Фільтрація списку

Вибрати зі списку потрібні дані можна за допомогою фільтрації, тобто шляхом приховування всіх рядків списку, крім тих, які задовольняють заданим критеріям. Щоб скористатися функцією фільтрації, необхідно встановити табличний курсор на одну з комірок заголовка списку (в нашій таблиці це діапазон А1: U11) і викликати команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Після її активізації в правому нижньому кутку кожної комірки заголовка з'явиться маленький квадратик зі стрілкою розкривного списку (див. рис. 2.13).

Рис. 2.13. Приклад застосування авто фільтру

Розглянемо прийоми роботи з Автофільтр на наступному прикладі. Давайте визначимо, скільки представників сильної статі працює на підприємстві. Натисніть кнопку фільтрації, розташовану в комірці з заголовком Пол, і в списку, виберіть букву М (чоловік). У рядку стану з'явиться повідомлення Фильтр: отбор. Всі рядки, які не задовольняють заданому критерію, будуть приховані. Стрілка на кнопці списку забарвиться в синій колір, вказуючи на те, що для даного поля включений автофильтр.

Якщо ж потрібно уточнити, скільки серед цих чоловіків начальників, натисніть також кнопку автофільтру в комірці Посада і виберіть у відповідному їй списку слово Керівник. У рядку стану з'явиться повідомлення про те, скільки рядків задовольняє заданому критерію, тобто відповідь буде дана відразу ж.

Щоб скасувати фільтрацію по певному стовпцю, достатньо відкрити список автофільтру в цьому стовпці і вибрати пункт Усі. Однак якщо функція фільтрації задана для декількох стовпців, вам доведеться повторити цю операцію кілька разів. У цьому випадку краще скористатися командою Данные/Фильтр/Отобразить все.

Функція фільтрації буде працювати як слід, якщо ви будете уважними при внесенні даних. Зокрема, потрібно стежити за тим, щоб на початку і в кінці текстових даних не було зайвих пробілів. На екрані вони не помітні, але можуть призвести до помилкових результатів, а на їх виявлення витрачається багато часу.

При фільтрації виконується відбір даних, точно відповідають заданому критерію. Тому, якщо замість слова "Начальник" з стовпці зустрічається слово "Керівник_", тобто з пропуском в кінці, Excel сприймає ці значення як різні. Щоб позбавитися від невідповідностей такого роду, скопіюйте в буфер обміну осередок зі словом "Керівник", активізуйте фільтр для вибірки за ознакою "Керівник_" і замініть неправильні значення вмістом буфера.

Пошук даних у списку

Пошук необхідних даних у списку можна здійснювати також за допомогою команди Знайти (як у текстовому редакторі Word). Ця команда дозволяє швидко відшукати будь-яке поєднання символів, слів чи цифр. Припустимо, нам потрібно знайти номери телефонів, які починаються цифрами 044. Активізуйте команду Правка / Знайти, внесіть символи 044 - в полі діалогового вікна Знайти, а потім натисніть кнопку Знайти далі. Викликати це діалогове вікно можна також за допомогою комбінації клавіш [Ctrl + F].

Після введення в полі Що значення 044 - вам почергово будуть запропоновані до розгляду всі телефони, які починаються цими цифрами. Якщо ж в дане поле ввести слово "іван", то будуть знайдені всі Івани, Іванови і Івановичі.

Щоб замінити знайдені значення, потрібно натиснути кнопку Заменить діалогового вікна Найти. Після цього назва діалогового вікна зміниться з Найти на Заменить, і в ньому з'явиться додаткове поле введення Заменить на. Введіть у це поле фрагмент даних, якими слід замінити фрагмент, зазначений у полі Что. Заміну знайденого фрагмента можна провести, натиснувши кнопку Заменить. Якщо ж всі елементи в списку можна замінити без попередньої перевірки, скористайтеся кнопкою Замінити все.

Діалогове вікно Форма

В Excel є спеціальне діалогове вікно (рис. 2.14), яке забезпечує зручний спосіб введення та перегляду даних у списку. Для виклику цього вікна необхідно помістити табличний курсор у будь-яку клітинку списку і виконати команду Данные/Форма. За допомогою вбудованої форми, натискаючи на відповідні кнопки, ви можете вводити, редагувати і видаляти записи табличній бази даних.

Рис. 2.14. Зразок діалогового вікна «Форма» із команди Данные/Форма

Зміна імені аркуша (листа)

За замовчуванням робочим листам присвоюються імена Лист1, Лист2 і т.д. Звичайно, такі імена ніяк не відображають тип виконуваних на аркуші розрахунків. Виробіть звичку привласнювати листам інформативні імена, інакше через деякий час ви просто перестанете орієнтуватися в своїх даних. Що стосується нашої задачі, то давайте призначимо робочому листу з табличною базою даних ім'я Співробітники. Це можна зробити декількома способами:

- Шляхом виклику команди Формат/Лист/Переименовать;

- За допомогою клацання правою кнопкою миші на ярлику аркуша і вибору в контекстному меню команди Переименовать;

- Подвійним клацанням мишею на ярлику аркуша.

Після виконання будь-якого з цих дій ім'я аркуша на ярлику буде виділено чорним кольором, і вам залишиться тільки ввести нове ім'я аркуша з клавіатури.