Склдання денного плану варто починати напередодні ввечері. Варто передбачати «вікна» на випадок необхідності вирішувати несподівані проблеми. Важливо щоб менеджер почав свій робочий день перед приходои працівників.

З метою управління робочим часом менеджеру необхідно дотримуватися наступних правил планування робочого дня:

Правила початку дня:

• починайте день з позитивним настроєм;

• добре поснідайте і без поспіху - на роботу;

• починайте роботу по можливості в той самий час;

• повторний огляд плану дня;

• погоджуйте план дня із секретарем;

• вирішивши відносно просту задачу, створіть собі гарний настрій;

• ранком займіться важливими і складними задачами.

Правила, що стосуються ходу робочого дня:

• фіксуйте терміни виконання завдань;

• уникайте дій, що викликають зворотну реакцію;

• відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми;

• уникайте незапланованих імпульсивних дій;

• вчасно робіть паузи і дотримуйте розміряного темпу роботи;

• виконуйте невеликі однорідні справи серіями;

• використовуйте паузи між серйозними справами;

• виділяйте “для себе” не менше однієї години робочого часу;

• контролюйте час і плани.

Правила завершення робочого дня:

• завершуйте почате;

• здійснюйте контроль результатів і самоконтроль;

• складайте план наступного дня;

• відправляйтеся додому з гарним настроєм.