5.2 Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных докумен­тов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в ор­ганизации делопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, со­держащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требо­вания:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверен­ными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформ­лен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

- в дело формируются, как правило, документы одного года;

- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хроно­логической последовательности, т. е. только что исполненные доку­менты будут подшиты в папке сверху.

- Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

- протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от про­токолов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополни­тельные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты, заключенные между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа, содержащие коммерческую тайну, формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Переписку предприятия чаще всего делят на две папки: с полученной и отправленной корреспонденцией.

Часто в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел. В этом случае в порядке исключения можно завести одну папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2005 г." Чтобы облегчить поиск нужных документов внутри дела составляется внутренняя опись (содержание) дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело пер­вого года, например, бизнес-план на 2000 - 2005 гг. будет находиться в деле 2000 г.

Оформление обложки скоросшивателя приведено на рисунке 5.1.

Департамент маркетинга

ДЕЛО № 2-6 Документы (контракты, акты, переписка)

о поставке программных комплексов' WorkRoute' за 2005 г.

(заголовок дела) 2005 г,

(год) на лист.

Хранить 5 лет ЭК.

Рисунок 5.1 – Оформление обложки дела

С момента заведения и до передачи в архив предприятия или госар­хив дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называют оперативным или текущим хранением документов в делопроизводстве. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух-трех лет, а затем сдаются в архив.