71. Требования, предъявляемые к управленческой отчетности

Управленческая отчетность требует индивидуального подхода к ее организации на конкретном предприятии. Однако можно выделить общие положения по постановке управленческой отчетности:

• отчеты должны быть адресными и конкретными, т. е. внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным пользователям при условии соблюдения конфиденциальности, установленной в организации;

• оперативность и своевременность представления данных, т. е. управленческая отчетность должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;

• удобство отражения и достаточность информации;

• относительное постоянство форм отчетности;

• соответствие принципу управления по отклонениям, т. е. управленческая отчетность должна содержать информацию об отклонениях фактических показателей от плановых;

• экономичность системы управленческой отчетности, т. е. затраты на подготовку управленческой отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования;

• объективность и точность, т. е. внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений;

• сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима с планами и сметами;

• и главное, целесообразность, т. е. информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена.

К специальным требованиям, предъявляемым к внутренней отчетности, относятся:

• гибкая, но единообразная структура;

• понятность и обозримость информации;

• оптимальная частота представления;

• пригодность для анализа и оперативного контроля.

В отчетных формах должна приводиться первичная информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и др. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности, управляющие центрами ответственности. Гибкость и единообразие внутренней управленческой отчетности обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться по различным учетным признакам.

Понятность и обозримость информации предполагает, что каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходимую конкретному руководителю для принятия верного управленческого решения.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т. е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах. Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляются по мере возникновения отклонений.

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время от получения отчета до выработки решения и претворение его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации.