Занесення інформації до бази даних

Нижче наведено поради, які допоможуть вам створити зручну для роботи базу даних співробітників.

1. При введенні табельного номера (або іншого набору цифр), який починається з нуля, пам'ятайте, що Excel може сприйняти його як число і відкинути цей нуль. Щоб цього не сталося, необхідно задати для комірки (або діапазону) текстовий формат. Для вибору формату відкрийте діалогове вікно Формат - Ячейка на вкладці «Число» і відзначте в списку Числові формати елемент Текстовий.

2. Для прізвища, імені та по батькові виділяйте окремі осередки, а не вносите всі ці дані в одне поле, де обробляти їх досить складно. При необхідності вміст комірок можна об'єднати.

3. Найменування відділу (сектору, підрозділу) і посада співробітника також заносите в окремі поля. Це дозволить швидко визначити, наприклад, кількість співробітників у даному підрозділі, плинність кадрів по вказаній посаді протягом певного часу і багато іншого. Представлені таким чином дані легко обробляти автоматично.

4. Вказуйте дату прийому та звільнення співробітника, що дозволить визначити, скажімо, стаж його роботи в підрозділі або середній час роботи на даній посаді. Зазначення дати, з якої починається відлік безперервного виробничого стажу, дасть можливість автоматично визначити безперервний стаж, зробити автоматичне нарахування премії за вислугу років і за дні тимчасової непрацездатності.

5. Якщо в таблиці є стовпець з таким заголовком, як вулиця, не заносите в нього скорочення вул. (Наприклад, замість вул. Червоноармійська в поле досить ввести тільки слово Червоноармійська або для проспекту - Правди пр-т). Номери телефонів в табличній базі даних намагайтеся записувати в одному стилі. Наприклад, якщо один телефонний номер записаний у вигляді 234-56-78, то не вносьте інші як 234-5678 або 2345-678. Порушення цих принципів значно ускладнює пошук і сортування даних.

6. Не забувайте вносити в базу даних дати народження співробітників. Використовуючи додаткову сервісну функцію (вона описана нижче), ви зможете визначити, у кого з працівників найближчим часом день народження, і привітати цю людину.

7. Створюйте довідкові поля. Такі поля забезпечують зручну сортування даних по якимось заданим критеріям. Якщо людина звільнилася, можна поставити в полі відповідний прапорець, наприклад, у вигляді цифри 1, і тоді, скориставшись фільтром, відображати в списку або тільки працюючих на підприємстві, або тільки звільнених.

ЦІКАВО.

Застосування функції ЛЕВСИМВ для визначення дня народження співробітників

Припустимо, що стовпець Р списку містить ідентифікаційний номер працівника. За ним, використовуючи функцію ЛЕВСИМВ, можна визначити його день народження з точністю до одного дня. У ідентифікаційний код працівника перші п'ять цифр відображають дату його народження в одному з форматів дат Excel. Якщо ідентифікаційний номер внесений, наприклад, у комірку Р2, то для визначення дати народження в клітинку О2 введіть таку формулу:

= ЛЕВСИМВ (Р2; 5) * 1

Ця формула повертає п'ять перших символів у текстовому форматі, а подальше множення на одиницю переводить текстовий формат в числовий. Вам лише залишається задати для осередку О2 формат дати.