5.3 Организация архивного хранения документов

Для долговременного хранения документов создается архив предпри­ятия. Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист".

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архивохранилище в специально выделенном отдельном помещении.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. После истечения этого срока решается дальней­шая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначает­ся приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом поряд­ке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количе­ство листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и край­ние даты дела.

В соответствии со статьей 21 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения должностные лица, отвечающие за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность.

Контрольные вопросы

1. Что такое номенклатура дел предприятия и каково ее назначение?

2. Какими должны быть разделы номенклатуры?

3. Как составляются заголовки дел?

4. Сколько экземпляров номенклатуры дел составляется на предприятии?

5. Что называется формированием дел?

6. Какие требования предъявляются к формированию дел на предприятии?

7. Что такое оперативное хранение дел?

8. Каковы задачи архива на предприятии?

9. Как оформляются дела, отобранные для архивного хранения?

6 Современные способы создания, обработки и передачи документов в делопроизводстве